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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO bei der Planung und Koordination von Terminen und Meetings.
- Arbeitgeber: Die Insel Gruppe ist das grösste medizinische Vollversorgungssystem der Schweiz.
- Mitarbeitervorteile: Dynamisches Umfeld, moderne Arbeitsplätze und Gestaltungsspielraum.
- Andere Informationen: Hohe Sichtbarkeit und Verantwortung in einem spannenden Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines innovativen Teams und arbeite direkt mit der CEO zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und hervorragende Organisationsfähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 80000 - 100000 € pro Jahr.
Die Insel Gruppe bildet mit dem Inselspital, Universitätsspital Bern, den Spitälern Riggisberg, Aarberg, Belp und dem Berner Reha Zentrum Heiligenschwendi das grösste medizinische Vollversorgungssystem der Schweiz; von der Spitzenmedizin bis zur Grundversorgung. Über 11 000 Mitarbeitende aus 102 Nationen sorgen dafür, dass unsere Patient:innen gemäss den neuesten Entwicklungen, Methoden und Möglichkeiten der Medizin behandelt werden.
Drehscheibenfunktion im CEO Alltag gesucht? Als Executive Assistant sind Sie Teil des CEO Office und unterstützen unsere CEO in einem spannenden, dynamischen und komplexen Umfeld in ihrer täglichen Arbeit. Sie planen und koordinieren sämtliche Termine, steuern Prioritäten und sorgen für reibungslose Abläufe im Hintergrund. Sie sind die zentrale Anlaufstelle und Drehscheibe für alle internen und externen Stakeholder. Auch in komplexen Situationen behalten Sie den Überblick und agieren vorausschauend, diskret und lösungsorientiert.
Das erwartet Sie:
- Professionelle Planung, Koordination und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Terminen, Meetings und Gremiensitzungen auf Top‑Management‑Level
- Proaktive Steuerung der Korrespondenz mit Priorisierung und eigenständiger Bearbeitung relevanter Themen
- Organisation von Geschäftsreisen inklusive Logistik und Spesenmanagement
- Zentrale Schnittstellenfunktion zu internen Bereichen und externen Partnern sowie enge Abstimmung mit allen relevanten Stakeholdern
- Verantwortung für ein effizientes Dokumenten- und Informationsmanagement
- Unterstützung des CEO Office bzw. der CEO bei ausgewählten Projekten und Sonderaufgaben
- Diskrete Handhabung vertraulicher Informationen
Das bringen Sie mit:
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf Top‑Management‑ oder Konzernstufe
- Hervorragende Organisationskompetenz mit der Fähigkeit, komplexe Abläufe effizient zu koordinieren und zu priorisieren
- Hohe Eigenverantwortung sowie ein vorausschauender, lösungsorientierter Arbeitsstil
- Starke Serviceorientierung mit einem hohen Qualitätsanspruch
- Souveränes, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke
- Hohe persönliche Integrität, absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Geschäftsvorgängen
- Rasche Auffassungsgabe und pragmatische Hands‑on‑Mentalität
- Sehr sicherer Einsatz digitaler Arbeits‑ und Organisationstools auf Management‑Level
Unser Angebot:
- Schlüsselrolle mit hoher Visibilität und direkter Zusammenarbeit mit der CEO
- Dynamisches, anspruchsvolles Umfeld mit Gestaltungsspielraum
- Moderner Arbeitsplatz in einer führenden Spitalgruppe der Schweiz
Executive Assistent:in CEO 80-100% Arbeitgeber: Insel Gruppe
Kontaktperson:
Insel Gruppe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistent:in CEO 80-100%
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Executive Assistant:in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem CEO Office in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen Mitarbeitenden der Insel Gruppe zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und vielleicht sogar Empfehlungen erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Insel Gruppe und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Executive Assistants passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistent:in CEO 80-100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen nach authentischen Persönlichkeiten, die sich mit unserer Mission identifizieren können. Lass deine Leidenschaft für die Rolle als Executive Assistant durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert und übersichtlich ist. Verwende klare Absätze und eine logische Gliederung, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich deine Organisationskompetenz!
Betone deine Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Executive Assistant. Welche Herausforderungen hast du gemeistert? Wie hast du komplexe Abläufe koordiniert? Zeig uns, dass du die richtige Person für diese Schlüsselrolle bist!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir sie direkt im richtigen Kontext sehen können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Insel Gruppe vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten direkt auf die Aufgaben des CEO Office zutreffen. Das zeigt, dass du die Rolle ernst nimmst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du komplexe Abläufe erfolgreich koordiniert hast. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Organisationskompetenz und Problemlösungsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Position viel Interaktion mit internen und externen Stakeholdern erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu stellen, um dein Interesse und Engagement zu zeigen.
✨Sei diskret und professionell
In dieser Rolle wirst du mit sensiblen Informationen umgehen. Betone im Interview deine Integrität und Loyalität, und gib Beispiele dafür, wie du in der Vergangenheit vertrauliche Informationen behandelt hast. Das wird Vertrauen schaffen und deine Eignung für die Position unterstreichen.