Auf einen Blick
- Aufgaben: Transform the Executive Office into a modern, data-driven PMO at Group level.
- Unternehmen: Insignia, a leader in strategic transformation and project management.
- Vorteile: Competitive salary, leadership role, and opportunity to drive significant change.
- Weitere Informationen: Join a fast-paced environment focused on innovation and cultural transformation.
- Warum dieser Job: Lead impactful projects and redefine executive coordination for a dynamic organization.
- Qualifikationen: 8-15+ years in project management, PMO leadership, and strategy roles.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 80000 - 120000 € pro Jahr.
Insignia sucht einen hochqualifizierten Transformationsleiter, um sein Executive Office in ein modernes, datengestütztes Project Management Office (PMO) auf Gruppenebene weiterzuentwickeln. Heute erfolgt die exekutive Koordination durch traditionelle administrative Prozesse (Agenda-Management, Berichterstattung, Meeting-Koordination). Diese Rolle wird diese Funktion in eine strategische Engine umwandeln – sie treibt die Ausführung, Verantwortung, Sichtbarkeit und funktionsübergreifende Abstimmung innerhalb der Organisation voran. Dies ist keine administrative Rolle. Dies ist eine geschäftskritische Führungsposition an der Schnittstelle von Strategie, Betrieb und Lieferung.
Wichtige Ziele
- Das bestehende Executive Office in eine gruppenweite PMO-Funktion transformieren
- Strukturierte Projektgovernance, Priorisierungs- und Tracking-Frameworks einführen
- Ausführungsdisziplin über alle strategischen Initiativen hinweg fördern
- Führungskräften Echtzeit-Sichtbarkeit und Entscheidungswerkzeuge ermöglichen
- Berichterstattung von deskriptiv (vergangenheitsorientiert) → prädiktiv und leistungsorientiert standardisieren.
Wichtige Verantwortlichkeiten
- PMO-Transformation & Setup
- Entwurf und Implementierung eines Gruppen-PMO-Rahmenwerks (Methodik, Governance, Rhythmus)
- Definition von Standards für den Projektlebenszyklus (Initiierung → Lieferung → Bewertung)
- Einrichtung von Priorisierungsmodellen, die mit der Geschäftsstrategie übereinstimmen
- Ersetzung fragmentierter Nachverfolgung durch zentralisierte Projektansichtssysteme
- Strategisches Ausführungsmanagement
- Partnerschaft mit Führungskräften auf C-Ebene zur Übersetzung von Strategien in umsetzbare Programme
- Überwachung der Ausführung funktionsübergreifender und hochwirksamer Initiativen
- Frühe Identifizierung von Engpässen, Risiken und Abhängigkeiten – und deren Lösung
- Sicherstellung der Verantwortung über Geschäftseinheiten hinweg
- Berichterstattung & Entscheidungsintelligenz
- Ersetzung statischer Berichterstattung durch dynamische Dashboards und KPIs
- Einführung wöchentlicher/monatlicher Berichtsrahmen für Führungskräfte, die sich auf Ergebnisse konzentrieren
- Lieferung klarer Einblicke in: Projektleistung, Ressourcenzuteilung, strategischen Fortschritt im Vergleich zu Zielen
- Betriebsrhythmus & Governance
- Neugestaltung des Führungstaktes (wöchentliche Exekutivbesprechungen, monatliche Überprüfungen, vierteljährliche Planung)
- Implementierung strukturierter Agenden, die mit Entscheidungsfindung und Ausführungsverfolgung verbunden sind
- Sicherstellung, dass Meetings Ergebnisse liefern – nicht nur Updates
- Werkzeuge, Systeme & Prozessoptimierung
- Einführung und Verwaltung von PM-Tools (z.B. Asana, Monday.com, Jira oder Ähnliches)
- Optimierung von Arbeitsabläufen und Beseitigung manueller / geringwertiger Koordinationsarbeiten
- Digitalisierung und Automatisierung der Berichterstattung, wo immer möglich
- Kulturelle Transformation
- Verschiebung der Organisation von reaktiver Koordination → proaktiver Ausführungsmentalität
- Verankerung der Disziplin des Projektmanagements in den Teams
- Coaching von Führungskräften zu Best Practices in Lieferung und Verantwortung
Profil des Kandidaten
Erfahrung
- 8–15+ Jahre in: Projekt-/Programmmanagement
- PMO-Leitung
- Strategie- & Betriebsrollen (Beratungshintergrund ist ein großer Vorteil)
- Nachweisliche Erfahrung im Aufbau oder in der Transformation eines PMO in großem Maßstab
- Erfahrung in schnelllebigen, kundenintensiven Umgebungen (Luxus, Fintech, Beratung oder ähnliches bevorzugt)
Fähigkeiten & Kompetenzen
- Starkes strategisches Denken kombiniert mit praktischer Ausführung
- Fähigkeit, Führungskräfte und C-Level-Executives zu beeinflussen
- Exzellente Strukturierungs- und Priorisierungsfähigkeiten
- Datengetriebene Denkweise mit starken analytischen Fähigkeiten
- Außergewöhnliche Kommunikation und Klarheit in der Berichterstattung
Profilmerkmale
- Nicht administrativ – Betreiber und Builder
- Strukturiert, diszipliniert und ergebnisorientiert
- Hohe Eigenverantwortung
- Komfortabel mit Unklarheiten und Transformationsumgebungen
- Bringt natürlich Ordnung, Klarheit und Schwung
Head of Executive Office Arbeitgeber: Insignia Group of Companies
Insignia bietet eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung, in der Führungskräfte die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten in einem strategisch wichtigen Bereich zu entfalten. Mit einem klaren Fokus auf Transformation und Wachstum fördert das Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit und des kontinuierlichen Lernens, während es gleichzeitig modernste Tools und Systeme einführt, um die Effizienz zu steigern. Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten und einer positiven Arbeitsatmosphäre, die Kreativität und Eigenverantwortung schätzt.
Kontaktdaten:
Insignia Group of Companies Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Head of Executive Office erhalten könnten
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Besuche Veranstaltungen, Konferenzen oder Webinare und sprich mit anderen über ihre Erfahrungen. Oft sind es persönliche Kontakte, die uns den entscheidenden Vorteil bei der Jobsuche verschaffen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen aufploppen. Recherchiere Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeige dein Interesse und frage nach möglichen offenen Positionen. Wir bei StudySmarter glauben, dass Initiative oft belohnt wird!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und bereite Antworten vor, die deine Erfahrungen und Fähigkeiten unterstreichen. Übe mit Freunden oder nutze Online-Ressourcen, um sicherzustellen, dass du selbstbewusst und gut vorbereitet ins Interview gehst.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du eine Stelle gefunden hast, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und gemeinsam an deiner Karriere zu arbeiten!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit und deine Erfahrungen sind wichtig. Lass uns wissen, warum du die perfekte Person für diese transformative Rolle bist.
Mach es strukturiert!:Gib deiner Bewerbung eine klare Struktur. Verwende Absätze und Überschriften, um deine Gedanken zu ordnen. Das hilft uns, deine Argumente besser nachzuvollziehen und zeigt, dass du die Fähigkeit zur Organisation besitzt.
Beziehe dich auf die Anforderungen!:Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und beziehe dich auf die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Herausforderungen gemeistert hast und wie du unsere Erwartungen übertreffen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So können wir sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Lass uns gemeinsam die Zukunft gestalten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Insignia Group of Companies vorbereitet
✨Verstehe die Rolle in der Tiefe
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen und Zielen der Position vertraut. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Transformation des Executive Office in ein modernes PMO beitragen können. Zeige, dass du die Herausforderungen und Chancen dieser Rolle verstehst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du erfolgreich Projekte geleitet oder transformiert hast. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele zu teilen, um deine Fähigkeiten in strategischem Denken und operativer Umsetzung zu demonstrieren.
✨Zeige deine Führungsqualitäten
Da es sich um eine Führungsposition handelt, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Einflussnahme auf C-Level-Führungskräfte unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern und deine Fähigkeit zur Förderung von Teamarbeit betreffen.
✨Stelle kluge Fragen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die zeigen, dass du an der strategischen Ausrichtung des Unternehmens interessiert bist. Frage nach den aktuellen Herausforderungen des Unternehmens oder wie sie die Transformation des PMO planen. Das zeigt dein Engagement und dein strategisches Denken.
