Personal Assistant

Wir suchen einen außergewöhnlichen persönlichen Assistenten, der engagierte Unterstützung für eine Ultra-High-Net-Worth-Person (UHNWI) bietet. Dies ist eine hochdynamische, internationale Rolle, die außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, gesundes Urteilsvermögen, Diskretion und die Flexibilität erfordert, einen schnelllebigen globalen Lebensstil zu unterstützen. Der erfolgreiche Kandidat wird als vertrauenswürdige rechte Hand des Auftraggebers fungieren, einen sich ständig ändernden Zeitplan verwalten, komplexe Reisen koordinieren und die nahtlose Ausführung sowohl geschäftlicher als auch persönlicher Angelegenheiten sicherstellen.

Diese Rolle umfasst umfangreiche internationale Reisen, überwiegend innerhalb der Schweiz, Malta, dem Vereinigten Königreich und anderen internationalen Zielen. Die Kandidaten müssen bereit sein, kurzfristig zu reisen, einen gültigen Reisepass ohne Einschränkungen für internationale Reisen besitzen und in der Lage sein, bei Bedarf Visa zu erhalten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende exekutive, persönliche und administrative Unterstützung für den Auftraggeber bieten.
• Ein komplexes und ständig wechselndes Kalender-, Termin- und Verpflichtungsmanagement.
• Den Auftraggeber auf internationalen Geschäfts- und Reisen begleiten und nahtlose Unterstützung vor, während und nach jeder Reise gewährleisten.
• Internationale Reisepläne, Unterkünfte, Transport, Visa und verwandte Logistik koordinieren.
• Geschäftstreffen, private Veranstaltungen und hochkarätige Events organisieren.
• Mit Haushaltsmitarbeitern, Dienstleistern, Beratern und externen Partnern kommunizieren, um die reibungslose Ausführung aller Anfragen sicherzustellen.
• Vertrauliche persönliche und geschäftliche Angelegenheiten mit größter Diskretion behandeln.
• Luxus-Lifestyle-Dienste, exklusive Erlebnisse und maßgeschneiderte Anfragen weltweit recherchieren und koordinieren.
• Eingehende E-Mails, Anrufe, Einladungen und Korrespondenz sichten, priorisieren und verwalten.
• Die Bedürfnisse des Auftraggebers antizipieren, proaktiv Probleme lösen und sicherstellen, dass jedes Detail nach höchsten Standards verwaltet wird.
• Vollständige Vertraulichkeit und Professionalität in jedem Aspekt der Rolle wahren.

Kandidatenprofil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als persönlicher Assistent oder exekutiver Assistent, der leitende Führungskräfte, Unternehmer oder UHNW-Personen unterstützt.
• Frühere Erfahrung in einem Family Office, Private Office, Luxus-Hotellerie, Concierge, privater Luftfahrt oder diplomatischem Umfeld ist sehr wünschenswert.
• Fließendes Englisch (gesprochen und geschrieben) ist unerlässlich, mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten und einwandfreiem gesprochenem Englisch. Russisch wäre von erheblichem Vorteil.
• Umfangreiche internationale Reiseerfahrung und Vertrauen in die Verwaltung komplexer Reiseabläufe.
• Gültiger Reisepass mit der Fähigkeit, kurzfristig international zu reisen und bei Bedarf Visa zu erhalten.
• Starkes Verständnis für Luxus-Lifestyle-Dienste und außergewöhnlichen Kundenservice.
• Hochgradig organisiert mit ausgezeichnetem Augenmerk auf Details.
• Ruhig, einfallsreich und in der Lage, unter Druck gelassen zu bleiben.
• Proaktiv, lösungsorientiert und in der Lage, Bedürfnisse vorherzusehen, bevor sie auftreten.
• Absolute Diskretion, Integrität und Professionalität.
• Gültiger Führerschein und ausgezeichnete Fahrfähigkeiten.
• Bevorzugt Bachelor-Abschluss oder gleichwertig.

Arbeitsstil

Dies ist keine traditionelle bürobasierten Rolle. Der erfolgreiche Kandidat wird eng um den Zeitplan des Auftraggebers arbeiten, was ein hohes Maß an Flexibilität erfordert, einschließlich Verfügbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten und, wenn nötig, an Wochenenden oder während internationaler Reisen. Im Gegenzug bietet die Rolle die Möglichkeit, ein vertrauenswürdiges Mitglied eines hochprofessionellen Umfelds zu werden, das einen internationalen Lebensstil unterstützt, bei dem kein Tag dem anderen gleicht.