Du bist interessiert an der Stelle als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Software Startup bei hellomateo GmbH ? Auf Instaffo kannst du dich für diesen und weitere Jobs ohne großen Aufwand bewerben. Erstelle dein Profil in unter 2 Minuten und starte den Bewerbungsprozess mit nur wenigen Klicks. Bitte beachte, dass für diese Stelle eine Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist. Die Sprachanforderungen für diese Stelle sind: Deutsch - Fließend (C1) Die geschätzte Gehaltsspanne von XING entspricht nicht unbedingt der Gehaltsspanne dieses Jobangebotes. Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du in Teilzeit die organisatorischen Fäden im Alltag und unterstützt uns dabei, den Mittelstand durch ein persönliches Kommunikationserlebnis wettbewerbsfähig zu machen. Tätigkeiten Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels. Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind Anforderungen Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden Souveränität: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen Erfahrung: Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt Bewerbungsprozess 20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah 30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian Persönliches Kennenlernen - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian Offer – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details Über das Unternehmen Bei hellomateo dreht sich alles um smarte, persönliche und effiziente Kundenkommunikation. Unsere Software ermöglicht es Unternehmen, Nachrichten aus WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS und E-Mail in einer zentralen Inbox zu bündeln – ergänzt durch KI-gestützte Automatisierung, intelligentes Marketing und nahtlose Integrationen . Klingt technisch? Ist es – aber auch menschlich. Denn am Ende geht es immer um das: echte Verbindung zwischen Unternehmen und Menschen. Warum hellomateo? Purpose mit Wirkung: Wir helfen Unternehmen, ihre Kundenerlebnisse zu verbessern – mit Technologie, die den Unterschied macht. Innovation aus Berlin: Modernste SaaS-Lösungen, entwickelt im Herzen Europas, DSGVO-konform & zukunftsorientiert. Dynamisches Team: Bei uns triffst du auf smarte Köpfe, schnelle Entscheidungen, echte Verantwortung – ohne Bürokratie. Skalierung statt Stillstand: hellomateo wächst rasant – und du wächst mit: fachlich, persönlich, im Impact Hands-on mit KI, Automatisierung & Messaging-Revolution: Du bist mitten drin in der digitalen Transformation – nicht nur Zuschauer:in, sondern Gestalter:in. Unsere Mission? Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen – und das ist erst der Anfang. Wenn du Lust hast, Teil eines ambitionierten, technologiegetriebenen Teams zu sein – und nicht nur einen Job, sondern echten Impact suchst: Let’s talk!
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Software Startup in Berlin Arbeitgeber: Instaffo GmbH
Als Arbeitgeber bieten wir dir die Möglichkeit, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das auf Eigenverantwortung und Teamarbeit setzt. Unsere offene Unternehmenskultur fördert den Wissensaustausch und die persönliche Weiterentwicklung, während du an spannenden Infrastruktur- und Security-Projekten arbeitest. Zudem hast du die Chance, dich zum Deputy Architect weiterzuentwickeln und deine technischen Fähigkeiten in einem unterstützenden Team auszubauen.
