Prozesse sauber anwenden. Operativ sorgfältig umsetzen. Qualität sichern.
Als Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x) bist du Teil unseres 6-köpfigen Operations-Teams und verantwortest die operative Abwicklung aller kunden- und lieferrelevanten Prozesse – präzise, strukturiert und mit hohem Qualitätsanspruch.
Du richtest kunden- und abrechnungsrelevante Setups eigenständig ein, setzt Vertragsänderungen operativ um und verantwortest einen reibungslosen Ablauf unserer Fulfillment-Prozesse. Von der technischen und administrativen Einrichtung von SIM-Karten und Hardware über Versand und Retouren bis hin zur vollständigen und sauberen Dokumentation in unseren Systemen lebst du den gesamten Workflow.
Dabei arbeitest du eng mit Teams wie Sales, Finance und Product zusammen und hast einen echten Einfluss auf unsere interne Qualität und Customer Experience, auch ohne direkten Kundenkontakt.
Bitte bewerben Sie sich umgehend, wenn Sie aufgrund des großen Interesses für diese Stelle in Frage kommen.
Tätigkeiten
Strukturiertes Onboarding vor Ort
In den ersten Wochen arbeitest du 5 Tage pro Woche in unserem Hamburger Office, um interne Prozesse, Tools und Schnittstellen im Detail kennenzulernen.
Klare Office-Präsenz im Alltag
Nach dem Onboarding bist du vorranging im Büro, da die Rolle stark von gemeinsamer operativer Zusammenarbeit lebt.
Verantwortung für End-to-End-Fulfillment
Du übernimmst die operative Einrichtung von kunden- und abrechnungsrelevanten Setups, Vertragsänderungen, Versand, Retouren sowie Lagerprozessen rund um SIM-Karten und Hardware und bist damit verantwortlich für die gesamte Auftragsabwicklung.
Enge Zusammenarbeit mit Schnittstellen
Du arbeitest eng mit Sales, Finance und Product zusammen, übernimmst relevante Informationen unserer Kundenverträge aus den jeweiligen Teams und stellst sicher, dass diese korrekt in die operativen Prozesse überführt werden.
Hoher Qualitäts- und Detailanspruch
Viele Prozesse sind manuell und fehlerintolerant. Sorgfalt, Konzentration und saubere Dokumentation sind zentraler Teil deines Arbeitsalltags.
Prozesse weiterdenken statt nur ausführen
Du hinterfragst bestehende Abläufe, erkennst Optimierungspotenziale und bringst pragmatische Verbesserungsvorschläge ein.
Stabiler Arbeitsrhythmus
Hoher Fokus während der Arbeitszeit, danach ist Feierabend. Dauerhafte Erreichbarkeit ist nicht notwendig.
Unterstützung im Office Management
Du übernimmst im Team auch klassische Office-Management-Aufgaben, z. B. rund um interne Abläufe, Geschäftsreisen oder die Organisation von Messen, und sorgst damit für einen reibungslosen Arbeitsalltag im Büro. xayajpt
Anforderungen
Must-haves
Erfahrung in operativen Prozessen (z. B. Fulfillment, Operations, Backoffice, Service)
Sicherer Umgang mit digitalen Systemen (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace, sowie CRM)
Sehr strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise auch bei hohem Arbeitsvolumen
Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein- Teamorientierte, klare Kommunikation
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
Nice-to-haves
Erfahrung mit Logistik-, Versand- oder Zollprozessen
Berührungspunkte mit Billing oder steuerlichen Themen- Freude daran, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
- Pragmatismus, Lernbereitschaft und Frustrationstoleranz
Grundverständnis von Vertrags- und Abrechnungsprozessen
Team
Dein Team besteht aus drei Mitarbeiter:innen und einem Head of Operations.
Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x) Arbeitgeber: Instaffo GmbH
Als Arbeitgeber bieten wir dir die Möglichkeit, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das auf Eigenverantwortung und Teamarbeit setzt. Unsere offene Unternehmenskultur fördert den Wissensaustausch und die persönliche Weiterentwicklung, während du an spannenden Infrastruktur- und Security-Projekten arbeitest. Zudem hast du die Chance, dich zum Deputy Architect weiterzuentwickeln und deine technischen Fähigkeiten in einem unterstützenden Team auszubauen.
