Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d) in Karlsruhe

Du bist interessiert an der Stelle als Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d) bei Netversor GmbH ? Auf Instaffo kannst du dich für diesen und weitere Jobs ohne großen Aufwand bewerben. Erstelle dein Profil in unter 2 Minuten und starte den Bewerbungsprozess mit nur wenigen Klicks. Bitte beachte, dass für diese Stelle eine Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist. Die Sprachanforderungen für diese Stelle sind: Deutsch - Fließend (C1), Englisch - Konversationssicher (B1-B2) Für unsere Geschäftsführung suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine verwaltet und Aufgaben abarbeitet. Wir suchen eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert, priorisiert und Dinge selbstständig zum Abschluss bringt. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Entscheidungen vor und nach, hältst Themen nach, koordinierst interne und externe Beteiligte und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts verloren geht. Gerade in der ersten Phase gehört auch das operative Backoffice sowie ein Teil unserer HR-Administration zu Deiner Verantwortung. Ziel ist jedoch ausdrücklich, ein Team aufzubauen, um diese Aufgaben schrittweise abzugeben. Wenn die Zusammenarbeit erfolgreich ist, erhältst Du nach der Probezeit die Möglichkeit, 1–2 weitere Mitarbeiter für Backoffice und Personal aufzubauen und die Teamleitung dieses Bereichs zu übernehmen. Tätigkeiten Deine Aufgaben Executive Assistance & Unterstützung der Geschäftsführung Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen, Deadlines und offenen Themen Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern Strukturierung und Priorisierung eingehender Themen Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen Eigenständige Übernahme und Koordination von Sonderthemen und Projekten Vorbereitung und Begleitung wichtiger Gespräche und Termine Sicherstellen, dass Vereinbarungen tatsächlich umgesetzt werden und nicht in irgendeinem digitalen Bermudadreieck verschwinden Organisation & Backoffice In der ersten Phase übernimmst Du zusätzlich operative Verantwortung für unseren administrativen Bereich: Organisation und Weiterentwicklung interner Verwaltungsabläufe Vertrags- und Dokumentenmanagement Koordination von Reklamations-, Garantie- und Lieferantenfällen Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Fachbereichen Kommunikation mit internen Teams, Dienstleistern und Vertragspartnern Aufbau klarer, digitaler und nachvollziehbarer Prozesse HR & People Operations Begleitung von Recruiting-Prozessen Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern Organisation von On- und Offboarding Unterstützung der Geschäftsführung bei Personalthemen Perspektivisch Aufbau und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams Anforderungen Wen wir suchen Du solltest bereits mehrere Jahre in einer verantwortungsvollen Rolle gearbeitet haben, beispielsweise als: Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung Senior Management Assistant Teamassistenz auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene kaufmännische Leitung eines kleineren administrativen Bereichs Senior Rolle im HR Bereich Entscheidend ist für uns weniger Deine genaue Berufsbezeichnung als die Art, wie Du arbeitest. Du passt besonders gut zu uns, wenn Du: außergewöhnlich gut organisiert bist und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst Aufgaben erkennst, bevor man sie Dir erklären muss Informationen schnell erfassen, strukturieren und priorisieren kannst Dinge konsequent nachhältst und zuverlässig zum Abschluss bringst souverän mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern kommunizierst vertrauliche Informationen absolut diskret behandelst eigenständig Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs triffst sehr sorgfältig arbeitest, ohne Dich in unwichtigen Details zu verlieren Prozesse nicht einfach akzeptierst, sondern hinterfragst und verbesserst digitale Tools selbstverständlich nutzt und eine hohe IT-Affinität mitbringst Verantwortung suchst und nicht darauf wartest, dass Dir jede einzelne Aufgabe zugewiesen wird Fachliche Voraussetzungen Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in GF-Assistenz, Executive Assistance, Office Management oder einer vergleichbaren Position Sehr gute kaufmännische Kenntnisse Erfahrung mit administrativen HR-Prozessen Sicherer Umgang mit Microsoft 365 Erfahrung mit digitalen Organisations- und Projektmanagementsystemen Kenntnisse in Jira oder Confluence sind hilfreich, aber keine Voraussetzung Deutsch auf muttersprachlichem bzw. C2-Niveau Gutes Englisch in Wort und Schrift Team Was Dich bei uns erwartet Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Du bist nah an Entscheidungen und bekommst Einblick in nahezu alle Bereiche des Unternehmens. Echter Gestaltungsspielraum Du sollst Abläufe nicht nur verwalten, sondern verbessern und eigene Strukturen schaffen. Klare Entwicklungsperspektive Bei erfolgreicher Zusammenarbeit kannst Du nach der Probezeit den Bereich Backoffice / People Operations personell ausbauen und dessen Leitung übernehmen. Verantwortung statt Beschäftigungstherapie Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig übernimmt und Ergebnisse produziert, nicht jemanden, der darauf wartet, beschäftigt zu werden. Technologieorientiertes Umfeld Du arbeitest in einem Unternehmen, in dem Digitalisierung nicht bedeutet, dass jemand ein Excel-Dokument auf SharePoint hochgeladen hat. Kurze Entscheidungswege Flache Strukturen und direkter Austausch mit der Geschäftsführung. Unbefristete Festanstellung und attraktive Vergütung Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Firmenhandy Kostenlose Getränke und Snacks Kostenlose Parkplätze Regelmäßige Firmenevents Arbeitsort Vor Ort & Homeoffice Diese Position lebt von der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team und ist deshalb ausdrücklich keine überwiegende Remote-Stelle. Während der Probezeit arbeiten wir grundsätzlich vor Ort an unserem Standort in Karlsruhe. Nach erfolgreicher Probezeit sind in der Regel 1–2 Homeoffice-Tage pro Woche möglich. Insbesondere während des Aufbaus des Backoffice-/HR-Bereichs ist uns eine hohe Präsenz vor Ort wichtig. Bewerbungsprozess Nach der Sichtung deiner Bewerbungsunterlagen werden wir uns melden und ggf. einen Termin für ein erstes telefonisches Gespräch vereinbaren. Über das Unternehmen Netversor GmbH ist ein schnell wachsendes B2B Hosting Unternehmen mit dem Hauptsitz in Karlsruhe. Wir projektieren, bauen und betreiben hochmoderne IT-Infrastrukturen in unseren deutschen Rechenzentren unter der Marke "SIM-Networks" für Kunden aus der ganzen Welt. Wir bieten unseren Kunden aus ganz unterschiedlichen Branchen alle Produkte um eine solide, schnelle und sichere IT-Infrastruktur aufzubauen: von kleinen VDS für Tests und Entwicklung über dedizierte Server- und Serverfarmen bis hin zu modernsten public und private IaaS Lösungen. Und das alles rund um die Uhr, ohne Unterbrechung.