ASSISTANT DE PROGRAMMES - LOGISTIQUE ET FINANCE

Le Geneva Institute, fondé en, est un centre de référence mondial dans l'étude des et du développement. Situé à Genève, il offre un environnement académique stimulant, multiculturel et interdisciplinaire. L'Institut propose des programmes de master ainsi que des recherches de pointe sur les grands défis globaux.

Rôle : Dans le cadre du développement et de la qualité de ses programmes, l'institut recherche un(e) professionnel(le) reconnu(e) pour son sens de la rigueur et sa capacité à coordonner des activités variées. Cette fonction joue un rôle clé dans le bon déroulement des programmes, en assurant une gestion efficace de la logistique, un soutien fiable et une communication fluide avec l'ensemble des parties prenantes. Engagé(e), adaptable et orienté(e) service, le/la titulaire contribue activement à l'excellence et à l'expérience de nos participants.

Principales responsabilités :

• Assurer la logistique et préparer les contenus des programmes : agendas, listes de participants, documents d'appui et supports de communication.
• Envoyer la correspondance destinée aux participants et aux intervenants.
• Collaborer avec les parties internes et externes pour définir et mettre en œuvre les paramètres logistiques des programmes.
• Anticiper les risques et défis liés au déroulement des programmes.
• Gérer plusieurs programmes simultanément en démontrant une excellente organisation et une capacité à prioriser.
• Assister les membres du corps professoral dans tous les aspects logistiques liés aux programmes en ligne.
• Négocier, sélectionner et gérer les contrats avec les fournisseurs externes afin de garantir des services ponctuels et de haute qualité.
• Suivre l'ensemble des paiements : émission des factures, relances des montants en attente et communication claire avec les parties concernées.
• Gérer les tâches financières : traitement des courriels financiers, rapprochement des dépenses, suivi des paiements fournisseurs et intervenants en lien avec la comptabilité.

Profil :

• CFC ou titre supérieur.
• Expérience : 3 à 5 ans en gestion d'événements ou de programmes.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit. Excellente aisance rédactionnelle en anglais.
• Rigueur : Grande attention aux détails et précision dans les tâches.
• Compétences financières : Aisance avec les chiffres et compréhension des processus financiers.
• Compétences interpersonnelles : Excellentes compétences en communication et en interaction avec divers interlocuteurs.
• Qualités personnelles : Proactif(ve), adaptable, capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :

• Travailler avec une grande communauté venant d'horizons variés.
• Des tâches variées dans une ambiance agréable au sein d'une équipe à taille humaine.
• 5 semaines de vacances par an.

Notre process de recrutement : Si vous êtes sélectionné(e), vous serez contacté(e) par email pour compléter un assessment. Un entretien à l'Institut ou en visio (selon votre lieu de résidence) avec les Ressources Humaines pour mieux cerner vos motivations et vos compétences, suivi d'un dernier entretien avec un responsable qui se fera une joie de répondre à vos questions orientées métier.

Comment postuler ? Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants : 1) Une lettre de motivation 2) Un CV. Nous souscrivons au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et valorisons la diversité au sein de notre Institut. Nous recrutons sans préjugé en matière d'âge, de situation familiale, de handicap, d'origine ethnique ou sociale, de genre, d'orientation sexuelle, d'opinions politiques ou de croyances. Les candidats sont invités à consulter le site internet de l'Institut.

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, utilisez le bouton Postuler ci-dessous afin de soumettre votre candidature. Notez qu'aucune candidature externe ou reçue par courrier postal ne sera prise en compte.