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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Wissenschaftsbereich.
- Arbeitgeber: Wir sind ein innovatives Unternehmen im Wissenschaftssektor mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Urlaubstage.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem kreativen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer Assistenzfunktion erforderlich.
- Andere Informationen: Nutze zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und erlebe spannende Teamevents.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unser Team im Wissenschaftsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder vollzeitnah eine erfahrene und engagierte Assistenzkraft (m/w/d), die uns in administrativen, organisatorischen und wissenschaftsnahen Aufgaben unterstützt.
Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben und sind ein zentraler Bestandteil unseres achtköpfigen Assistenzteams. Sie lesen wissenschaftliche Texte, Gutachten und Publikationen in deutscher Sprache Korrektur und formatieren diese gemäß unseren internen Richtlinien. Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Tabellen und Grafiken. Sie planen, buchen und rechnen Dienstreisen ab. Sie koordinieren Termine, buchen Räume und bereiten Sitzungen und Workshops vor. Sie korrespondieren schriftlich und telefonisch. Sie organisieren Veranstaltungen - digital und in Präsenz - inklusive Gästebewirtung und Empfang. Sie prüfen Eingangsrechnungen sachlich und kontieren diese. Sie pflegen Datenbanken und erfassen Kennzahlen. Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion gesammelt. Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und setzen die richtigen Prioritäten. Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse. Sie haben ein ausgeprägtes Sprachgefühl und Freude an schriftlicher Kommunikation. Sie sind digital affin und souverän im Umgang mit MS-Office. Sie sind serviceorientiert, zuverlässig, flexibel und arbeiten gerne im Team. Sie verfügen über ein Gespür für Gestaltung und bringen Kenntnisse in der visuellen Aufbereitung von Inhalten mit. Sie sind ein echter Teamplayer mit positiver Energie, der sich auf eine lebendige, vertrauensvolle Zusammenarbeit freut.
Über 30 Inhouse-Seminare und individuelle externe Weiterbildungen | Flexible Arbeitszeiten | Mobiles Arbeiten | Kostenloses Deutschlandticket | Direkte Rhein- und Hauptbahnhofnähe | Café Lounge | Silentrooms | 30 Urlaubstage | Brown-Bag-Sessions | Design-Thinking-Raum | Teamevents & Networking-Formate | Yoga, Ganzkörpertraining & Co | Sabbaticals | Fitnessraum | Betriebliche Altersvorsorge
Assistenz (m/w/d) im Team Office Management Arbeitgeber: Institut der deutschen Wirtschaft
Kontaktperson:
Institut der deutschen Wirtschaft HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) im Team Office Management
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Stelle geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der administrativen Unterstützung und deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office konkret darstellen kannst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends im Wissenschaftsbereich und über die spezifischen Themen, die für das Team relevant sind. Dies kann dir helfen, während des Gesprächs gezielt zu zeigen, dass du dich für die Arbeit interessierst und bereit bist, dich weiterzubilden.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast. Das wird dir helfen, deine sozialen Kompetenzen zu unterstreichen und zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) im Team Office Management
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Anschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Assistenz im Team Office Management. Erkläre, warum du dich für diese Stelle interessierst und was dich an der Arbeit im Wissenschaftsbereich reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen in vergleichbaren Assistenzfunktionen. Nenne spezifische Aufgaben, die du erfolgreich gemeistert hast, wie das Korrigieren von Texten oder die Organisation von Veranstaltungen.
Zeige deine Sprachkenntnisse: Da sehr gute Deutschkenntnisse gefordert sind, solltest du in deinem Lebenslauf und Anschreiben darauf hinweisen, wie du diese Fähigkeiten erworben hast. Füge gegebenenfalls auch Nachweise über deine Englischkenntnisse hinzu.
Präsentiere deine digitalen Fähigkeiten: Da digitale Affinität und der Umgang mit MS-Office wichtig sind, solltest du in deiner Bewerbung konkrete Beispiele nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast. Dies könnte die Erstellung von Präsentationen oder die Pflege von Datenbanken umfassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Institut der deutschen Wirtschaft vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen und organisatorischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel schriftliche und telefonische Korrespondenz erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte darauf, dass du auch auf Fragen freundlich und professionell reagierst.
✨Demonstriere deine digitale Affinität
Stelle sicher, dass du mit den gängigen MS-Office-Anwendungen vertraut bist. Bereite dich darauf vor, deine Kenntnisse in der Erstellung von Präsentationen oder Tabellen zu erläutern und vielleicht sogar ein Beispiel zu zeigen, wenn dies möglich ist.
✨Sei ein Teamplayer
Betone deine Fähigkeit, im Team zu arbeiten und deine Flexibilität. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Zeige, dass du eine positive Einstellung zur Zusammenarbeit mitbringst.
