Sekretariat
Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)
Unbefristet · Vollzeit (40 Std./Woche) · ab sofort oder nach Vereinbarung · Köln Rheinauhafen
Wer wir sind
Wir sind ein etabliertes Kölner Familienunternehmen (seit 1960) im Bereich Personalentwicklung für die öffentliche Verwaltung, Sparkassen und weitere Organisationen. Gemeinsam mit unserem rund 25-köpfigen Trainer:innenteam gestalten wir Trainings, Workshops und Coachings deutschlandweit – mit Sitz am Kölner Rheinauhafen.
Geführt wird das Institut von einem weiblich-männlichen Tandem, das für kurze Wege, offene Kommunikation und moderne Zusammenarbeit steht. In unserem kleinen, humorvollen Team verbinden wir Tradition mit digitalem Arbeiten: weitgehend papierarm und mit effizienten Tools im täglichen Miteinander.
Die ausgeschriebene Rolle ist bei uns seit vielen Jahren etabliert und wird zum Jahreswechsel neu besetzt – Sie starten mit einer gründlichen Einarbeitung und Übergabe.
Wir bieten
- Unbefristete Vollzeitstelle mit 30 Tagen Urlaub
- Feste Betriebsferien: zwei Wochen Ende Juli/Anfang August und von Weihnachten bis ins neue Jahr
- 38.000–45.000 € brutto/Jahr, je nach Erfahrung
- Ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
- Bedarfsorientierte Weiterbildungen
- Deutschlandticket und sehr gute ÖPNV-Anbindung
- Zuschuss zu Sport bzw. Fitnessstudio
Ihre Aufgaben
- Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, nehmen Kundenanfragen entgegen und sind Ansprechperson für unsere Kund:innen und Trainer:innen
- Sie wickeln unsere Seminaraufträge im CRM-System ab – von der Anlage bis zum Abschluss
- Sie erstellen unsere Kundenrechnungen und prüfen die Honorarrechnungen unserer Trainer:innen
- Sie behalten offene Posten im Blick und kümmern sich um Zahlungserinnerungen
- Sie koordinieren Seminartermine und pflegen unsere Kundenstammdaten
- Bei hausinternen Seminaren begrüßen und betreuen Sie unsere Teilnehmenden vor Ort
- Sie schreiben Angebote mit, recherchieren passende öffentliche Ausschreibungen und bereiten die Unterlagen dafür vor
Ihr Profil
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
- Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise, Sicherheit im Umgang mit Zahlen
- Ausgeprägte Selbstorganisation – Sie behalten auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelles Auftreten am Telefon
- Affinität zu digitalen Systemen – wir arbeiten mit Salesforce und DATEV, beides bringen wir Ihnen in Ruhe bei
- Sie dokumentieren sauber, denken in Prozessen mit und behandeln sensible Daten diskret
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Schicken Sie uns Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf an – vielleicht dürfen wir Sie schon bald in unserem Team begrüßen. Ihr Ansprechpartner: Aaron Müller
Institut Dr. Müller Köln
Anna-Schneider-Steig 10 · 50678 Köln
0221 / ·
Sekretariat - Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d) Arbeitgeber: Institut Dr. Müller
Unser Institut bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Trainer*innen die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten in der Personalentwicklung und im Führungskräftetraining weiterzuentwickeln. Mit einem starken Fokus auf praxisnahe Trainings und einer wertschätzenden Atmosphäre fördern wir nicht nur die persönliche und fachliche Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen, sondern bieten auch regelmäßige Austauschmöglichkeiten im engagierten Trainerteam. Die bundesweite Tätigkeit ermöglicht es Ihnen, vielfältige Erfahrungen zu sammeln und Ihre Expertise in einem dynamischen Umfeld einzubringen.
