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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bist das Gesicht des Instituts und kümmerst dich um Kurse und Empfang.
- Arbeitgeber: Das Institut français in Bremen fördert die französische Sprache und Kultur seit über 50 Jahren.
- Mitarbeitervorteile: Feste Arbeitszeiten, ein tolles Team und eine faire Vergütung von 2.003,70 € brutto.
- Warum dieser Job: Erlebe eine dynamische Arbeitsumgebung und trage zur kulturellen Vielfalt bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Deutsch- und Französischkenntnisse sowie IT-Kompetenz sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen bitte bis zum 01.11.2024 einreichen.
Sekretariat für Kurse und Empfang des Instituts français in Bremen
Anstellung
Das Institut français d\’Allemagne (IFA) an der französischen Botschaft in Berlin ist die offizielle kulturelle Vertretung des französischen Staates. Seit mehr als 50 Jahren hat sie sich auf den Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.
Die Aufgabe des Institut Français, Standort Bremen in der Contrescarpe 19 ist die Förderung der französischen Sprache und Kultur in Bremen und Niedersachsen.
Es bietet auch Kurse an, die an die spezifischen Bedürfnisse jedes Publikums angepasst sind, Prüfungen und Zertifizierungen (DELF/DALF) und stellt dem Publikum eine Mediathek zur Verfügung, die reich an Schrift-, Audio- und Multimediadokumenten ist, sowie die wichtigsten Titel der französischen Presse.
Unter der Aufsicht der Kursleitung führt der/die Sekretär/in hauptsächlich folgende Aufgaben und Tätigkeiten aus:
Allgemeine Aufgaben
- Empfang, Orientierung, Auskunftserteilung an das Publikum, Verwaltung und Weiterleitung der Telefonanrufe, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen.
- Logistische und administrative Unterstützung (Bearbeitung von Dateien, Daten, gelegentlich einfache Übersetzungen …);
- Weitergabe von Informationen über die Veranstaltungen des Instituts;
- Vereinbarung von Terminen für die Vermietung und Durchführung der Besichtigung von Räumen.
- Aktualisierung von Informationen auf der IF-Website und auf Partner-Websites.
Kursverwaltung
- Empfang und Einschreibung der Teilnehmer für die Kurse.
- Administrative Betreuung der Sprachkurse: Erfassung und Aktualisierung der Kundenkarten; Überprüfung der automatischen Anmeldungen; Verfolgung der Anwesenheitslisten; Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen; Vorbereitung von Rückerstattungsunterlagen; etc.
- Überprüfung der Zahlungen; Versand von Mahnungen; Verwaltung der Antworten; Weiterleitung an den richtigen Kurs.
- Kursverwaltung aus allen internen Plattformen.
- Überwachung der Rechnungsstellung für selbstständige Lehrkräfte.
- Aktualisierung und Kontrolle der Stundenpläne und des gemeinsamen Raumbelegungskalenders.
- Interne Kommunikation von Informationen zu den Kursen.
Persönliche Anforderungen
- Gastfreundlichkeit, Kontaktfreundigkeit.
- Diskretion, Höflichkeit, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit.
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise.
- Gute Gewandtheit im Umgang mit IT-Tools.
- Sehr gute Deutschkenntnisse und solide Französischkenntnisse in Wort und Schrift.
Allgemeine Informationen
Feste Arbeitszeiten, die der Öffnungszeiten des Empfanges entsprechen, 5-Tage Woche.
Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Motivationsschreiben, Zeugnisse) senden Sie bitte an Frau Térésa Brucker, Verwaltungsleiterin und Leiterin der Kursabteilung des Instituts français Bremen.
Startdatum: 01.11.2024
Dauer: 01.11.2024 bis 31.10.2025
Wöchentliches Stundenvolumen: 31 Wochenstunden
Vergütung (oder Bonus): 2 003,70 € brutto * 13 Monate
Ort:
Contrescarpe 19
28203 Bremen
#J-18808-Ljbffr
Sekretariat für Kurse und Empfang des Instituts français in Bremen Arbeitgeber: Institut français Deutschland
Kontaktperson:
Institut français Deutschland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariat für Kurse und Empfang des Instituts français in Bremen
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die möglicherweise bereits im Institut français oder in ähnlichen Einrichtungen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich eventuell sogar empfehlen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuellen Veranstaltungen und Kurse des Instituts. Wenn du bei deinem Vorstellungsgespräch zeigst, dass du gut informiert bist und Interesse an den Angeboten hast, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf die spezifischen Aufgaben im Sekretariat beziehen. Überlege dir, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Gastfreundschaft in der Praxis demonstrieren kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da gute Französischkenntnisse gefordert sind, könntest du während des Gesprächs einige Sätze auf Französisch einbringen. Das zeigt dein Engagement und deine Sprachfertigkeit.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariat für Kurse und Empfang des Instituts français in Bremen
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über das Institut français: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich gründlich über das Institut français in Bremen informieren. Verstehe die Mission, die angebotenen Kurse und die kulturellen Aktivitäten, um deine Motivation im Anschreiben klar darzustellen.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Französisch sowie deine Erfahrung im administrativen Bereich.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine Gastfreundlichkeit, Kontaktfreudigkeit und deine IT-Kenntnisse ein, da diese für die Rolle wichtig sind.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Unterlagen beigefügt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Institut français Deutschland vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die im Sekretariat anfallen, wie die Verwaltung von Kursanmeldungen und die Bearbeitung von E-Mail-Anfragen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da gute Deutsch- und Französischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Sprachfähigkeiten zu demonstrieren. Du könntest einige Sätze auf Französisch formulieren oder Fragen in beiden Sprachen beantworten, um deine Sprachgewandtheit zu zeigen.
✨Zeige deine Gastfreundschaft
Da die Position viel Kontakt mit dem Publikum erfordert, ist es wichtig, deine freundliche und hilfsbereite Art zu betonen. Bereite Beispiele vor, in denen du Kundenservice geleistet hast oder in einer ähnlichen Rolle gearbeitet hast.
✨Technische Fähigkeiten hervorheben
Da der Umgang mit IT-Tools eine wichtige Anforderung ist, solltest du deine Erfahrungen mit relevanten Softwareprogrammen oder Plattformen erwähnen. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese Tools effektiv genutzt hast, um administrative Aufgaben zu erledigen.
