Sachbearbeitung (m/w/d) Officemanagement Martin Roth-Initiative

Werte – Kultur – Frieden: Mit dem ifa weltweit sinnstiftend wirken in Stuttgart und Berlin. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) engagiert sich weltweit für ein friedliches und bereicherndes Zusammenleben von Menschen und Kulturen. Es fördert den Kunst- und Kulturaustausch in Ausstellungs-, Dialog- und Konferenzprogrammen, unterstützt Zivilgesellschaften und agiert als Kompetenzzentrum der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik. Das ifa wird vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart gefördert, ist weltweit vernetzt und setzt auf langfristige, partnerschaftliche Zusammenarbeit.

An unseren Standorten in Stuttgart und Berlin sind 200 Mitarbeitende für uns tätig. Die Martin Roth-Initiative (MRI) unterstützt gefährdete Kunst- und Kulturschaffende weltweit, indem sie temporäre Schutzaufenthalte in Deutschland und anderen Staaten ermöglicht. Für die Abteilung Dialoge in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Sachbearbeitung im Officemanagement (m/w/d) Martin Roth-Initiative in Teilzeit 50%.

Sie sorgen für das Büromanagement (Steuerung und Pflege der Ablage, Datenbankpflege, Abstimmung mit Verwaltung und IT). Sie unterstützen das Finanzmanagement der Martin Roth-Initiative (Bearbeitungen von Rechnungen und Buchungen). Sie erledigen den verwaltungstechnischen Schriftverkehr und koordinieren den internen Dokumentenaustausch. Sie nehmen Unterkunfts- und Reisebuchungen vor und unterstützen bei der Veranstaltungsorganisation. Sie sind zuständig für Anlage, Pflege und systematische Ordnung von Akten und Dateiordnern zu Anträgen und Projektförderungen sowie für die Erfassung in Listen und Datenbanken.

Ihr Profil:

• Eine mind. dreijährige kaufmännische Berufsausbildung (Verwaltungsfachangestellte oder andere)
• Gute Kenntnisse in Administration, Aktenführung und Umgang mit Datenbanken
• Sehr gute Beherrschung von Microsoft Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprachliches Niveau)
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Freundliches, souveränes Auftreten und interkulturelle Kompetenz und hohe Serviceorientierung

Bei uns erwartet Sie ein Job bei einer weltweit tätigen Organisation und einer spannenden Initiative. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Beim ifa profitieren Sie von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, einem Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernden Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.