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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Betreue und berate Mitarbeitende in allen personalrelevanten Fragen und bearbeite die Personaladministration.
- Arbeitgeber: Das ifa fördert Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft weltweit und schafft Räume für Austausch und Kooperation.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitsbedingungen, eine faire Bezahlung und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams in einer offenen und partnerschaftlichen Arbeitsatmosphäre mit sozialer Wirkung.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine Ausbildung im Personalbereich oder vergleichbare Qualifikationen mitbringen und teamfähig sein.
- Andere Informationen: Vielfalt wird bei uns großgeschrieben – wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für die Verwaltung in Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Personalsachbearbeiter:in (m/w/d) unbefristet (75%)
Wer wir sind
Werte – Kultur – Frieden: Mit dem ifa weltweit sinnstiftend wirken in Stuttgart und Berlin
Das ifa setzt sich gemeinsam mit Partnern weltweit für die Freiheit in Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft und bringt Menschen zusammen, die sich für eine offene Gesellschaft engagieren. Dazu schafft es analoge und digitale Räume für Begegnung, Austausch, Aushandlungen und Ko-Kreation. Es gibt Aktivist:innen, Künstler:innen und Wissenschaftler:innen eine Stimme. fördert Kooperationen und verfolgt Ziele verstärkt mit europäischen Partnern. Basierend auf seinen Kernkompetenzen Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft baut es Netzwerke auf, um nachhaltige Wirkung zu erzielen. Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart.
Über die Abteilung Verwaltung : Unsere Abteilung ist das Herzstück der Organisation und sorgt für reibungslose Abläufe in allen administrativen Bereichen. Wir unterstützen die Geschäftsleitung und alle Abteilungen u.a. durch effizientes Dokumentenmanagement, präzise Buchhaltung und eine professionelle Organisation von Vergaben. Unser Team zeichnet sich durch ein wertschätzendes Miteinander, eine hohe Serviceorientierung, strukturierte Abläufe und eine enge Zusammenarbeit aus. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine gute Performance und die Weiterentwicklung unseres Betriebs.
Was wir dir bieten
Bei uns erwartet dich ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, die Eingruppierung ist, bei Vorliegen der Voraussetzungen, in der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund vorgesehen. Informationen zum TVöD findest du auf der Homepage des Bundesministeriums des Innern und für Heimat.
Beim ifa profitierst du von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil (VBL-West), einem Arbeitgeberzuschuss zum VVS-Jobticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernden Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Was dich erwartet
- Du übernimmst die Betreuung und Beratung unserer Mitarbeitenden in allen personalrelevanten Fragestellungen.
- Du bearbeitest die gesamte Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt und übernimmst die Kommunikation mit externen Stellen.
- Du erstellst Arbeitsverträge und Bescheinigungen.
- Du erfasst und pflegst die Daten im HR-System und in der Zeiterfassung.
Was du mitbringst
- Eine Ausbildung als Personalfachkraft oder kaufmännische Berufsausbildung mit Schwerpunkt Personal oder vergleichbare Qualifikation.
- Gerne erste Berufserfahrungen im Personalbereich und Kenntnisse im Tarifrecht sowie Sozialversicherungsrecht.
- Sicherer Umgang mit 365 MS Office, Microsoft Teams und IT-Affinität.
- Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit im Team.
- Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.
Deine Bewerbung enthält dein Motivationsschreiben, deinen Lebenslauf und alle relevanten Zeugnisse. Bitte lade diese als zusammengefasste PDF-Datei (maximal 35 MB) online hoch. Für fachliche Fragen steht Brigitte Haisch unter oder unter der Rufnummer +49 711 2225 213 zur Verfügung.
Die Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss der Auswahlgespräche, jedoch spätestens nach sechs Monaten vernichtet.
#J-18808-Ljbffr
Personalsachbearbeiter:in (m/w/d) unbefristet (75%) Arbeitgeber: Institut für Auslandsbeziehungen
Kontaktperson:
Institut für Auslandsbeziehungen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personalsachbearbeiter:in (m/w/d) unbefristet (75%)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Werte und die Kultur des ifa. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Mission der Organisation verstehst und schätzt. Das wird dir helfen, eine Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen im Personalbereich zu nennen. Überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in der Personaladministration und Kommunikation am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Arbeitsweise und das Team im ifa zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu aktuellen Themen im Tarifrecht und Sozialversicherungsrecht zu beantworten. Halte dich über relevante Änderungen auf dem Laufenden, um im Gespräch kompetent wirken zu können.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personalsachbearbeiter:in (m/w/d) unbefristet (75%)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Beginne mit einem überzeugenden Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position als Personalsachbearbeiter:in und deine Verbindung zu den Werten des ifa darlegst. Zeige auf, wie deine Erfahrungen und Qualifikationen zur Mission der Organisation passen.
Lebenslauf: Gestalte deinen Lebenslauf klar und strukturiert. Hebe relevante Erfahrungen im Personalbereich hervor und betone deine Kenntnisse im Tarifrecht sowie Sozialversicherungsrecht. Achte darauf, dass alle Informationen aktuell und präzise sind.
Zeugnisse und Nachweise: Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Ausbildung und Berufserfahrung belegen. Achte darauf, dass diese Dokumente gut lesbar sind und in der geforderten PDF-Datei zusammengefasst werden.
Online-Bewerbung: Lade deine Bewerbungsunterlagen als zusammengefasste PDF-Datei (maximal 35 MB) online hoch. Überprüfe vor dem Hochladen, dass alle Dokumente vollständig sind und keine Fehler enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Institut für Auslandsbeziehungen vorbereitest
✨Bereite dich auf personalrelevante Fragen vor
Da du in der Personaladministration tätig sein wirst, solltest du dich auf Fragen zu Arbeitsverträgen, Sozialversicherungsrecht und Tarifrecht vorbereiten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Kenntnisse in diesen Bereichen zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
In dieser Position ist es wichtig, dass du gut kommunizieren kannst. Übe, wie du komplexe Informationen klar und verständlich vermitteln kannst. Denke daran, dass du auch mit externen Stellen kommunizieren wirst.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Das ifa legt großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und enge Zusammenarbeit. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur positiven Teamdynamik beigetragen hast.
✨Präsentiere deine IT-Affinität
Da der sichere Umgang mit MS Office und Microsoft Teams gefordert ist, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen betonen. Vielleicht kannst du auch spezifische Projekte oder Aufgaben nennen, bei denen du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
