Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support our team with administrative tasks, scheduling, and budget management.
- Arbeitgeber: Join the Institute for Construction at the University of Stuttgart, a leader in architecture education.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a flexible part-time role, modern workspace, and a MacBook.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team focused on sustainability and innovation in architecture.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a background in administration, strong German and English skills, and organizational talent.
- Andere Informationen: Applications are open until 08.09.23; women and disabled candidates are encouraged to apply.
Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) in Teilzeit (50%) – unbefristet, ab sofort
Stellenbeschreibung:
Am Lehrstuhl für Nachhaltigkeit, Baukonstruktion und Entwerfen des Institutes für Baukonstruktion an der Fakultät für Architektur und Stadtplanung der Universität Stuttgart ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines
Verwaltungsangestellte*n (m/w/d) in Teilzeit 50% – unbefristet zu besetzen.
Arbeitstage sind Montag, Dienstag und Mittwoch.
Das Institut befindet sich in der Keplerstraße 11, 70174 Stuttgart.
Aufgaben
- allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Büroorganisation (Korrespondenz, Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen)
- administrative Unterstützung der Institutsleitung bei organisatorischen Aufgaben und der wissenschaftlichen Mitarbeiter bei der akademischen Selbstverwaltung (Prüfungsorganisation, Vorbereitung von Lehrveranstaltungen etc.)
- Rechnungsbearbeitung und Budgetverwaltung für Haushaltsmittel und Drittmittel (Erstellen von Anordnungen, Inventarisierung, Budgetverwaltung, Rechnungsbearbeitung, Beschaffung von Büromaterialien)
- Personalverwaltung (u. a. Einstellung von Mitarbeitern und Hilfskräften, Krankmeldungen, Führen der Urlaubskartei)
- Dienstreiseorganisation und deren Abrechnung
Qualifikation
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, im kaufmännischen Bereich oder im Sekretariat
- Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung und mit SAP sind von Vorteil
- Umfassende Kompetenz im Umgang mit moderner Bürotechnik (MS Office, Adobe)
- Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C1/C2)
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2/C1), die eine problemlose schriftliche und mündliche Kommunikation ermöglichen
- Organisationstalent mit Eigeninitiative und Flexibilität für die vielfältigen Aufgaben
- Freundliches Auftreten, hohe Teamfähigkeit, Lernbereitschaft und Belastbarkeit
Benefits
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team aus Wissenschaftlern, Wissenschaftlerinnen und Studierenden
- Eingruppierung in Festanstellung im Öffentlichen Dienst des Landes Baden-Württemberg bis EG 6TV-L nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen
- Nutzung aller betrieblichen Angebote der Universität Stuttgart
- Eine hochmoderne und barrierefreie Arbeitsatmosphäre an einer der renommiertesten Architekturfakultäten Deutschlands
- Einen eigenen Laptop (MacBook)
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins bis 08.09.23, 23:59 Uhr in einer PDF-Datei (max. 10mb) an Hr. Prof. Jens Ludloff.
Nach dem Ende der Bewerbungsfrist eingehende Bewerbungen können nicht mehr berücksichtigt werden. Kosten, die durch die Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen in unserem Haus entstehen, können wir leider nicht erstatten.
Die Universität möchte den Anteil der Frauen erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart.
Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Artikel 13 DS-GVO finden Sie auf den Webseiten der Universität Stuttgart.
Anzeigendaten:
Art der Beschäftigung: Teilzeit (50%)
Zeitraum der Beschäftigung: unbefristet ab sofort
Vergütung: EG 6 TV-L
Bewerbungsfristende: 08.09.2023 – 23:59 Uhr
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsangestellte:r Arbeitgeber: Institut für Baukonstruktion
Kontaktperson:
Institut für Baukonstruktion HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsangestellte:r
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Universität Stuttgart oder im Bereich Verwaltung arbeiten. Oftmals gibt es interne Informationen oder Empfehlungen, die dir einen Vorteil verschaffen können.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle. Schau dir die Webseite des Instituts für Baukonstruktion an und finde heraus, welche Projekte aktuell laufen. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative während des Vorstellungsgesprächs.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für Verwaltungspositionen gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationstalente und Teamfähigkeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Lernbereitschaft! In der Stellenbeschreibung wird Wert auf Eigeninitiative gelegt. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und bereit bist, neue Fähigkeiten zu erlernen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsangestellte:r
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Ausbildung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine Fähigkeiten im Bereich Büroorganisation und Verwaltung sowie deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
Bewerbung fristgerecht einreichen: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 08.09.2023 um 23:59 Uhr einzureichen. Sende alle Dokumente in einer PDF-Datei (max. 10 MB) an die angegebene Kontaktperson. Überprüfe vor dem Versand, ob alle Informationen korrekt sind.
Nachbereitung: Nachdem du deine Bewerbung eingereicht hast, warte auf eine Rückmeldung. Sei bereit, eventuell weitere Informationen bereitzustellen oder zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Halte deine Kontaktdaten aktuell.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Institut für Baukonstruktion vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir eine Liste der spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie z.B. Rechnungsbearbeitung und Personalverwaltung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Organisationstalente
Da die Position viel Organisation erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte organisiert hast. Dies könnte die Planung von Sitzungen oder die Verwaltung von Terminen umfassen.
✨Sprich über deine IT-Kenntnisse
Da Kenntnisse in MS Office und SAP von Vorteil sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Situationen zu beschreiben, in denen du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
✨Betone deine Teamfähigkeit
Die Stelle erfordert hohe Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten. Sei bereit, Beispiele zu geben, wie du in einem Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei gespielt hast. Zeige, dass du flexibel und lernbereit bist.
