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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Gremienarbeit und Officemanagement in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Der Deutsche Volkshochschul-Verband e.V. unterstützt Volkshochschulen für gesellschaftlichen Zusammenhalt und Digitalisierung.
- Mitarbeitervorteile: Mobiles Arbeiten (40%), betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zum Deutschland-Ticket.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams, das gesellschaftliche Veränderungen aktiv mitgestaltet.
- Gewünschte Qualifikationen: Hochschulabschluss, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung mit Office365.
- Andere Informationen: Familienfreundlicher Arbeitgeber, der Vielfalt schätzt und Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte begrüßt.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Der Deutsche Volkshochschul-Verband e.V. ist der Dachverband der Landesverbände der Volkshochschulen und vertritt die Interessen der ca. 850 Volkshochschulen auf Bundesebene. Mit unseren Aktivitäten unterstützen wir die Volkshochschulen in ihrer täglichen Arbeit und den anstehenden Veränderungsprozessen und stehen für gesellschaftlichen Zusammenhalt, Digitalisierung und Nachhaltigkeit. 2025 eröffnet der DVV seinen Standort in Berlin, der sich derzeit im Aufbau befindet. Zum 01.07.2025 besetzen wir an unserem Standort in Berlin, zunächst befristet auf zwei Jahre folgende Stelle.
Ihre Aufgaben:
- Gremienmanagement: Fachliche und organisatorische Koordination der Gremienarbeit (Zeitplanung, Erstellung von TO-Entwürfen, Abstimmung mit der Veranstaltungsplanung)
- Koordination und inhaltliche Bewertung von Zuarbeiten und Rückläufen bei Beschlussvorlagen
- Erstellung/Redaktion von Beschlussvorlagen und Protokollen
- Beschlusscontrolling
- Anmeldungs- und Teilnehmendenmanagement
- Officemanagement: Mitarbeit beim Aufbau des Standortes Berlin
- Terminmanagement der Geschäftsführung (Terminvereinbarung, Erstellung von Zuarbeiten)
- Office-Management und allgemeine Sekretariatsarbeiten für den Standort Berlin
- Pflege des CRMS
Ihr Profil:
- Hochschulabschluss
- Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
- Sehr gute Kenntnisse in Standardbürosoftware (eingesetzt wird Office365)
- Sicherer Umgang mit digitalen Veranstaltungstools
- Teamfähig, begeisterungsfähig, stressresistent
- Gute Englischkenntnisse
- Erfahrungen in der Verbandsarbeit oder politischer Arbeit sind von Vorteil
Wir bieten:
- Von Kandidat*innen erwarten wir darüber hinaus Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Einsatzfreude sowie die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen.
- Wir bieten einen fachübergreifenden Austausch im DVV und im Netzwerk der Volkshochschulen und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (40%).
- Bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt eine Eingruppierung in die genannte Entgeltgruppe (Bund).
- Wir machen Ihnen attraktive Angebote einer betrieblichen Altersvorsorge.
- Wir bezuschussen das Deutschland-Ticket.
- Unser Berliner Dienstsitz liegt in der Nähe des Bundestages mit sehr gutem ÖPNV-Anschluss.
- Der erste Monat der Einarbeitung erfolgt an unserem Standort in Bonn. Die dafür anfallenden Kosten werden durch den Arbeitgeber übernommen.
- Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und setzen uns für Vielfalt ein. Daher wünschen wir uns entsprechende Bewerbungen – unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.
Sie hat unsere Ausschreibung überzeugt und Sie möchten Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, aktueller Lebenslauf im PDF-Format, Arbeitszeugnisse) bis zum 28. April 2025 über unser Bewerbungsportal, unter Angabe des Stichwortes „DVV Team Berlin“. Ihre Ansprechpartnerin für Fragen ist Frau Julia von Westerholt, Telefon 0228-97569-19. Wir freuen uns auf Sie!
Gremien- und Officemanager (m/w/d) - [\'Homeoffice\', \'Vollzeit\'] Arbeitgeber: Institut für internationale Zusammenarbeit des Deutschen Volkshochschul-Verbandes e.V. (DVV Int.)
Kontaktperson:
Institut für internationale Zusammenarbeit des Deutschen Volkshochschul-Verbandes e.V. (DVV Int.) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Gremien- und Officemanager (m/w/d) - [\'Homeoffice\', \'Vollzeit\']
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Gremien- und Officemanager. Verstehe, welche Fähigkeiten besonders gefragt sind, wie z.B. das Management von Gremien und die Nutzung von Office365. So kannst du gezielt auf diese Punkte eingehen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit Personen, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und Informationen über den Arbeitsalltag und die Herausforderungen in der Verbandsarbeit zu sammeln.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten konkret unter Beweis stellen kannst. Denke an Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Eignung für die Stelle zeigen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Themen, die der Deutsche Volkshochschul-Verband vertritt, wie gesellschaftlicher Zusammenhalt und Digitalisierung. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen in diesen Bereichen, um im Gespräch kompetent und engagiert aufzutreten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Gremien- und Officemanager (m/w/d) - [\'Homeoffice\', \'Vollzeit\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Gremien- und Officemanagers, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Motivationsschreiben anpassen: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, das deine Begeisterung für die Position und den Deutschen Volkshochschul-Verband ausdrückt. Gehe auf deine Erfahrungen in der Verbandsarbeit oder politischen Arbeit ein, falls vorhanden, und erläutere, wie du zur Erreichung der Ziele des Verbands beitragen kannst.
Lebenslauf optimieren: Gestalte deinen Lebenslauf übersichtlich und strukturiert. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Position wichtig sind, wie z.B. deine organisatorischen Fähigkeiten und den Umgang mit Office365. Achte darauf, dass dein Lebenslauf im PDF-Format vorliegt.
Fristen beachten: Achte darauf, deine Bewerbungsunterlagen bis zum 28. April 2025 über das Bewerbungsportal einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente rechtzeitig vorzubereiten und hochzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Institut für internationale Zusammenarbeit des Deutschen Volkshochschul-Verbandes e.V. (DVV Int.) vorbereitest
✨Bereite dich auf Gremienmanagement vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Gremienmanagement, wie die Erstellung von TO-Entwürfen und das Beschlusscontrolling. Zeige im Interview, dass du die Abläufe verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Kommunikative Fähigkeiten betonen
Da die Position sehr gute kommunikative Fähigkeiten erfordert, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung anführen, die deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Überlege dir, wie du komplexe Informationen klar und verständlich vermitteln kannst.
✨Kenntnisse in Office365 hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in der Standardbürosoftware, insbesondere Office365, präsentierst. Bereite dich darauf vor, konkrete Anwendungen oder Projekte zu nennen, bei denen du diese Software erfolgreich eingesetzt hast.
✨Flexibilität und Teamfähigkeit zeigen
Die Stelle erfordert Teamarbeit und Flexibilität. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit im Team und deine Anpassungsfähigkeit an verschiedene Situationen verdeutlichen. Dies wird den Personalverantwortlichen zeigen, dass du gut ins Team passt.
