Verwaltungsangestellten (m/w/d) Prozesse, Projekte und Digitales

Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP) verantwortet inhaltlich in enger Kooperation mit Expertengremien wichtige Teile der bundesweiten Staatsprüfungen der Studiengänge Medizin, Pharmazie sowie der psychotherapeutischen Ausbildung, in naher Zukunft auch der Zahnmedizin. Neue Prüfungsformate werden erprobt. Das Spektrum von bisher vorwiegend schriftlichen Staatsprüfungen ist um Parcoursprüfungen erweitert worden. Durch seine weitreichenden Aufgaben trägt das IMPP als zentrale Einrichtung aller Bundesländer mit Sitz in Mainz erheblich zur Qualitätssicherung der Ausbildungen und zur hochwertigen Gesundheitsversorgung unserer Bevölkerung bei.

Der Fachbereich Zentrale Dienste sucht für eine Elternzeitvertretung in Teilzeit (26 Stunden/Woche) ab sofort einen Koordinator (m/w/d) Prozesse, Projekte und Digitales.

Ihre Aufgaben:

• Entwicklung, Umsetzung, Koordination und Evaluation von Projekten im Kontext der Organisationsentwicklung, hier v. a. Dokumentation, Analyse, Optimierung und Konzeption von Prozessen und Strukturen (Prozessmanagement)
• Begleitung der Einführung sowie Administration und Betreuung der Prozessmanagementsoftware
• Begleitung der Digitalisierung der Prozesse (v. a. Prozessabbildung in der Prozessmanagementsoftware, eAkte und anderen digitalen Lösungen)
• Unterstützung bei der Organisation und Betreuung der eAkte
• Unterstützung bei der Erarbeitung von Personalentwicklungsmaßnahmen, insbesondere im Fortbildungswesen
• Aufbau, Weiterentwicklung und Anwendung von Projektmanagementmethoden und -instrumenten (Project Management Office)
• Identifikation von Möglichkeiten und Begleitung der Realisierung von Maßnahmen der Nutzung Künstlicher Intelligenz im administrativen Bereich
• Identifikation, Entwicklung und Begleitung von Change-Maßnahmen
• Fachbereichsübergreifende Koordination der administrativen Tätigkeiten mit dem Ziel der Standardisierung und Prozessoptimierung
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumentationen, Handbüchern und Handlungsanleitungen sowie bei der Konzeption und Durchführung von Schulungen, Workshops u. Ä. auf dem beschriebenen Aufgabenfeld

Ihre Qualifikation:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (FH-Diplom, Bachelor oder vergleichbar) der Verwaltungswissenschaft, Betriebswirtschaftslehre / Wirtschaftswissenschaften, Organisationsmanagement bzw. -entwicklung, Informatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder eine abgeschlossene aufgabenrelevante Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung und nachgewiesenen Fähigkeiten und Kenntnissen
• Erfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld (v. a. Prozess- und Organisationsmanagement, Organisationsentwicklung, Verwaltungsdigitalisierung, eAkte / Dokumentenmanagementsysteme)
• Erfahrung und Kenntnisse im Projektmanagement, idealerweise bei Organisationsprojekten
• Affinität im Umgang mit digitalen Medien bzw. Anwendungen (u. a. Anwendungen des Prozessmanagements, Projektmanagements oder Dokumentenmanagements) sowie mit Künstlicher Intelligenz
• Erfahrung im öffentlichen Dienst ist von Vorteil
• Sicherer Ausdruck in Wort und Schrift (Deutsch C2)
• Ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
• Proaktives Handeln und Motivation
• Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise, Entwicklungs- und Lernbereitschaft

Was wir Ihnen bieten:

• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem engagierten interprofessionellen Team mit fächerübergreifender, interdisziplinärer und interprofessioneller Arbeits- und Denkstruktur
• Familienfreundliche, flexible und moderne Arbeitszeiten und -formen (z. B. alternierende Telearbeit)
• Hohe Arbeitsplatzsicherheit bei einem Arbeitgeber im öffentlichen Dienst
• Strukturierte Einarbeitung
• Umfangreiche, bedarfsorientierte und individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine attraktive Altersabsicherung im Rahmen des öffentlichen Dienstes
• Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Mainz mit sehr guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel
• Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
• Teamevents
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Möglichkeit einer Firmenfitnessmitgliedschaft
• Möglichkeit zur Nutzung des Restaurants der DB Cargo

Die Stelle ist in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 26 Stunden/Woche zu besetzen. Sofern Sie eine geringere Teilzeittätigkeit anstreben, teilen Sie uns bitte mit, zu welchem Anteil einer Vollzeitstelle Sie arbeiten möchten. Die Stelle ist als Elternzeitvertretung zunächst bis 31.12.2027 befristet. Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis auf der Grundlage des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), entsprechend der persönlichen Qualifikation und der damit verbundenen Tätigkeiten zunächst bis Entgeltgruppe 11.

Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Altersgruppen, Geschlechter, ethnischen Hintergründe, Religionen / Weltanschauungen, sexuellen Identitäten und mit oder ohne Behinderung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste, Herr Dr. Dirk Traiser unter der Telefonnummer 06131/2813-310. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an unsere Personalstelle unter der Telefonnummer 06131/2813-555.

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) über unser Bewerbungsportal unter Angabe der Kennziffer 07/26 bis zum 05.Juli 2026. Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert.