Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und manage vielseitige organisatorische Aufgaben.
- Unternehmen: Kreatives Institut mit einem engagierten Team und einer positiven Arbeitsatmosphäre.
- Vorteile: Unbefristete Teilzeitstelle, flexibles Arbeiten und ein eigenes Diensthandy.
- Weitere Informationen: Möglichkeit für Homeoffice und ein kleines, dynamisches Team.
- Warum dieser Job: Erhalte Einblicke in spannende Projekte und arbeite direkt mit der Geschäftsführung zusammen.
- Qualifikationen: Organisationstalent mit Erfahrung im Office-Management und exzellenten Deutschkenntnissen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1140 - 1600 € pro Monat.
Du suchst nach einem langfristigen und sicheren Arbeitsplatz in Teilzeit und möchtest direkt an der Seite der Geschäftsführung wirken? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir sind ein kleines Team mit großen Aufgaben, das auf Augenhöhe miteinander arbeitet. Dein Aufgabengebiet wird vielseitig sein und dir Einblicke in unterschiedlichste Themenfelder ermöglichen. Wir freuen uns darauf, dich als umsetzungsstarken und kommunikativen Allrounder in unserer Mitte willkommen zu heißen.
Das INSTITUT SOMMER arbeitet an der Schnittstelle von Organisationen mit der Entwicklung von Unternehmer*innen und Führungskräften sowie der Durchführung von Coaching-Ausbildungen. Zu unserem Umfeld gehören neben der Institutsarbeit auch der Kulturhof Dretzen sowie das Projekt Shoppen bei Anke. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, strukturierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, organisatorische Prozesse im Hintergrund zusammenzuhalten und stets den Überblick zu behalten.
Start: Möglichst zum 1. April 2026 (ein späterer Einstieg ist aufgrund der kurzfristigen Ausschreibung ebenfalls möglich). Wie viele Stunden unterstützt du uns? 12 Stunden pro Woche bei einer 4-Tage-Woche.
Aufgaben
- Werktägliche Betreuung diverser E-Mail-Postfächer
- Terminplanung und Kalenderbetreuung sowie Behalten des Gesamtüberblicks
- Zuarbeiten für die Projektmanagerinnen, wie Unterstützung bei der Professionalisierung der institutsinternen Zertifizierungen mit Anbindung an anerkannte Verbände, Ausbau des Renommee des INSTITUT SOMMER u. v. m.
- Selbstständige Bearbeitung sich ergebender operativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung und das Team
- Direkte Weitergabe wichtiger Anliegen an die Geschäftsführerin sowie Verteilen von Informationen und Aufgaben im Team
- Führung von (E-Mail-)Korrespondenz sowie Lektorat und Versand von Unterlagen
- Allgemeine technische Betreuung und Unterstützung der Geschäftsführerin
- Feelgood-Management und Betreuung von Kund*innen vor Ort
- Persönliche Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung, wie Organisation von und Begleitung zu Arzt-, Friseur- und anderen Terminen, die Erledigung von Besorgungen oder die Buchung und Organisation von privaten und beruflichen Reisen
- Administrative Tätigkeiten und Professionalisierung der Ablage – digital via OneDrive und physisch
- Bearbeitung der Post der Geschäftsstelle
- Unterstützung bei einzelnen Akquise-Aufgaben
- Überprüfung bestehender Verträge
- Pflanzenbetreuung und Pflege der Geschäftsräume
- Sorge und Betreuung des alten INSTITUTS-Hundes
Qualifikation
Flexibler Arbeitsplatz: Du wechselst zwischen der Geschäftsstelle, deinem Homeoffice und der Dienstwohnung der Geschäftsführerin. Das bringst du idealerweise mit:
- Du bist lebensfroh und kannst mit vielen unterschiedlichen Aufgaben, die sich auch spontan verändern können, gut umgehen
- Du bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch eine strukturierte Arbeitsweise aus
- Du bist verlässlich, verantwortungsbewusst, sehr loyal und für Wandel und Entwicklung im Unternehmen aufgeschlossen
- Du identifizierst dich mit deinem Aufgabengebiet und zeigst gerne Eigeninitiative
- Du hast Freude an Teamwork und gemeinsamer Arbeit mit der Geschäftsleitung
- Du bist kommunikativ, eine gute Seele und liebst es, Dinge zu koordinieren
- Du hast Erfahrungen im Office-Management sowie in Assistenz- oder Verwaltungsaufgaben
- Du gehst souverän mit digitalen Tools und technischen Anwendungen um (z.B. Office-Anwendungen und Cloud-Ablagen)
- Du bringst exzellente Deutschkenntnisse mit, schriftlich wie mündlich
- Du hast Interesse an organisatorischen, finanziellen und administrativen Prozessen
- Du hast einen Führerschein der Klasse B und idealerweise ein eigenes Auto, um die Geschäftsführung zu Terminen zu fahren oder Besorgungen zu erledigen (teilweise mit Hund | Fahrten werden via Kilometerpauschale erstattet)
Benefits
Wir bieten:
- Ein unbefristetes Anstellungsverhältnis in Teilzeit mit 12 Wochenstunden bei einer 4-Tage-Woche
- Eigenes Diensthandy oder eine separate SIM-Karte
- Einen Arbeitsplatz mit Wohlfühlatmosphäre, der auf Langfristigkeit setzt und Entwicklungschancen bietet
- Eine gründliche Einarbeitung in unsere Strukturen, Inhalte und die Abläufe unseres Unternehmens
- Eine vielseitige Tätigkeit in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld zwischen Organisation, Gesellschaft, Kultur und Projektverantwortlichkeiten
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum
- Ein kleines, engagiertes Team
- Teilweise Homeoffice-Optionen
- Einen Bruttolohn von 1.140 EUR
Wer wir sind:
Wir sind eine systemische Unternehmensberatung mit Sitz in Berlin-Zehlendorf, die soziologisch orientiert ist und bundesweit arbeitet. Wir entwickeln Unternehmen sowie deren Inhaber*innen und Führungskräfte weiter. Ziel ist es, die Unternehmungen krisensicher auf dem Markt zu platzieren. Außerdem bilden wir zum Business-Coach nach der SOMMER-Methode © 2011 aus und vermitteln die Ausbildungsteilnehmer*innen nach dem 2. Ausbildungs- und Entwicklungsjahr als Referent*innen und Coaches weiter.
Haben wir dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung, bestehend aus einem kurzen Motivationsschreiben, Lebenslauf (gerne mit Foto) und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum. Sende deine Bewerbung bitte per E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Wir freuen uns sehr auf deine Bewerbung!
Dein INSTITUT SOMMER-Team
Assistenz der Geschäftsführung und Office Management in Teilzeit im INSTITUT SOMMER (m/w/d) Arbeitgeber: INSTITUT SOMMER
Die Ganzheitliche Ingenieurleistungen GmbH bietet Ihnen als Planungsingenieur (w/m/d) im konstruktiven Ingenieurbau ein attraktives Arbeitsumfeld in Bautzen oder Dresden, das durch moderne IT-Infrastruktur und flexible Home-Office-Möglichkeiten geprägt ist. Wir fördern Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung und bieten Ihnen die Chance, Führungsverantwortung zu übernehmen, während Sie in einem kooperativen Team an innovativen Lösungen für unsere Bauprojekte arbeiten. Bei uns finden Sie nicht nur ein engagiertes Team, sondern auch eine Unternehmenskultur, die Wert auf Eigenverantwortung, Loyalität und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz der Geschäftsführung und Office Management in Teilzeit im INSTITUT SOMMER (m/w/d) erhalten könntest
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten. Oft gibt es ungeschriebene Stellen, die nur durch persönliche Empfehlungen besetzt werden.
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über das INSTITUT SOMMER und die spezifischen Aufgaben, die du übernehmen würdest. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Zeige deine Persönlichkeit!
Das Team sucht nach einem kommunikativen Allrounder. Sei authentisch und zeige, dass du ein Teamplayer bist. Lass deine Begeisterung für die Arbeit und die Organisation durchscheinen!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und du die besten Chancen hast, Teil unseres Teams zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung und Office Management in Teilzeit im INSTITUT SOMMER (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben:Schreibe ein kurzes, aber prägnantes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du genau die richtige Person für diese Position bist. Zeige deine Begeisterung für die Aufgaben und das Team!
Lebenslauf aufpeppen:Achte darauf, dass dein Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist. Hebe relevante Erfahrungen im Office-Management und in der Assistenz hervor, damit wir sofort sehen, was du drauf hast!
E-Mail-Bewerbung:Wenn du deine Bewerbung per E-Mail sendest, achte darauf, dass alle Dokumente im richtigen Format angehängt sind. Ein freundlicher Betreff und eine kurze Einleitung können den ersten Eindruck schon mal positiv beeinflussen!
Sei du selbst!:Wir suchen nach einer authentischen Persönlichkeit! Zeige in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist und was dich motiviert. Das hilft uns, dich besser kennenzulernen und zu sehen, wie du ins Team passt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei INSTITUT SOMMER vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über das INSTITUT SOMMER und seine Projekte. Schau dir die Website an, lies über die Philosophie und die aktuellen Initiativen. So kannst du im Interview gezielte Fragen stellen und zeigst dein echtes Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben zu erläutern, die du im neuen Job übernehmen würdest.
✨Zeige deine Flexibilität
Da die Stelle viele unterschiedliche Aufgaben umfasst, ist es wichtig, deine Anpassungsfähigkeit zu betonen. Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du spontan auf Veränderungen reagiert hast und wie du dabei den Überblick behalten konntest.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über das Team und die Arbeitsweise im INSTITUT SOMMER zu erfahren. Frage nach der Teamdynamik und wie die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung aussieht. Das zeigt, dass du an einem harmonischen Arbeitsumfeld interessiert bist.
