Team Lead Technical Compliance & Administrative Services (Construction & Maintenance) in Klosterneuburg

Klosterneuburg bei Wien, Österreich / Home Office möglich

Ihre Aufgaben

• Die Abteilung Construction & Maintenance betreut die modernen Gebäude und technischen Anlagen am Campus des ISTA und schafft die Voraussetzungen für exzellente Forschung.
• Im Zuge des weiteren Wachstums unseres Instituts etablieren wir eine neue Teamstruktur und suchen eine erfahrene Führungspersönlichkeit für den Bereich Technical Compliance & Administrative Services.
• In dieser Schlüsselrolle übernehmen Sie die fachliche Verantwortung für Technical Compliance sowie die Leitung eines Teams von derzeit sechs Mitarbeitenden.
• Sie stellen sicher, dass gesetzliche Anforderungen, technische Standards und interne Prozesse nachhaltig umgesetzt werden, und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, Facility Management, Behörden und weiteren Stakeholdern.
• Dabei fördern Sie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und treiben die Standardisierung, Digitalisierung und kontinuierliche Weiterentwicklung wichtiger Compliance- und Verwaltungsprozesse aktiv voran.
• Fachliche und disziplinarische Führung, Weiterentwicklung und strategische Ausrichtung des Teams in den Bereichen Computer-Aided Facility Management (CAFM), elektronische Zutrittskontrolle (Access Control), Space Management und fachbezogenen Verwaltungsbereichen.
• Gesamtverantwortung für den Bereich Technical Compliance innerhalb der Division Construction & Maintenance sowie kompetente Beratung interner Stakeholder zu gesetzlichen und technischen Anforderungen.
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, technischer Standards und behördlicher Auflagen für Gebäude, Anlagen und technische Prozesse.
• Weiterentwicklung, Harmonisierung und Standardisierung von Regelwerken, Arbeitsanweisungen, SOPs und Prozessen.
• Monitoring relevanter Gesetzesänderungen sowie Bewertung und Kommunikation ihrer Auswirkungen auf den Betrieb.
• Verantwortung für die Identifikation, Dokumentation und Nachverfolgung gesetzlicher Prüf- und Nachweispflichten.
• Pflege und Weiterentwicklung einer strukturierten Dokumentation behördlicher Unterlagen, Genehmigungen und technischer Nachweise.
• Planung, Koordination und Begleitung von Inspektionen, Audits und behördlichen Überprüfungen einschließlich der Nachverfolgung erforderlicher Maßnahmen.
• Mitwirkung am Risikomanagement und kontinuierliche Verbesserung von Compliance-, Qualitäts- und Verwaltungsprozessen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene technische Ausbildung (HTL, FH, Universität).
• Mehrjährige Erfahrung in Technical Compliance, technischer Gesetzgebung, Qualitäts- oder Prozessmanagement.
• Mehrjährige Erfahrung in der Führung und Entwicklung von Teams.
• Erfahrung in der Einführung und nachhaltigen Implementierung neuer Standards, Prozesse oder Systeme.
• Idealerweise Ausbildung zur Sicherheitsfachkraft oder zum/zur Brandschutzbeauftragten.
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse an neuen Themen, Tools und Arbeitsweisen.
• Grundlegendes Verständnis oder erste Erfahrungen in Access Control und CAFM von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Institutssprache ist Englisch).
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, komplexe rechtliche und technische Anforderungen zielgruppengerecht zu vermitteln.
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise mit hoher Teamorientierung und Lernbereitschaft.

Ihre Vorteile

• Aus- und Weiterbildung.
• Gesundheitsmaßnahmen.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Kinderbetreuung.

ISTA ist ein kontinuierlich wachsendes internationales Institut für Spitzenforschung in den Life Sciences, der Mathematik, der Informatik sowie der Physik. Wir suchen engagierte Fachexpert:innen aus der ganzen Welt, die unser Ziel von exzellenter Forschung und modernem Science Management unterstützen. Auf einem wunderschönen Campus bieten wir vielfältige Möglichkeiten für persönliches Wachstum in einer stabilen Arbeitsumgebung. Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld und verpflichten uns dem Grundsatz der Chancengleichheit für alle Bewerber:innen, frei von Diskriminierung. Alle Einstellungsentscheidungen des ISTA basieren rein auf den Qualifikationen, der Berufserfahrung, den beruflichen Anforderungen und den organisatorischen Bedürfnissen. Wir möchten daher Personen aus unterrepräsentierten Gruppen ausdrücklich einladen, sich zu bewerben.

* Eine Überzahlung ist je nach Ausbildung, Qualifikation und Berufserfahrung möglich. Informationen zur gesetzeskonformen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch ISTA finden Sie auf www.ista.ac.at/datenschutz.