DE Order Management Team Lead (m,w,d) Remote Flex/Onsite

Der Order Management Team Lead ist ein wichtiger Teil unseres Order Management Teams für die DACH-Region, das hauptsächlich den deutschen Markt unterstützt. Sie unterstützen das Management-Team und die in München ansässigen Back-Office-Agenten bei der Bewältigung des täglichen Arbeitsaufkommens und die verschiedenen Teams in allen Aufgaben, die mit der Kundenerstellung, Rezeptbearbeitung bis hin zur Auftragserstellung und dem Versand von Kundenaufträgen zusammenhängen. Sie sind für eine reibungslose Abwicklung von Aufträgen und die vollumfängliche Unterstützung unserer Kunden sowie eine starke Führung bei der kontinuierlichen Entwicklung unseres Teams von Agenten und Prozessen verantwortlich.

Zuständigkeiten

• Leitung eines Remote-Teams von bis zu 10 Mitarbeitern zur Erfüllung der täglichen Auftragsziele, einschließlich des Ziels einer Genauigkeit von 98,5 %.
• Planung, Priorisierung und Überwachung der täglichen Geschäftsprozesse vom Scannen und Erstellen von Rezepten bis zur Bestellabwicklung und Rechnungsstellung.
• Entwicklung und Verwaltung eines Prognoseplanungssystems zur Planung und Strukturierung des Arbeitsaufkommens.
• Bereitstellung eines Eskalationsweges und Lösungen für das Team in Bezug auf die Bestellabwicklung.
• Kontinuierliche Analyse von Bearbeitungsfehlern und Schulung zur Weiterentwicklung des Teams um Fehler zu vermeiden.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung des Teams im Rahmen der Kundenkorrespondenz zur Steigerung der Kundenzufriedenheit durch ständige Analyse der internen und externen Kommunikation.
• Leistungsbewertung, Coaching und Training zur Sicherstellung eines hoch motivierten Teams mit klaren Entwicklungsplänen.
• Erarbeitung von Optimierungsideen zu Qualität, Effizienz und Produktivität als Entscheidungsgrundlage und anschließende Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.
• Entwicklung und Umsetzung von Lösungen für krankenkassenspezifische Anforderungen, sowohl in Bezug auf Prozesse als auch auf Systeme, in enger Zusammenarbeit mit dem Operations Manager.
• Kontinuierliche Evaluierung der Implementierungen, um neue, standardisierte und effiziente Arbeitsweisen zu identifizieren und umzusetzen.
• Unterstützung des Tagesgeschäfts bei Personalengpässen.
• Sicherstellung, dass die E2E-Prozesse vollständig dokumentiert und bei Bedarf aktualisiert werden.

Wichtige Entscheidungsrechte

• Priorisierung von Ressourcen.
• Geschäftsprozessentscheidungen zur Unterstützung neuer/aktualisierter System- und Prozessanforderungen.
• Priorisierung des Auftragsvolumens.
• Rekrutierung des Teams.

Erforderliche Führungsqualitäten/zwischenmenschliche Fähigkeiten und Verhaltensweisen

• Andere stärken.
• Andere entwickeln.
• Leistung managen.
• Partnerschaften mit wichtigen Interessengruppen.

Erforderliche Fertigkeiten und Kompetenzen

• Schwerpunktbildung - Fähigkeit, Abteilungs- und Geschäftsziele zu entwickeln und zu kommunizieren.
• Aufmerksamkeit für Kommunikation - Sicherstellen, dass klare Informationen an die zuständigen Teammitglieder und Abteilungen weitergeleitet werden.
• Bewältigung von Veränderungen - Sammeln von Informationen, analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten.
• Erfahrung in der Leitung kleiner bis mittelgroßer Teams.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, Selbstorganisation, praktische Mentalität und Pragmatismus sind notwendige Eigenschaften.
• Erste Erfahrungen im Aufbau und der Entwicklung neuer Strukturen und Prozesse.
• Freude an der Arbeit mit neuen Technologien zur Digitalisierung und Automatisierung.

Ausbildung und Erfahrung

• Hochschulabschluss oder einschlägige Erfahrung.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Kundenservice/Ordermanagement (bevorzugt in der Medizintechnik).
• Fähigkeit, das eigene Arbeitspensum effizient zu bewältigen und effektiv Prioritäten zu setzen.
• Mäßige Excelkenntnisse erforderlich.
• CRM- und ERP-Erfahrung.

Die Stelle kann sowohl remote als auch persönlich in unserem Münchner Büro besetzt werden. Der bevorzugte Standort ist Deutschland. Die Reisetätigkeit wird auf 10-20% geschätzt, ist aber je nach Geschäftsbedarf flexibel.