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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Geschäftsführer mit Terminmanagement, Reiseorganisation und Büroverwaltung.
- Arbeitgeber: IHG Hotels & Resorts ist ein führendes Unternehmen in der Hotelbranche mit globaler Reichweite.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Events und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als PA, starke Organisationsfähigkeiten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungsschluss ist der 31. März 2025.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sind Sie ein organisierter, proaktiver und detailorientierter Fachmann, der nach einer dynamischen Rolle sucht? Dies ist eine spannende Gelegenheit, den Managing Director von Northern Europe als Personal Assistant zu unterstützen und gleichzeitig die Büroverwaltungsaufgaben zu übernehmen. Basierend im IHG Hotels & Resorts Büro in Frankfurt werden Sie eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung reibungsloser Abläufe spielen, von der Verwaltung der Zeitpläne der Führungskräfte bis zur Koordination von Büroveranstaltungen und Lieferantenbeziehungen.
Was Sie tun werden:
- Proaktive PA-Unterstützung bieten, einschließlich komplexer Terminverwaltung, Reisevorbereitungen und Posteingangskoordination.
- Büroabläufe überwachen, Budgets verwalten, Rechnungen bearbeiten und mit Vermietern und Lieferanten kommunizieren.
- Gelegentlich operative Projekte leiten.
- Führungstreffen, Konferenzen und hochkarätige Büroveranstaltungen organisieren und koordinieren.
- Büromaterialien, Arbeitsplatzplanung und Compliance verwalten, um einen gut geführten und effizienten Arbeitsplatz sicherzustellen.
- Neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung unterstützen und als zentrale Anlaufstelle für bürobezogene Anfragen fungieren.
Was wir suchen:
- Nachgewiesene Erfahrung als PA, die Führungskräfte unterstützt, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben bei verschiedenen Stakeholdern zu jonglieren.
- Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem professionellen und diplomatischen Ansatz.
- Erfahrung in der Verwaltung von Reisen, Büroorganisation und Lieferantenbeziehungen.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, Vertraulichkeit zu wahren und auch unter Druck ruhig zu bleiben.
Schlussdatum: 31. März 2025
PA & Office Manager to Managing Director Arbeitgeber: InterContinental Hotels Group
Kontaktperson:
InterContinental Hotels Group HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: PA & Office Manager to Managing Director
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von IHG Hotels & Resorts zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und möglicherweise sogar Empfehlungen erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du spezifische Beispiele für deine Erfahrungen als PA sammelst. Denke an Situationen, in denen du komplexe Zeitpläne verwaltet oder erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast. Diese Geschichten werden dir helfen, deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten Trends im Büro-Management und in der Reiseorganisation. Zeige während des Interviews, dass du proaktiv bist und bereit, innovative Lösungen für die Herausforderungen im Büroalltag zu finden.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen, die dein Interesse an der Rolle und dem Unternehmen zeigen. Frage nach den Erwartungen an die Position und wie der Erfolg gemessen wird. Dies zeigt, dass du engagiert bist und langfristig denken möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: PA & Office Manager to Managing Director
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des Unternehmens passen.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen als PA hervor, insbesondere in einem internationalen Umfeld. Zeige, wie du komplexe Zeitpläne verwaltet, Reisen organisiert und mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
Zeige deine Organisationsfähigkeiten: Gib konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten. Beschreibe Situationen, in denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast oder erfolgreich Büroabläufe optimiert hast.
Persönliches Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position und das Unternehmen verdeutlicht. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig zu bleiben.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei InterContinental Hotels Group vorbereitest
✨Bereite dich auf komplexe Terminplanung vor
Da die Rolle eine anspruchsvolle Terminverwaltung erfordert, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben, die zeigen, wie du erfolgreich mit komplexen Zeitplänen umgegangen bist. Überlege dir, wie du Prioritäten gesetzt und mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position ist es wichtig, klar und professionell zu kommunizieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsstrategien betreffen, und bringe Beispiele für Situationen, in denen du diplomatisch und effektiv kommuniziert hast.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu jonglieren, ist entscheidend. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten demonstrieren, insbesondere in Bezug auf Büroverwaltung und Eventorganisation.
✨Sei bereit, über deine Erfahrungen mit Lieferanten zu sprechen
Da die Rolle auch die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen umfasst, solltest du bereit sein, über deine Erfahrungen in diesem Bereich zu sprechen. Überlege dir, wie du erfolgreich mit Lieferanten kommuniziert und Probleme gelöst hast.
