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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bist die erste Anlaufstelle für das Team und kümmerst dich um Büroorganisation.
- Arbeitgeber: Die Sovereign Tech Agency fördert digitale Souveränität und Open-Source-Technologien.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitsmodelle, 30 Tage Urlaub und Unterstützung bei deiner Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft Europas mit einem innovativen und diversen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Verwaltungstechnische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, gute Englischkenntnisse und Teamgeist.
- Andere Informationen: Bewerbungen von unterrepräsentierten Gruppen sind ausdrücklich erwünscht.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 48000 - 57000 € pro Jahr.
Die Sovereign Tech Agency ist eine öffentliche Organisation für die digitale Souveränität von Wirtschaft und Gesellschaft. Unsere Mission ist es, die Grundlagen unseres selbstbestimmten digitalen Handelns zu stärken und offene digitale Technologien als die kritische Infrastruktur des 21. Jahrhunderts abzusichern.
Als Team Assistenz bist Du erste*r Ansprechpartner*in für das Team in administrativen Fragen und verantwortlich für unser Büro. Du kümmerst Dich um die Terminkoordination für das Team und unsere Geschäftsführung, bereitest Meetings vor und nach, koordinierst Reisebuchungen, unterstützt im Einkauf und sorgst dafür, dass sowohl unser Büro als auch unsere digitalen Workspaces aufgeräumt bleiben.
Deine Aufgaben:
- Terminkoordination und Pflege des Teamkalenders
- Reisebuchungen und -abrechnungen
- Unterstützung im Einkauf
- Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Zuarbeit bei administrativen Abläufen
- Koordination von Bewerbungsverfahren
- Lizenzmanagement und – verwaltung
- allgemeine Büroorganisation
- allgemeine Rechercheaufgaben
Qualifikation:
- Abgeschlossene verwaltungstechnische oder kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare mehrjährige Erfahrung
- Proaktive, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
- Fundierte Erfahrung mit Terminkoordination und der dazugehörigen Korrespondenz nach innen und außen
- Lust auf die Arbeit mit modernen Collaborations-Tools und technische Themen
- Freude an Teamwork und kollegialer Zusammenarbeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
Für uns ist Deine Motivation genauso wichtig wie Dein Lebenslauf. Wir begrüßen ausdrücklich auch Bewerbungen, die nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir freuen uns darüber hinaus, im Anschreiben mehr über individuelle Eigenschaften und Fähigkeiten zu erfahren, die hier nicht aufgeführt sind, aber relevant für die Stelle sein könnten.
Benefits:
- Je nach Erfahrungsstand und Qualifikation bieten wir für diese Rolle eine Vergütung von 48.000-57.000 € (in Anlehnung TVÖD 9b) bei einer 40-Stunden-Woche
- Mitaufbau einer wachsenden und international sichtbaren Organisation, die in ihrem Feld Pionierarbeit leistet
- Flexible Arbeitsmodelle für alle Lebenssituationen in unserem Büro in Berlin-Mitte, mit der Option, nach Absprache tageweise remote zu arbeiten
- 30 Tage Urlaub bei 5 Arbeitstagen pro Woche
- Wir unterstützen Dich in Deiner fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Vertragslaufzeit von zwei Jahren mit dem Ziel anschließend zu entfristen
- In unserem Team zählt Deine Stimme: Es ist explizit erwünscht, eigene Ideen und Vorschläge zur Organisationsentwicklung einzubringen und diese aktiv mitzugestalten
Wir sind ein diverses Team und begrüßen die Bewerbung von BPoC, Menschen mit Behinderung, Menschen mit Migrationsgeschichte und Menschen anderer Gruppen, die in der Technologieentwicklung unterrepräsentiert sind. Wenn Du zu diesen Gruppen gehörst, weise in Deiner Bewerbung gerne darauf hin, aber wir möchten darum bitten, in Deinen Unterlagen auf ein Foto von Dir sowie Informationen zu Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu verzichten.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben bis zum 01.07.2025. Wir werden Dir den Eingang Deiner Unterlagen per E-Mail bestätigen und Dir anschließend weitere Schritte mitteilen. Bewerbungsgespräche finden ggf. bereits vor Ablauf der Frist statt.
Kontaktperson:
interim Group HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Team Assistenz (m/w/d) bei der Sovereign Tech Agency
✨Tip Nummer 1
Informiere Dich über die Sovereign Tech Agency und ihre Mission. Verstehe, wie wichtig offene digitale Infrastrukturen sind und welche Rolle sie in der digitalen Souveränität spielen. Dies wird Dir helfen, im Vorstellungsgespräch gezielte Fragen zu stellen und Deine Motivation zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Nutze moderne Collaboration-Tools, um Deine Fähigkeiten in der digitalen Kommunikation zu demonstrieren. Zeige, dass Du mit diesen Tools vertraut bist und bereit bist, sie aktiv im Team einzusetzen. Das kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite Dich darauf vor, Deine Erfahrungen in der Terminkoordination und Büroorganisation konkret darzustellen. Überlege Dir Beispiele aus Deiner bisherigen Arbeit, die Deine proaktive und strukturierte Arbeitsweise unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch zu demonstrieren. Übe, wie Du Dich klar und präzise ausdrücken kannst, da dies für die Position als Team Assistenz von großer Bedeutung ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Team Assistenz (m/w/d) bei der Sovereign Tech Agency
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere Dich über die Sovereign Tech Agency und ihre Mission. Verstehe, wie sie digitale Souveränität fördern und welche Rolle Open-Source-Software dabei spielt. Dies hilft Dir, Deine Motivation im Anschreiben klar zu formulieren.
Anschreiben gestalten: Nutze das Anschreiben, um Deine individuellen Eigenschaften und Fähigkeiten hervorzuheben, die für die Stelle relevant sind. Zeige Deine Begeisterung für Teamarbeit und moderne Collaboration-Tools.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass Dein Lebenslauf relevante Erfahrungen in der administrativen Unterstützung und Terminkoordination betont. Hebe Deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch hervor.
Bewerbungsunterlagen überprüfen: Bevor Du Deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass Du keine persönlichen Informationen wie Fotos oder Angaben zu Alter und Geschlecht angibst, wie in der Stellenanzeige gefordert.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei interim Group vorbereitest
✨Informiere Dich über die Sovereign Tech Agency
Bevor Du zum Interview gehst, solltest Du Dich gründlich über die Sovereign Tech Agency informieren. Verstehe ihre Mission, Ziele und die Bedeutung von Open-Source-Software in ihrer Arbeit. Dies zeigt Dein Interesse und Deine Motivation für die Position.
✨Bereite Beispiele für Deine Erfahrungen vor
Da die Rolle der Team Assistenz eine proaktive und strukturierte Arbeitsweise erfordert, bereite konkrete Beispiele aus Deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die Deine Fähigkeiten in der Terminkoordination, Büroorganisation und Teamarbeit verdeutlichen.
✨Zeige Deine Kommunikationsfähigkeiten
Da sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch gefordert sind, übe, wie Du Deine Gedanken klar und präzise ausdrücken kannst. Bereite Dich darauf vor, Fragen zu beantworten und Deine Ideen während des Gesprächs aktiv einzubringen.
✨Sei offen für Fragen zur Organisationsentwicklung
Die Sovereign Tech Agency schätzt eigene Ideen und Vorschläge zur Organisationsentwicklung. Sei bereit, Deine Gedanken zu teilen und zeige, dass Du an der Mitgestaltung der Organisation interessiert bist. Das kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
