Executive Assistant & Information Management Officer

Über das ICRC

Seit 1863 arbeitet das Internationale Komitee vom Roten Kreuz (IKRK), um Leid zu lindern und die menschliche Würde während Kriegen und bewaffneten Konflikten zu bewahren. Gemeinsam mit unseren Partnern vom Roten Kreuz und Roten Halbmond leisten wir lebensrettende Hilfe an den Frontlinien und bemühen uns, Familien wieder zusammenzuführen und vermisste Personen zu finden. Wir setzen uns für die humane Behandlung von Gefangenen ein und fordern die Einhaltung des internationalen humanitären Rechts, um Zivilisten vor Schaden zu schützen.

Zweck der Rolle

Der Executive Assistant und Information Management Officer trägt zur effektiven Verwaltung des Büros des Generaldirektors (ODG) bei und bietet umfassende administrative Unterstützung. Verantwortlich für das Informationsmanagement überprüft der Stelleninhaber regelmäßig die Betriebspraktiken und schlägt Verbesserungen in Bezug auf Informationsflüsse und neue Entwicklungen im Bereich Informationsmanagement vor. Diese hochorganisierte Rolle erfordert die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten, effektiv unter Druck zu arbeiten und innerhalb kurzer Fristen zu liefern. Der Stelleninhaber erstellt prägnante und klare Protokolle von Besprechungen und Zusammenfassungsdokumenten, antizipiert die Bedürfnisse des Teams und die Prioritäten des Büros des Generaldirektors und kommuniziert effektiv mit internen Stakeholdern. Starke Kommunikationsfähigkeiten, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sind unerlässlich. Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt, muss der Stelleninhaber bereit sein, sich an neue Werkzeuge, Prozesse und Ansätze anzupassen.

Der Executive Assistant berichtet an den Leiter der Strategie- und Governance-Beziehungen und arbeitet eng mit dem ODG-Unterstützungsteam in der Zentrale (HQ) und im Belgrader Shared Services Center (BSSC) zusammen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten I

• Organisatorische Unterstützung für die Direktion und die Plattform für Organisation und Management (POM)
• Planung und Koordination von Direktion- und POM-Besprechungen, einschließlich der Verfolgung von Tagesordnungspunkten, der Überwachung der Vorbereitung und Verteilung relevanter Dokumente, der Sicherstellung der Einhaltung von Vorlagen- und Layoutanforderungen, der Vorschlag von Tagesordnungen und Zeitplänen, der Verwaltung logistischer Arrangements und der Kommunikation mit den Teilnehmern.
• Bereitstellung administrativer, logistischer und technischer Unterstützung während der Direktion- und POM-Besprechungen.
• Nachverfolgung von Direktion- und POM-Besprechungen durch das Entwerfen und Verteilen von Protokollen, Informieren der Abteilungen über Anforderungen bezüglich überarbeiteter Hintergrunddokumente, Konsolidierung von Nachverfolgungsmaßnahmen und Aktualisierung des Planungskalenders.
• Zusammenarbeit mit dem Governance-Sekretariat zu Angelegenheiten, die von der Versammlung/Versammlung Rat behandelt werden müssen, und interne Audits; Sicherstellung der fristgerechten Einreichung von Dokumenten und angemessener Nachverfolgung mit Abteilungen und SECR.
• Verwaltung von Direktion- und Governance-Einreichungen (CA/A/ComAudit), um eine reibungslose Ausführung sicherzustellen.
• Entwicklung und Pflege einer standardisierten Informationsdatei zu Direktion- und POM-Aktivitäten und Sicherstellung, dass die Intranet-Inhalte zu beiden Gremien genau und aktuell bleiben.
• Bereitstellung maßgeschneiderter Informationen für Abteilungen über die Funktionsweise der Direktion und POM nach Bedarf.
• Erstellung und Pflege des jährlichen Planungskalenders für Direktion- und POM-Sitzungen mit vierteljährlichen Überprüfungen zur Antizipation und Integration aktualisierter Informationen.
• Bereitstellung von Semesterüberprüfungen zu Sitzungsnachverfolgungen, ausstehenden Punkten und der allgemeinen Funktionsweise der Direktion.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten II

• Administrative Unterstützung für den Leiter der institutionellen Bereitschaft, Krisenreaktion und Lernen (HoIRCL)
• Koordination der Agenda und Besprechungen des HoIRCL, einschließlich Reisevorbereitungen nach Bedarf.
• Unterstützung bei der Organisation von Teammeetings und Workshops sowie beim Informationsmanagement im Namen des HoIRCL.
• Sicherstellung des zeitgerechten Informationsflusses an den HoIRCL bezüglich ihrer verschiedenen Aktivitäten.
• Unterstützung bei der Koordination des internen Auditprozesses im Namen der Verwaltung, einschließlich der Festlegung von Zeitplänen, der Organisation von Besprechungen und dem Entwurf von E-Mail-Antworten und Executive Summaries nach Bedarf.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten III

• Informationsmanagement
• Verwaltung von Informationen mit der erforderlichen Vertraulichkeit und Diskretion.
• Verwaltung der Teamräume der Direktion und POM, einschließlich der Sicherstellung und Aufrechterhaltung angemessener Zugriffsrechte.
• Regelmäßige Aktualisierung von Gruppenlisten für die Direktion und POM, um eine genaue Kommunikation zwischen den Abteilungen sicherzustellen.
• Aktualisierung des institutionellen Kalenders mit Direktion- und POM-Sitzungen.
• Organisation von Informationssitzungen für wichtige interne Stakeholder zu den Funktionspraktiken und -prozessen der Direktion und der POM.
• Regelmäßige Analyse der Informationsmanagementbedürfnisse der Direktion und der POM, Vorschlag erforderlicher Anpassungen an Prozessen, Praktiken und Werkzeugen.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Aktenverwaltung für die Direktion und POM in Zusammenarbeit mit dem Informationsmanagement-Koordinator.
• Verwaltung des kollaborativen Raums des Büros des Generaldirektors in Abstimmung mit dem ODG-Unterstützungsteam.
• Verwaltung des Informationsflusses innerhalb des Büros, um sicherzustellen, dass die Benutzer die Richtlinien, Verfahren und Anweisungen verstehen und anwenden, in Zusammenarbeit mit den anderen Assistenten des Büros; Informieren, Schulen und Coachen von Mitarbeitern entsprechend, um sie aktiv dabei zu unterstützen, ihre Praktiken nach Bedarf zu ändern.

Bildungs- und Berufshintergrund

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer Unterstützungsfunktion auf Führungsebene.
• Nachgewiesene Fähigkeit zur Bewertung von Informationsmanagementprozessen und -praktiken und zur Vorschlag von Verbesserungen.
• Ausgezeichnete Englisch- und Französischkenntnisse.
• Sehr gute Schreibfähigkeiten, einschließlich Protokollen von Besprechungen und Dokumentzusammenfassungen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Bedürfnisse zu antizipieren und Initiative zu ergreifen.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, ruhig und fokussiert zu bleiben und konkurrierende Prioritäten effektiv zu verwalten.
• Fähigkeit, fundierte Entscheidungen mit einem hohen Maß an Autonomie zu treffen.
• Echte Zuhörfähigkeiten und die Fähigkeit, die richtigen Fragen zu stellen, um die Bedürfnisse und Anliegen anderer zu verstehen.
• Fähigkeit, Veränderungen innerhalb eines Teams oder einer Organisation zu begleiten und zu unterstützen.
• Fähigkeiten zur Informationsbeschaffung, Überwachung und Problemlösung.
• Vollständig vertraut mit MS Office und SharePoint; Bereitschaft, andere institutionelle Werkzeuge zu erlernen (PMT, IRIS, Anaplan usw.).

Gewünschtes Profil und Fähigkeiten

• Proaktiv und dynamisch
• Flexibel, mit einer starken Anpassungsfähigkeit
• Diskret und in der Lage, strikte Vertraulichkeit zu wahren
• Engagiert für Teamarbeit und kollektive Leistung

Zusätzliche Informationen

• Standort: Genf
• Art der Mobilität: Rotation erforderlich
• Dauer des Einsatzes: 4 Jahre
• Aktivitätsgrad: 100%
• Voraussichtliches Startdatum: 1. September 2026

Unsere Werte

Beim IKRK schätzen wir Einfluss, Zusammenarbeit, Respekt und Mitgefühl. Wir suchen Kandidaten, die Verhaltensweisen zeigen, die auf diesen gemeinsamen Werten basieren. Das IKRK schätzt Vielfalt und setzt sich für die Schaffung eines integrativen Arbeitsumfelds ein. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten.

Jobfamilie: Verwaltung / Finanzen / Personalwesen

Vertragsart: Unbefristeter Vertrag