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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Finanz- und Personalangelegenheiten sowie Studienorganisation.
- Arbeitgeber: Die Universität Ulm bietet ein innovatives Umfeld für Forschung und Lehre.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, tolles Teamklima und gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Universität mit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und gute Computerkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Schwerbehinderte werden bei Eignung bevorzugt eingestellt.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 49000 € pro Jahr.
Umfang: 90%
Befristung: 31.05.2027
Vergütung: TV-L EG 6
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Für das Institut für Softwaretechnik und Programmiersprachen und das Institut für Verteilte Systeme suchen wir eine/n Institutssekretär/in (m/w/d).
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (oder vergleichbare Ausbildung)
- Teamfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten, eigenverantwortliche und selbstständige Arbeitsweise, Sorgfalt und strukturierte Arbeitsweise, sowie hohe Motivation
- Computeraffinität sowie Fähigkeit und Interesse sich in neue Anwendungen einzuarbeiten
- Sehr guter Umgang mit gängigen Anwendungsprogrammen (z.B. Word, Excel, Powerpoint, Adobe Acrobat)
- Sehr gute Internetkompetenz (E-Mail, Informationsbeschaffung)
- Kenntnisse des Web-basierten Content Managementsystems Typo3 wären von Vorteil
- Gute Ausdrucksfähigkeit – schriftlich und mündlich - in deutscher und englischer Sprache
Ihre Aufgaben:
- Verwaltungsaufgaben im Finanzbereich, z.B. Prüfung, Planung und Abstimmung der Institutsfinanzen inkl. Drittmittelprojekte, Personalkostenplanung, Rechnungswesen und interne Buchhaltung
- Verwaltungsaufgaben im Personalwesen, z.B. Unterstützung bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Organisation von Dienstreisen
- Verwaltungsaufgaben im Bereich Studium, z.B. Verwaltung und Koordination von Prüfungsterminen, Klausuren, Vorlesungs- und Seminarterminen, Erstellung von Bescheinigungen
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben
- Organisatorische Betreuung von Gastwissenschaftler/-innen oder Studierenden aus dem Ausland
- Organisatorische Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Treffen
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit
- Sehr gutes Teamklima
- Sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Die Universität Ulm und was wir bieten: Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!
Referenz-Nr.: 25018
Bewerbungsfrist: 09.03.2025
Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung. Ansprechpartner für weitere Informationen: Prof. Matthias Tichy, Tel. +49 731 50-24160. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal.
Institutssekretär/in (m/w/d) - Institut für Softwaretechnik und Programmiersprachen und Instit[...] Arbeitgeber: International Graduate School in Molecular Medicine Ulm
Kontaktperson:
International Graduate School in Molecular Medicine Ulm HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Institutssekretär/in (m/w/d) - Institut für Softwaretechnik und Programmiersprachen und Instit[...]
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits im Bereich Büromanagement arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Anforderungen und Erwartungen des Instituts geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Softwareanwendungen, die im Institut verwendet werden, insbesondere Typo3. Vielleicht kannst du ein Online-Tutorial oder einen Kurs belegen, um deine Kenntnisse zu vertiefen und deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Teamfähigkeit und deine selbstständige Arbeitsweise in der Vergangenheit unter Beweis gestellt hast. Konkrete Beispiele helfen, deine Stärken zu verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Motivation für die Stelle, indem du dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen am Institut informierst. Dies zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, aktiv zum Erfolg des Teams beizutragen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Institutssekretär/in (m/w/d) - Institut für Softwaretechnik und Programmiersprachen und Instit[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Ausbildung im Büromanagement sowie deine Teamfähigkeit und Computeraffinität.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zum Institut passen. Gehe auch auf deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch ein.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das Online-Bewerbungsportal der Universität Ulm ein. Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler, bevor du sie abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei International Graduate School in Molecular Medicine Ulm vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Verwaltungsaufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da Teamarbeit in dieser Position wichtig ist, bereite einige Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen verdeutlichen. Betone, wie du in der Vergangenheit in einem Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
✨Präsentiere deine Computerkenntnisse
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in gängigen Anwendungsprogrammen wie Word, Excel und PowerPoint hervorhebst. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du diese Programme effektiv eingesetzt hast.
✨Sprich über deine Motivation
Erkläre, warum du an dieser Stelle interessiert bist und was dich motiviert, im Bereich der Softwaretechnik und Programmiersprachen zu arbeiten. Zeige deine Begeisterung für die Aufgaben und die Möglichkeit, zur Universität Ulm beizutragen.
