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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Plane und koordiniere spannende Konferenzen und Events in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: IISS ist ein führendes Think Tank für Verteidigungs- und Sicherheitspolitik mit globaler Reichweite.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein wettbewerbsfähiges Gehalt, öffentliche Verkehrszuschüsse und Sportclub-Zuschüsse.
- Warum dieser Job: Erlebe eine aufregende Arbeitsumgebung mit Einfluss auf internationale Politik und Sicherheit.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest ein relevantes Studium und Erfahrung in der Eventkoordination haben.
- Andere Informationen: Die Stelle ist in Berlin, mit der Möglichkeit zur internationalen Reise.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die International Institute for Strategic Studies (IISS) ist ein Verteidigungs- und Sicherheits-Think Tank, der ein tiefes Verständnis für regionale Geopolitik und Geoökonomie im globalen Kontext hat. Die internationalen Forscher bieten unabhängige und unparteiische Analysen und Einblicke in strategische Herausforderungen und Prioritäten für Regierungen und den privaten Sektor.
Das Institut sucht einen selbstbewussten, energiegeladenen und erfahrenen Konferenz- und Veranstaltungskoordinator, der schnell mit einer herausfordernden Arbeitslast zurechtkommt und sein Talent auf höchstem Niveau demonstriert. Der Stelleninhaber wird im IISS–Europa-Büro in Berlin arbeiten und eng mit dem Eventmanagement-Team in der IISS-Zentrale in London zusammenarbeiten.
Diese spannende Position umfasst die Planung, das Management und die Durchführung von hochkarätigen, logistisch komplexen Konferenzen, Workshops und Briefing-Veranstaltungen des IISS–Europa-Büros.
Der ideale Kandidat sollte eine leistungsstarke Person mit hervorragenden Organisationsfähigkeiten, Datenbankkenntnissen und technischer Kompetenz, großem Augenmerk auf Details und der Fähigkeit sein, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen.
Verantwortlichkeiten:- Alle Kommunikation mit Teilnehmern, einschließlich der Versendung von Einladungen, Überwachung und Protokollierung von Antworten mit dem IISS CRM, Verwaltung von Telefon- und E-Mail-Anfragen.
- Management aller logistischen Elemente in Bezug auf interne, virtuelle, hybride und externe Veranstaltungen, einschließlich der Beschaffung von Veranstaltungsorten, Reisen und Unterkünften, AV-Anforderungen, Koordination mit dem IT-Team, Catering und Unterstützung durch Gebäudedienste.
- Koordination einer Vielzahl von Veranstaltungen gleichzeitig; Aktualisierung relevanter Überwachungsdokumente, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder und relevanten Mitarbeiter über den Fortschritt informiert sind.
- Koordination von Veranstaltungsanbietern, einschließlich der Finalisierung von Drittanbieter-Verträgen mit Hotels, Veranstaltungsdienstleistern, Dolmetschern, Transkribierern, Druckereien, Fotografen und Speditionsunternehmen.
- Verantwortung für Veranstaltungsbudgets (Entwurf und Abrechnung) unter Verwendung von Excel-Tabellen.
- Abschluss in einem relevanten Fachgebiet.
- Nachgewiesene Erfahrung in einer Position als Konferenz- und Veranstaltungskoordinator, vorzugsweise, aber nicht zwingend erforderlich, internationale Veranstaltungen.
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten und strikte Fristen einzuhalten.
- Ein scharfes Auge für Details und einen proaktiven Ansatz zur Arbeit.
- Bereitschaft zu internationalen Reisen.
- Exzellente IT- und Datenbankkenntnisse, idealerweise Microsoft-Produkte und Dynamics CRM.
- Vollständig kompetent in Deutsch und Englisch.
Das Gehalt ist wettbewerbsfähig und richtet sich nach Wissen und Fähigkeiten. IISS–Europa bietet ein Leistungspaket, einschließlich Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel, Arbeitsbrillen und Sportvereine.
Bewerber sollten ihre Bewerbungen einreichen, indem sie auf die blaue Schaltfläche „Jetzt bewerben“ oben klicken und die Anweisungen zur Einreichung von zwei Dokumenten befolgen: Ein Anschreiben, in dem die Fähigkeiten und Erfahrungen dargelegt werden, die sie in die Rolle einbringen können, sowie einen vollständigen Lebenslauf und Referenzen.
Der Stichtag für den Eingang der Bewerbungen ist der 5. Mai 2025. Bewerber müssen berechtigt sein, in Deutschland zu arbeiten. Das IISS bedauert, dass es keine Visa für diese Position sponsern kann. Das IISS ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
Conference and Events Coordinator, IISS-Europe Arbeitgeber: International Institute for Strategic Studies
Kontaktperson:
International Institute for Strategic Studies HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Conference and Events Coordinator, IISS-Europe
✨Netzwerken ist der Schlüssel
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Fachleuten aus der Eventbranche in Kontakt zu treten. Suche nach Gruppen oder Veranstaltungen, die sich auf Konferenzen und Events konzentrieren, und nimm aktiv daran teil, um wertvolle Kontakte zu knüpfen.
✨Verstehe die Branche
Informiere dich über aktuelle Trends und Herausforderungen im Bereich der Konferenzen und Veranstaltungen, insbesondere im Kontext von Sicherheit und Verteidigung. Dies wird dir helfen, während des Vorstellungsgesprächs fundierte Gespräche zu führen und dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Bereite dich auf praktische Fragen vor
Erwarte, dass du während des Interviews praktische Szenarien oder Fallstudien präsentiert bekommst. Überlege dir im Voraus, wie du komplexe Veranstaltungen planen und managen würdest, um deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.
✨Zeige deine IT-Kenntnisse
Da technische Fähigkeiten für diese Rolle wichtig sind, stelle sicher, dass du während des Gesprächs deine Erfahrung mit CRM-Systemen und Microsoft-Produkten hervorhebst. Bereite Beispiele vor, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Conference and Events Coordinator, IISS-Europe
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des IISS passen.
Erstelle ein überzeugendes Anschreiben: In deinem Anschreiben solltest du klar darlegen, warum du die ideale Person für die Position bist. Betone deine Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen und deine Kommunikationsfähigkeiten. Zeige, dass du die Herausforderungen der Rolle verstehst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen hervor, insbesondere im Bereich Eventmanagement und deine technischen Fähigkeiten. Achte darauf, dass dein Lebenslauf übersichtlich und professionell gestaltet ist.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass sowohl dein Lebenslauf als auch dein Anschreiben gut formatiert sind und keine Rechtschreibfehler enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei International Institute for Strategic Studies vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Anforderungen vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Conference and Events Coordinators. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Geltung kommen können.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle eine hohe Organisation erfordert, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Planung und Durchführung komplexer Veranstaltungen demonstrieren. Sei bereit, konkrete Situationen zu schildern, in denen du mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich gemanagt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Die Position erfordert exzellente Kommunikationsfähigkeiten. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern betreffen.
✨Technische Kenntnisse hervorheben
Stelle sicher, dass du deine IT- und Datenbankkenntnisse, insbesondere in Microsoft-Produkten und Dynamics CRM, deutlich machst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine technische Kompetenz und deinen Umgang mit Event-Management-Tools betreffen.
