Conference and Events Coordinator, IISS-Europe

Der Internationale Institut für Strategische Studien (IISS) ist ein Verteidigungs- und Sicherheits-Think-Tank, der ein tiefes Verständnis für regionale Geopolitik und Geoökonomie im globalen Kontext hat. Die internationalen Forscher bieten unabhängige und unparteiische Analysen und Einblicke in strategische Herausforderungen und Prioritäten für Regierungen und den privaten Sektor.

Das Institut sucht einen selbstbewussten, energiegeladenen und erfahrenen Konferenz- und Veranstaltungskoordinator, der schnell mit einer herausfordernden Arbeitslast zurechtkommt und sein Talent auf höchstem Niveau demonstriert. Der Stelleninhaber wird im IISS–Europa-Büro in Berlin arbeiten und eng mit dem Eventmanagement-Team in der IISS-Zentrale in London zusammenarbeiten.

Diese spannende Position umfasst die Planung, das Management und die Durchführung von hochkarätigen, logistisch komplexen Konferenzen, Workshops und Briefing-Veranstaltungen des IISS–Europa-Büros.

Der ideale Kandidat sollte eine leistungsstarke Person mit hervorragenden Organisationsfähigkeiten, Datenbankkenntnissen und technischer Kompetenz, großem Augenmerk auf Details und der Fähigkeit sein, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen.

• Alle Kommunikation mit Teilnehmern, einschließlich der Versendung von Einladungen, Überwachung und Protokollierung von Antworten mit dem IISS CRM, Verwaltung von Telefon- und E-Mail-Anfragen.
• Management aller logistischen Elemente in Bezug auf interne, virtuelle, hybride und externe Veranstaltungen, einschließlich der Beschaffung von Veranstaltungsorten, Reisen und Unterkünften, AV-Anforderungen, Koordination mit dem IT-Team, Catering und Unterstützung durch Gebäudedienste.
• Koordination einer Vielzahl von Veranstaltungen gleichzeitig; Aktualisierung relevanter Überwachungsdokumente, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder und relevanten Mitarbeiter über den Fortschritt informiert sind.
• Koordination von Veranstaltungsanbietern, einschließlich der Finalisierung von Drittanbieter-Verträgen mit Hotels, Veranstaltungsauftragnehmern, Dolmetschern, Transkribierern, Druckern, Fotografen und Speditionsunternehmen.
• Verantwortung für Veranstaltungsbudgets (Entwurf und Abrechnung) unter Verwendung von Excel-Tabellen.

• Abschluss in einem relevanten Fachgebiet.
• Nachgewiesene Erfahrung in einer Position als Konferenz- und Veranstaltungskoordinator, vorzugsweise, aber nicht zwingend erforderlich, internationale Veranstaltungen.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten und strenge Fristen einzuhalten.
• Ein scharfes Auge für Details und einen proaktiven Ansatz zur Arbeit.
• Bereitschaft und Fähigkeit, international zu reisen.
• Exzellente IT- und Datenbankkenntnisse, idealerweise Microsoft-Produkte und Dynamics CRM.
• Vollständig kompetent in Deutsch und Englisch.

Das Gehalt wird wettbewerbsfähig und entsprechend Wissen und Fähigkeiten sein. IISS–Europa bietet ein Leistungspaket, einschließlich Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel, Arbeitsbrillen und Sportvereine.

Kandidaten sollten ihre Bewerbungen einreichen, indem sie auf die blaue Schaltfläche „Jetzt bewerben“ oben klicken und den Anweisungen folgen, um zwei Dokumente einzureichen: Ein Anschreiben, in dem die Fähigkeiten und Erfahrungen dargelegt werden, die sie in die Rolle einbringen können. Ein vollständiger Lebenslauf und Referenzen. Der Stichtag für den Eingang der Bewerbungen ist der 5. Mai 2025. Kandidaten müssen berechtigt sein, in Deutschland zu arbeiten. Das IISS bedauert, dass es keine Visa für diese Position sponsern kann. Das IISS ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.