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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde der zentrale Ansprechpartner für Büroanfragen und organisiere Meetings.
- Arbeitgeber: IISS–Europa, ein führendes Denkmal für Verteidigungs- und Sicherheitspolitik.
- Mitarbeitervorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel und Sportclubs.
- Warum dieser Job: Gestalte die Büroorganisation und unterstütze wichtige strategische Projekte.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
- Andere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Stunden: 30 Stunden pro Woche über 5 Tage
Vertrag: Befristet, 3 Jahre (mit Möglichkeit zur Verlängerung)
Standort: Berlin
Das International Institute for Strategic Studies (IISS) ist ein Denkfabrik für Verteidigung und Sicherheit, das ein tiefes Verständnis für regionale Geopolitik und Geoökonomie im globalen Kontext hat. Seine internationalen Forscher bieten erstklassige unabhängige und unparteiische Analysen und Einblicke in strategische Herausforderungen und Prioritäten für Regierungen und den privaten Sektor. Es ist darauf spezialisiert, nationale Führungskräfte und hochrangige Entscheidungsträger in der Außenpolitik, Verteidigung und Sicherheit zusammenzubringen; den Dialog zu fördern; und effektive und einflussreiche bilaterale und multilaterale Konsultationen zu erleichtern.
Das IISS-Europe sucht einen Office Manager auf befristeter Basis. Diese Rolle berichtet an den Geschäftsführer von IISS–Europe.
Verantwortlichkeiten
- Werde der Ansprechpartner für interne und externe bürobezogene Anfragen.
- Sicherstellen der Wartung von Einrichtungen und Geräten im Büro, einschließlich der Zusammenarbeit mit dem IT-Team und externen Lieferanten.
- Organisation von Meetings und Verwaltung der IISS-Datenbank.
- Begrüßung von Besuchern, Beantwortung von Telefonanrufen und E-Mails sowie Durchführung routinemäßiger administrativer Aufgaben.
- Unterstützung des Geschäftsführers bei der Aufrechterhaltung der Bürosicherheit.
- Weitere administrative Unterstützung für den Exekutivdirektor und Geschäftsführer, einschließlich der Pflege eines effizienten Ablagesystems.
- Unterstützung bei der Personalverwaltung und anderen Unterlagen für die Einarbeitung sowie Bereitstellung von Büroeinweisungen für neue Mitarbeiter.
- Logistische Unterstützung bei IISS-Europe-Veranstaltungen, wenn erforderlich.
Anforderungen
- Nachweisbare Erfahrung mit Büropraktiken und Verwaltung.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
- Fähigkeit, effektiv persönlich und remote über mehrere Zeitzonen hinweg zu kommunizieren.
Vergütung
Das Gehalt wird wettbewerbsfähig und entsprechend Wissen und Fähigkeiten sein. IISS–Europe bietet ein Leistungspaket, einschließlich Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel, Arbeitsbrillen und Sportvereine.
Bewerbung
Kandidaten sollten ein Anschreiben einreichen, in dem sie ihre Eignung für die Stelle darlegen, sowie einen Lebenslauf mit Referenzen, indem sie auf die blaue Schaltfläche „Jetzt bewerben“ auf der linken Seite dieses Bildschirms klicken. Der Stichtag für den Eingang der Bewerbungen ist der 16. Mai 2025. Kandidaten müssen berechtigt sein, in der EU zu arbeiten. Leider können wir für diese Position keine Visumsponsoring anbieten. Aufgrund des zu erwartenden Bewerbungsvolumens werden nur die ausgewählten Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch kontaktiert. Das IISS ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
Office Manager, IISS–Europe Arbeitgeber: International Institute for Strategic Studies
Kontaktperson:
International Institute for Strategic Studies HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager, IISS–Europe
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen. Das zeigt, dass du wirklich engagiert bist.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von IISS–Europe über LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Themen, die IISS behandelt, und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen. So kannst du im Gespräch glänzen und zeigen, dass du die richtige Wahl bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen korrekt eingibst und nichts Wichtiges vergisst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager, IISS–Europe
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle als Office Manager bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles: Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben klar strukturiert sind. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es uns leichter fallen, deine Qualifikationen schnell zu erfassen.
Sprich unsere Sprache: Da wir sowohl Deutsch als auch Englisch schätzen, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Wenn du in deinem Anschreiben auf deine Sprachkenntnisse eingehst, zeigst du uns, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
Bewirb dich über unsere Website: Vergiss nicht, deine Bewerbung über den blauen 'Jetzt bewerben'-Button auf unserer Website einzureichen. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du im Auswahlprozess berücksichtigt wirst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei International Institute for Strategic Studies vorbereitest
✨Verstehe die Organisation
Informiere dich über das IISS und seine Rolle in der geopolitischen Analyse. Zeige im Interview, dass du die Mission und die Werte des Instituts verstehst und wie deine Fähigkeiten dazu passen.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung in der Büroorganisation und Verwaltung. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten im Multitasking und in der Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten erfordert, übe, wie du deine Gedanken klar und präzise ausdrücken kannst. Vielleicht kannst du auch ein paar Sätze auf Englisch vorbereiten, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und die Unternehmenskultur zu erfahren.