Auxiliar de Oficina

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Fecha de publicación: 31 de enero de 2025
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 3 de marzo de 2025

Job ID: 12711
Departamento: WORKQUALITY
Unidad: GEDI
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

Pueden participar:

• Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
• Candidatos externos*

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o PowerPoint, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es: 71 936 francos suizos por año.

El puesto está ubicado en la Subdivisión de Género, Igualdad, Diversidad e Inclusión (GEDI) del Departamento de Condiciones de Trabajo e Igualdad (WORKQUALITY). GEDI se encarga de promover la igualdad de género, la inclusión y el respeto a la diversidad en el mundo laboral, de forma integrada y global.

Objetivo principal

El/la titular del puesto realizará una serie de tareas estándar de apoyo administrativo y de oficina que contribuirán al funcionamiento correcto y a la ejecución de las actividades de la unidad orgánica en los plazos establecidos. Dichas tareas guardan relación principalmente con el mantenimiento de la correspondencia y la elaboración de documentos, la ejecución de gestiones administrativas, la asistencia en la gestión de la información y de los registros y para las reuniones, y requieren el uso y la aplicación de las correspondientes reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos de la OIT (normas aplicables).

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con el personal de la propia unidad orgánica y con personal de otras unidades orgánicas del mismo ámbito de trabajo, para obtener, proporcionar o aclarar información sobre cuestiones relacionadas con tareas específicas y transmitir las instrucciones impartidas por su supervisor(a). A nivel externo, el/la titular del puesto estará en contacto principalmente con los/las visitantes, los/las participantes en reuniones y/o los proveedores de servicios, para hacer el seguimiento de cuestiones ordinarias, intercambiar información o remitirles a quien corresponda.

Supervisión recibida/ejercida

El/la titular trabaja bajo la supervisión directa del jefe(a) de sección. El/la titular del puesto trabajará con cierto grado de autonomía operativa en el desempeño de las tareas cotidianas y consultará a su supervisor(a) en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no corrientes. La supervisión de la que será objeto se centrará en la calidad y la puntualidad de la ejecución de las tareas asignadas.

Funciones y responsabilidades fundamentales

• Realizar diversas tareas de apoyo de oficina, tales como el mantenimiento de correspondencia y la elaboración de documentos, asistencia en la gestión de información y de los registros, vigilancia de los canales de comunicación de la unidad orgánica, y apoyo logístico y administrativo rutinario para las reuniones.
• Mantenerse informado/a de las reglas, los reglamentos, los procedimientos y los procesos de oficina y administrativos pertinentes y velar por que el trabajo realizado se ajuste a los mismos. Mantenerse informado/a de las actividades y las prioridades de la unidad orgánica.
• Recibir y/o registrar las comunicaciones entrantes y remitirlas a quienes corresponda. Responder a los pedidos de información rutinarios o remitirlos a quien corresponda. Mecanografiar, dar formato y revisar diversos documentos, asegurándose de su precisión y de que la ortografía, la puntuación, la gramática y el estilo sean correctos, y comprobar que se ajusten a las normas aplicables. Redactar correspondencia estándar. Preparar traducciones oficiosas que se le soliciten. Cargar contenido en páginas web.
• Concertar citas y reuniones según se lo soliciten. Recibir y guiar a los visitantes a las salas de reunión. Prestar ayuda con los trámites relativos a los viajes oficiales. Preparar estimaciones de costos rutinarias.
• Mantener y actualizar los sistemas de gestión de la información y de registro, tales como sistemas de archivo, bases de datos y otras plataformas.
• Tramitar transacciones ordinarias y realizar un seguimiento de las mismas en el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).
• Prestar apoyo logístico y administrativo ordinario para las reuniones y otros eventos. Preparar y enviar cartas de invitación, órdenes del día y otros materiales. Preparar las instalaciones y los equipos en los locales de reunión. Suministrar ayuda e información a las/los participantes sobre cuestiones básicas.
• Mantener los suministros y el equipo estándar de la oficina. Mantener actualizados los inventarios, encargar el material necesario y notificar toda incidencia en los equipos. Colaborar en los traslados de oficina, entre otras cosas, tramitar los derechos de acceso y preparar los puestos de trabajo de nuevos miembros del personal.
• Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Requisitos mínimos

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cuatro años de experiencia pertinente.

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT (integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración), para este puesto se exigen las competencias siguientes:

• Conocimiento de los procedimientos generales de una oficina y capacidad para trabajar en el marco de las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables.
• Dominio del uso de paquetes de programas informáticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.
• Buen nivel de aptitud para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).
• Capacidad para entender las herramientas, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web de la oficina y para trabajar con ellos.
• Capacidad para utilizar un sistema de gestión de contenidos a fin de copiar, pegar y dar formato a contenidos en páginas de un sitio web público.
• Capacidad para redactar correspondencia estándar.
• Meticulosidad en el trabajo, a fin de detectar discrepancias en los datos.
• Tacto y cortesía en el trato con los demás, y capacidad para transmitir información de manera adecuada y respetuosa.
• Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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