Expedited SVN: Supply Chain Officer (P)

Kinshasa, Demokratische Republik Kongo

Die Internationale Organisation für Migration (IOM) wurde 1951 gegründet und ist eine verwandte Organisation der Vereinten Nationen. Als führende UN-Agentur im Bereich Migration arbeitet sie eng mit Regierungs-, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Partnern zusammen. Die IOM setzt sich dafür ein, humane und geordnete Migration zum Wohle aller zu fördern, indem sie Dienstleistungen und Beratung für Regierungen und Migranten bereitstellt.

Unter der allgemeinen Aufsicht des Missionschefs (CoM) und der direkten Aufsicht des Senior Resources Management Officer sowie in enger Zusammenarbeit mit dem Regionalbüro für Ost-, Horn- und Südafrika in Nairobi und in Koordination mit der Supply Chain Division in der Zentrale (HQ) ist der Supply Chain Officer verantwortlich für die Aktivitäten im Bereich Lieferkette, geleitet von den Zielen des Supply Chain Managements (SCM), um qualitativ hochwertige Waren/Dienstleistungen zu optimalen Preisen und zeitgerecht an die Begünstigten zu liefern.

Verantwortlichkeiten

• Beitrag zur strategischen Planung der lieferkettenbezogenen Aktivitäten des Landesbüros (CO) in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Interessengruppen im Land sowie relevanten Einheiten in der Zentrale.
• Durchführung von Logistik-Kapazitätsbewertungen und Marktforschung, um Entscheidungsträger über lokale Markttrends und Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten; Analyse statistischer Daten und Marktberichte zur Situation der Waren, Produktionsmuster und Verfügbarkeit von Waren und Dienstleistungen.
• Koordination und Überwachung aller Aufgaben und Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Management der Lieferkette, einschließlich Planung, Budgetierung, Terminplanung und Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen, die vom CO benötigt werden.
• Beitrag zur Verwaltung der Aktivitäten der Lieferkette im CO, einschließlich Planung, Beschaffung, Lagerverwaltung, Transport und Verteilung, Fuhrpark, Vermögens- und Facility-Management, Logistik-Informationsmanagement und Berichterstattung sowie Unterstützung, Anleitung und Schulung des relevanten Personals in Bezug auf die entsprechenden Richtlinien, Regeln und Vorschriften.
• Identifizierung von Engpässen in der Lieferkette (Wertstromanalyse) und Vorschlag zur Optimierung der Prozesse, um die Lücken zu schließen und sicherzustellen, dass die Begünstigten qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen zeitgerecht und effizient erhalten.
• Beitrag zur Überprüfung der Beschaffungsanfragen, Identifizierung von Dienstleistern und Bewertung von Informationen über die Leistung von Anbietern hinsichtlich Qualität, Preisen und pünktlicher Lieferung von Waren/Dienstleistungen.
• Einholung von Angeboten, Ausschreibungen und Tenderdokumenten, Überwachung des Ausschreibungsprozesses und Unterstützung bei der Durchführung der Beschaffungstransaktionen, Analyse der Angebote unter Gewährleistung der Übereinstimmung mit den festgelegten Anforderungen; Durchführung von Bewertungen und Auswahl von Lieferanten sowie Bestätigung der Zahlungsbedingungen; Erstellung von Bestellungen und Sicherstellung der Genehmigung gemäß der Delegationsmatrix des CO.
• Zusammenarbeit mit dem Programmmanagement und technische Unterstützung bei der Vorbereitung und Herausgabe der „Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen“ und Ausschreibungsunterlagen für die Ausschreibungsprozesse der Programme/Projekte.
• Sicherstellung, dass die Ausschreibungsprozesse fair, transparent und gemäß den bestehenden Beschaffungsregeln und -vorschriften durchgeführt werden.
• In Koordination mit den relevanten Parteien rechtzeitige Einreichung von Berichten über Vermögenswerte, Beschaffung und andere innerhalb des CO, des Regionalbüros und der relevanten Abteilungen der Zentrale, wie angemessen.
• Beitrag zur Einrichtung und Verwaltung robuster, geeigneter interner Kontrollmechanismen für den Prozess des Supply Chain Managements, um die Vermögenswerte der Organisation zu schützen und Betrug zu verhindern, während sichergestellt wird, dass länderspezifische Verwaltungsverfahren vorhanden sind und gemäß den Regeln und Vorschriften der Organisation befolgt werden.
• Unterstützung und Überwachung der Wartung und Reparatur von Büroeinrichtungen, einschließlich vorbeugender Wartung. Beitrag zur Einrichtung von Wartungsverträgen mit kompetenten Dienstleistern, wenn dies machbar und kosteneffektiv ist.
• Bereitstellung von Schulungen und Anleitung für das SCM-Personal des CO, während deren berufliche und karrierebezogene Entwicklung überwacht, bewertet und unterstützt wird.
• Aktive Teilnahme an UN-Inter-Agentur-Meetings und Foren im Zusammenhang mit dem Management der Lieferkette. Zusammenarbeit beim Teilen von Ressourcen zur Erreichung gemeinsamer Ziele und der Umsetzung globaler UN-Initiativen.
• Erfüllung anderer zugewiesener Aufgaben.

Erforderliche Qualifikationen und Erfahrungen

Bildung

• Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, Supply Chain Management, Logistik, Beschaffung oder einem verwandten Bereich von einer akkreditierten akademischen Institution mit zwei Jahren relevanter Berufserfahrung; oder Universitätsabschluss in den oben genannten Bereichen mit vier Jahren relevanter Berufserfahrung.

Erfahrung

• Erfahrung in der Verwaltung vielfältiger Beschaffungs- und Logistikoperationen; und
• Nachgewiesene Erfahrung in der Schulung und Beaufsichtigung von Teams von Mitarbeitern, Verwaltung von Anbietern und Lieferanten.

Fähigkeiten

• Umfassende Kenntnisse der internen Beschaffungs- und Finanzregeln der IOM/UN sowie der Systeme und Prozesse der IOM, wie sie auf Beschaffung und Logistik angewendet werden;
• Ausgezeichnetes Computerwissen; und
• Gute Kenntnisse von Oracle sind von Vorteil.

Sprachen

• Alle IOM-Mitarbeiter in allen Kategorien müssen in einer der offiziellen Sprachen der IOM (Englisch, Französisch, Spanisch) fließend sein. Für diese Position sind fließende Englisch- und Französischkenntnisse erforderlich (mündlich und schriftlich).
• Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache (Arabisch, Chinesisch, Russisch und Spanisch) sind von Vorteil.

Werte

• Inklusion und Respekt für Vielfalt: Respektiert und fördert individuelle und kulturelle Unterschiede. Fördert Vielfalt und Inklusion.
• Integrität und Transparenz: Hält hohe ethische Standards ein und handelt in Übereinstimmung mit den organisatorischen Prinzipien/Richtlinien und Verhaltensstandards.
• Professionalität: Zeigt die Fähigkeit, in einer besonnenen, kompetenten und engagierten Weise zu arbeiten und trifft sorgfältige Entscheidungen bei der Bewältigung alltäglicher Herausforderungen.
• Mut: Zeigt die Bereitschaft, zu wichtigen Themen Stellung zu beziehen.
• Empathie: Zeigt Mitgefühl für andere, lässt Menschen sich sicher, respektiert und fair behandelt fühlen.

Kernkompetenzen

• Teamarbeit: Entwickelt und fördert effektive Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Einheiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen und Ergebnisse zu optimieren.
• Ergebnisse liefern: Produziert und liefert qualitativ hochwertige Ergebnisse in einem serviceorientierten und zeitgerechten Rahmen. Ist handlungsorientiert und engagiert, um vereinbarte Ergebnisse zu erzielen.
• Wissen verwalten und teilen: Sucht kontinuierlich nach Lernmöglichkeiten, teilt Wissen und innoviert.
• Rechenschaftspflicht: Übernimmt Verantwortung für die Erreichung der Prioritäten der Organisation und trägt Verantwortung für eigene Handlungen und delegierte Arbeiten.
• Kommunikation: Fördert und trägt zu klarer und offener Kommunikation bei. Erklärt komplexe Angelegenheiten auf informative, inspirierende und motivierende Weise.

Diese Stelle ist nur für aktuelle und ehemalige IOM-Mitarbeiter geöffnet, die in den letzten 12 Monaten aufgrund des strukturellen Anpassungsprozesses getrennt wurden. International rekrutierte Fachkräfte müssen mobil sein. Jedes Angebot, das dem Kandidaten in Bezug auf diese Stellenanzeige gemacht wird, unterliegt der Bestätigung der Finanzierung. Dieser Auswahlprozess kann verwendet werden, um ähnliche Positionen an verschiedenen Dienstorten zu besetzen. Empfohlene Kandidaten bleiben für einen Zeitraum von 24 Monaten für die Ernennung zu einer ähnlichen Position berechtigt. Die Ernennung erfolgt unter dem Vorbehalt der Bestätigung, dass der Kandidat medizinisch für die Ernennung geeignet ist, Akkreditierung, etwaige Wohnsitz- oder Visaanforderungen sowie Sicherheitsüberprüfungen. IOM hat eine Null-Toleranz-Politik für Verhaltensweisen, die mit den Zielen und Vorgaben der Vereinten Nationen und der IOM unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung, Machtmissbrauch und Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Nationalität, Alter, Rasse, sexueller Orientierung, religiösem oder ethnischem Hintergrund oder Behinderungen.