Facility Management Co-ordinator (f/m/x)

Die International Paralympic Committee (IPC) bietet die Position eines Facility Management Koordinators (f/m/x) in einem internationalen und multikulturellen Team am IPC-Hauptsitz in Bonn, Deutschland, ab sofort an.

Über die IPC

Bei der IPC arbeiten wir als ein Team, ausgerichtet und fokussiert auf die Erfüllung unserer Vision und Mission. Die Vision der IPC ist eine inklusive Welt durch Para-Sport. Wir glauben, dass Veränderung mit Sport beginnt und dass die Arbeit der paralympischen Bewegung ein Katalysator für soziale Inklusion ist und die UN-Konvention über die Rechte von Menschen mit Behinderungen sowie die 17 nachhaltigen Entwicklungsziele der UN vorantreibt. Die IPC, eine zweckorientierte gemeinnützige Vereinigung, ist die globale Leitungsbehörde der paralympischen Bewegung. Wir überwachen die Durchführung der Paralympischen Spiele und der Paralympischen Winterspiele und fungieren als internationale Föderation für fünf Para-Sportarten. Seit 1989 schaffen wir Veränderungen durch Sport mit den Paralympischen Spielen und Paralympischen Athleten im Mittelpunkt.

Rolle

Der Facility Management Koordinator (f/m/x) ist dem Facility Senior Manager verantwortlich und wird für den reibungslosen Betrieb des IPC-Campus zuständig sein, indem er die Facility-Services koordiniert, Sicherheit und Funktionalität gewährleistet und administrative sowie Empfangsunterstützung bietet (wenn erforderlich).

Kernverantwortlichkeiten

• Bearbeitung interner Facility Service Desk-Tickets und zeitnahe Lösung von Problemen sowie Koordination und Berichterstattung über facilitybezogene Vorfälle an den Senior Facility Manager.
• Pflege des Inventars von Büromöbeln, Büromaterialien und Küchenverbrauchsmaterialien; Pflege von Büro- und Gartenmöbeln, um ordnungsgemäße Funktionalität und Erscheinung sicherzustellen.
• Koordination von Büroumzügen, Schreibtischänderungen und Raumänderungen; Sicherstellung, dass Konferenzräume und gemeinsame Büros sauber, ordentlich und bereit zur Nutzung sind, durch regelmäßige Inspektionen.
• Unterstützung bei der Einrichtung und Koordination interner Veranstaltungen und als Empfangsbackup nach Bedarf tätig sein.
• Überwachung und Inspektion ausgelagerter Facility-Services (z.B. Reinigung, Wartung, Landschaftspflege); Sicherstellung der Servicequalität, Dokumentation von Problemen und Eskalation oder Nachverfolgung von Beschwerden nach Bedarf.
• Koordination und Nachverfolgung geplanter Wartungs- und Reparaturarbeiten mit externen Dienstleistern und internen Teams.
• Inspektion von Sicherheits- und Notfallausrüstungen (z.B. Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kits) und Pflege aller zugehörigen Protokolle und Dokumentationen; Unterstützung bei Risikobewertungen im Zusammenhang mit Einrichtungen, Ausrüstung und Gebäudesicherheit.
• Unterstützung bei Sicherheitsschulungen, Feuerübungen und Notfallvorbereitungsübungen.
• Tägliche Inspektionen des Fitnessraums und der Geräte durchführen, Probleme oder Vorfälle melden und Sicherheits- und Nutzungseinweisungen für Mitarbeiter koordinieren.
• Verfolgen und Analysieren von Facility-Service-Metriken (z.B. Reaktionszeiten, Kosten) und Identifizierung sowie Vorschlag von Verbesserungen zur Effizienz, Kosteneinsparungen und Servicequalität.

Kernanforderungen

• Leidenschaft für die Vision, Mission und Werte der IPC.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Dienstleisterposition, idealerweise in einer multikulturellen Organisation.
• Idealerweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Erfahrung im Bereich Facility Management oder Immobilienverwaltung.
• Erfahrung in einem internationalen und multikulturellen Kontext.
• Serviceorientierte Arbeitsweise.
• Fähigkeit, Richtlinien zu befolgen und Verfahren einzuhalten.
• Exzellente organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Fähigkeit, an mehreren Projekten zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Fähigkeiten in Englisch und Deutsch.
• Kenntnisse in der Anwendung grundlegender Projektmanagement-Tools wie Microsoft Office 365.

Wenn Sie sich bewerben möchten, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben in Englisch und im PDF-Format.

Die IPC ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und wir ermutigen insbesondere Personen mit Behinderungen und Mitglieder von Minderheitengruppen zur Bewerbung; wir unterstützen den Umzugsprozess und bieten barrierefreie Überg Unterkünfte an.