Operations & Administration Coordinator (ITTF Foundation) in Leipzig

Die ITTF Foundation ist eine globale gemeinnützige Organisation, die 2018 gegründet wurde und die Kraft des Tischtennis nutzt, um nachhaltige soziale Veränderungen voranzutreiben und positive Auswirkungen in Gemeinschaften weltweit zu schaffen. Wir arbeiten eng mit der International Table Tennis Federation (ITTF) zusammen, dem globalen Dachverband des Tischtennis, der 227 Mitgliedsverbände und mehr als 30 Millionen Wettkampfspieler vertritt.

Wir suchen eine proaktive, zuverlässige und hochorganisierte Person zur Unterstützung der täglichen Koordination und der Abläufe der ITTF Foundation in dieser Teilzeitstelle. Sie werden in einer Vielzahl von Aktivitäten beitragen, einschließlich der Koordination von Vorstandssitzungen, Berichterstattung, HR-Administration, Veranstaltungs- und Reisekoordination, Dokumentenmanagement und operativer Nachverfolgung. Sie werden eng mit Kollegen in der Organisation zusammenarbeiten und sicherstellen, dass Maßnahmen, Fristen und Prozesse effektiv eingehalten werden.

Diese abwechslungsreiche und internationale Rolle bietet die Möglichkeit, Verantwortung für wichtige organisatorische Prozesse zu übernehmen und zum effektiven Funktionieren der ITTF Foundation beizutragen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Vorstand & Governance: Koordination, Vorbereitung und Nachverfolgung von Vorstandssitzungen, einschließlich Agenden, Präsentationen, Sitzungsunterlagen, Protokollen und Aktionspunkten.
• Administration & Finanzen: Unterstützung bei finanziellen und administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Zertifikaten, offiziellen Schreiben und anderen formalen Dokumenten sowie allgemeine operative Unterstützung nach Bedarf.
• Direktor & Teamunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung des Direktors der ITTF Foundation und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben, Maßnahmen und Fristen aus internen Planungs- und Teamprozessen.
• Berichterstattung & HR: Koordination und Mitwirkung an interner und externer Berichterstattung sowie allgemeiner HR-Administration und verwandten Prozessen.
• Veranstaltungen & Logistik: Koordination und Bereitstellung organisatorischer Unterstützung für wichtige Veranstaltungen der ITTF Foundation, einschließlich Reise- und Visaanträgen, Gästekoordination, Programmen und vor Ort Unterstützung, wo erforderlich.

Auswahlkriterien:

• Relevante berufliche Qualifikation, Abschluss oder gleichwertige praktische Erfahrung in Administration, Betrieb, Koordination oder einer ähnlichen Rolle.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und einen strukturierten, detailorientierten Ansatz.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen zu verwalten, effektiv zu priorisieren und vereinbarte Maßnahmen nachzuhalten.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, unabhängig und kollaborativ zu arbeiten.
• Kenntnisse in digitalen Tools und Plattformen, einschließlich Microsoft Office.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse (obligatorische Voraussetzung — Bewerber, die diese Anforderung nicht erfüllen, werden nicht berücksichtigt).
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität zu behandeln.
• Flexibilität zur Unterstützung gelegentlicher internationaler Veranstaltungen und Reisen.
• Erfahrung in einer internationalen Organisation oder im gemeinnützigen Bereich ist von Vorteil.
• Interesse an der Mission der ITTF Foundation und der Rolle des Sports bei der Schaffung positiver sozialer Veränderungen ist von Vorteil.

Zusammenfassung:

• Arbeitszeiten: Teilzeit, 20 Stunden pro Woche.
• Vertragsdauer: 1 Jahr befristet, mit der Option auf Verlängerung.
• Startdatum: 15. November 2026.
• Gehalt: 14.400–18.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikationen und Erfahrung.
• Arbeitsort: Bevorzugt Bürostandort in Leipzig, Deutschland, mit Optionen für Remote-Arbeit.
• Bewerbungsschluss: 4. Oktober 2026.

Die ITTF Foundation setzt sich für ein diverses, inklusives und einladendes Arbeitsumfeld ein. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und ermutigen Bewerbungen von geeigneten Kandidaten aller Hintergründe, unabhängig von Geschlecht, Ethnie, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Religion oder Glauben. Wenn Sie nicht alle Auswahlkriterien erfüllen, aber glauben, dass Sie gut für die Rolle geeignet sind, ermutigen wir Sie dennoch, sich zu bewerben.

Um sich zu bewerben, sollten die Kandidaten die folgenden Dokumente über das Bewerbungsformular einreichen:

• Ein Bewerbungsschreiben, in dem Ihr Interesse an der Position und Ihre relevanten Erfahrungen, einschließlich Ihres Interesses an der Arbeit in Leipzig, hervorgehoben werden.
• Aktueller Lebenslauf, einschließlich Referenzen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, ein neues Teammitglied willkommen zu heißen.