Junior Accounting Officer

Der Junior Accounting Officer wird unter der direkten Aufsicht des Leiters der Debitorenbuchhaltung arbeiten und die Durchführung des Forderungsmanagements der Union unterstützen. Die Rolle trägt zur Zuverlässigkeit der Buchhaltungsunterlagen der Union gemäß den geltenden Regeln, Vorschriften und Verfahren bei.

AUFGABEN UND VERANTWORTUNGEN

• Verwaltung der Vorbereitung, Überprüfung, Rechnungsstellung und Nachverfolgung neuer Mitglieder, gekündigter Mitglieder, eingefrorener und gelöschter Mitglieder in Zusammenarbeit mit dem Mitgliederservice; Erstellung von Lastschriftnotizen, Verträgen, Ausstellung von Gutschriften, Versand von Rechnungen und Beantwortung allgemeiner Anfragen von Mitgliedstaaten und Sektor-Mitgliedern bezüglich ihrer Konten.
• Vorbereitung, Aufzeichnung und Versand von Rechnungen für Konferenzen.
• Pflege der Stammdaten der Kunden, einschließlich Kontaktdaten, beitragspflichtigen Einheiten und vertraglichen Beziehungen; Erstellung von Rechnungsadressen und Etablierung entsprechender Beziehungen unter Verwendung von Customer Relationship Management (CRM) und Verwaltung des Datenaustauschs zwischen SAP und CRM (Geschäftspartner, Zahler und Kontakte in Verträgen).
• Bearbeitung der Korrespondenz und Kontaktaufnahme mit den Diensten für Mitgliedschaften und Mitgliedstaaten, um die Datenintegrität sicherzustellen.
• Verwaltung des elektronischen Postfachs FRMD-Debt durch Beantwortung von Absendern im Kompetenzbereich.
• Vorbereitung und Versand des Finanzrundschreibens der Union (Situation der Schulden aller ITU-Mitglieder) auf vierteljährlicher Basis und Verwaltung von Antworten und zugehöriger Korrespondenz zur Unterstützung der gesetzlichen Berichterstattung.
• Vorbereitung und Analyse von Mitgliedschaftsstatistikberichten und -analysen sowie Bereitstellung genauer Informationen für die Budgetabteilung und betroffene Mitarbeiter.
• Vorbereitung der Besuchsbriefings des Generalsekretärs in CRM, Suche nach allen Konten der Mitgliedstaaten/Sektor-Mitglieder mit einem ausstehenden Saldo und Aktualisierung relevanter Informationen im CRM-System. Eskalation von Problemen, wenn erforderlich.
• Beitrag zur jährlichen Abschlussbilanz durch Vorbereitung der jährlichen Rückstellung für Debitoren, Aktualisierung der Zahlungen, die sich auf die Rückstellung des Vorjahres beziehen, und Festlegung der Rückstellung gemäß dem Finanzrundschreiben zum 31. Dezember jedes Jahr. Teilnahme an anderen Jahresabschlussprozessen nach Bedarf.
• Vorschläge zur Verbesserung von Arbeitsmethoden und operativen Verfahren sowie Arbeitsabläufen; Teilnahme an der Umsetzung von Projekten zur Verbesserung der Automatisierung und Effizienz.
• Unterstützung bei ITU-Plenartagungen (PP), Ratssitzungen und Arbeitsgruppen nach Bedarf.
• Erledigung anderer verwandter Aufgaben nach Anweisung.

WESENTLICHE KOMPETENZEN

• Anwendung von Fachwissen
• Effektive Kommunikation
• Lernen und Wissensaustausch
• Organisatorisches Engagement
• Ergebnisorientierung
• Teamarbeit und Zusammenarbeit

FUNKTIONALE KOMPETENZEN

• Analyse, Urteilsvermögen und Entscheidungsfindung
• Kunden- und Serviceorientierung
• Innovation und Veränderungsförderung
• Netzwerken und Partnerschaften aufbauen
• Planung und Organisation

TECHNISCHE KOMPETENZEN

• Gute Kenntnisse der Rechnungslegungsgrundsätze und der Prozesse des Forderungsmanagements in einer internationalen Organisation.
• Fähigkeit, mit ERP-Systemen, insbesondere SAP, und der MS Office-Suite zu arbeiten.
• Starke analytische Fähigkeiten, Genauigkeit und Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, unabhängig unter Druck zu arbeiten, Aufgaben zu priorisieren und die Arbeit mit mehreren Interessengruppen zu koordinieren.

ANFORDERUNGEN

• Bildung: Hochschulabschluss in Finanzen, Rechnungswesen, Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich oder ein gleichwertiges Diplom von einem angesehenen College für Weiterbildung.
• Erfahrung: Mindestens drei Jahre fortschreitende verantwortliche Erfahrung in Rechnungswesen, Finanzen, Finanzmanagement oder einem verwandten Bereich. Ein fortgeschrittener Abschluss in einem verwandten Bereich kann ein Jahr Erfahrung ersetzen; eine Promotion kann zwei Jahre ersetzen.
• Sprachen: Kenntnisse einer der sechs Amtssprachen der Union (Arabisch, Chinesisch, Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch) auf fortgeschrittenem Niveau und Kenntnisse einer zweiten Amtssprache auf mittlerem Niveau. Kenntnisse einer dritten Amtssprache sind von Vorteil. Eine Lockerung der Sprachvoraussetzungen kann für Kandidaten aus Entwicklungsländern mit umfassenden Kenntnissen einer Amtssprache der Union genehmigt werden.

ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN

Diese vorübergehende Möglichkeit steht Personen zur Verfügung, die lokal ansässig sind.

EEO-AUSSAGE

Die ITU verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber allen Formen von Belästigung. Die ITU setzt sich für Vielfalt und Inklusion innerhalb ihrer Belegschaft ein und ermutigt alle Kandidaten, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, religiösem oder ethnischem Hintergrund, einschließlich Menschen mit Behinderungen, sich zu bewerben, um Teil der Organisation zu werden. Die Erreichung eines Geschlechtergleichgewichts hat für die ITU hohe Priorität.