Office Management (m/w/d)

Wir suchen von Anfang Juni 2026 (befristet) eine:n Kolleg:in für den Bereich Office Management.

Deine Aufgaben:

• Du verstehst es, mit Elan und einem Augenzwinkern den Empfang in unserem Büro verantwortungsvoll zu besetzen.
• Du bist für die allgemeinen Sekretariats- und Büroabläufe (E-Mails, Telefon, interne Terminkoordination der Geschäftsleitung etc.) zuständig sowie die Postbearbeitung und -verteilung.
• Du koordinierst einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und sorgst mit deiner offenen und herzlichen Art dafür, dass sich Mitarbeitende und Besuchende wohlfühlen (z. B. durch die Begrüßung und Bewirtung von Gästen).
• Du übernimmst die Protokollführung bei internen Meetings.
• Du sorgst dafür, dass unsere Kontaktdatenbank (FileMaker) immer auf dem aktuellen Stand ist.
• Du kümmerst dich um die Bestellungen von Büromaterialien und sorgst dafür, dass deinen Kolleg:innen nichts ausgeht.
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung für den Bereich Geschäftsführung (Kreditkartenabrechnungen, Bewirtungsbelege etc.).
• Du bist Ansprechpartner:in für unsere Hausverwaltung, Handwerker:innen und unseren Reinigungsservice.
• Kurzum: du bist das Aushängeschild unseres Büros.

Du passt zu uns, wenn:

• Du Berufserfahrung im Bereich Sekretariat/Office Management oder einem ähnlichen Tätigkeitsfeld hast.
• Du ein echtes Organisationstalent mit Weitblick und Fingerspitzengefühl für Details bist.
• Du den Teamgeist lebst und Andere mit deiner guten Laune ansteckst.
• Du Themen proaktiv angehst und Hilfsbereitschaft bei dir großgeschrieben wird.
• Du dich auch in Stresssituationen nicht aus der Ruhe bringen lässt und strukturiert, engagiert und selbstständig arbeitest.
• Du sicher mit MS-Office umgehst.
• Du über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügst, da du viel mit deinen Kolleg:innen sowie mit Dienstleistern, Kooperationspartnern oder unseren Gästen kommunizierst.
• Und du zu guter Letzt durch deine freundliche, offene und serviceorientierte Art überzeugst… und dich selbst nicht immer allzu ernst nimmst ;)

Warum wir?

Bei uns erwartet dich ein vielseitiges Aufgabenfeld mit großer Eigenverantwortlichkeit. Unsere Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen bietet dir optimale Voraussetzungen für deine berufliche und persönliche Entwicklung. Arbeiten auf Augenhöhe und ein respektvolles Miteinander stehen in unseren Teams an höchster Stelle.

Unser Büro befindet sich im Pineapple Park – mit wundervollem Rundumblick über ganz München. Deine Work-Life-Balance unterstützen wir mit einem Zuschuss zu EGYM Wellpass (Firmenfitness).

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt im Juni & Juli während der Einarbeitungsphase 20 Stunden, danach 30 Stunden. In der Zeit kurz vor sowie während des Festivals ist von Mehrarbeit auszugehen (für die Mehrarbeit gibt es einen Freizeitausgleich).

Die Internationale Münchner Filmwochen GmbH setzt sich für Diversität und Inklusion in ihren Teams ein. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unserer Beschäftigten sind Garanten für Kreativität, Innovation und Erfolg unserer internationalen Kulturarbeit. Deshalb freuen wir uns über alle Bewerber:innen mit passenden Einstellungsvoraussetzungen, unabhängig von ihrer Herkunft oder ihrem persönlichen Hintergrund. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen.

Über uns:

Das FILMFEST MÜNCHEN ist seit über 40 Jahren eines der Top-Kulturereignisse mit internationaler Bedeutung. Mit 80.000 Besucher:innen ist es Deutschlands größtes Sommerfilmfestival und zugleich ein attraktiver Treff für die gesamte Filmbranche. Jedes Jahr werden hier Ende Juni die neuesten Filme aus aller Welt gefeiert. Werde Teil des Filmfest-Teams und erlebe ein kulturelles Großereignis hinter den Kulissen: Jedes Jahr sucht das FILMFEST MÜNCHEN engagierte Mitarbeiter:innen.