Sekretär*in (m/w/d)

Gesucht wird zur Verstärkung unserer Teams im Fachbereich "Thermografische Verfahren" in Berlin-Adlershof zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Sekretär*in (m/w/d)

Entgeltgruppe 5 TVöD
befristet für 24 Monate
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:
Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung und der ca. 30 Mitarbeiterinnen des Fachbereichs, u. a. Fachinformationsbeschaffung, Dienstreiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Bearbeitung/Überwachung der Zeiterfassung, Protokollführung, etc.

• Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z.B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiterer fachlichen Anwendungen
• Erstellung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von externen schriftlichen und telefonischen Anfragen (Firmen, Universitäten, andere Forschungseinrichtungen etc.)
• Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
• Gestaltung und Korrektur von wissenschaftlichen Berichten, Prüfberichten und Gutachten
• Pflege von Datenbanken
  Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung neuer Mitarbeiterinnen und Gastwissenschaftlerinnen sowie in- und ausländischer Gäste und Besucherinnen
  Ausbildung von Auszubildenden und Praktikantinnen

Ihre Qualifikationen:
Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellter für Bürokommunikation oder vergleichbar

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Power-Point, OneNote) sowie Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
• Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit

Unsere Leistungen:

• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben – Work-Life-Balance – (Möglichkeit des mobilen Arbeitens [bis zu 60%], flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
• Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot
• Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung sowie Teilnahme an Teamevents
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit [u. a. Zuschuss zum Job-Ticket]

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 07.07.2024 . Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 96/24-8.3 auch per Post an folgende Anschrift senden:

Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 – Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de

Fachliche Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne Herr Dr. Ziegler unter der Telefonnummer +49 30 8104-1830 bzw. per E-Mail unter Mathias.Ziegler@bam.de.

Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen.

Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.

Die BAM ist seit 2015 als familien- und lebensphasenbewusste Arbeitgeberin durch das audit berufundfamilie zertifiziert und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.