Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein Team von 32 Fachleuten und unterstütze strategische Entscheidungen.
- Arbeitgeber: Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist führend in der Forschung zu Einsteins Erbe.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Kinderbetreuung vor Ort und internationale Teamkultur.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft in einem unterstützenden und dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Masterabschluss und relevante Führungserfahrung in einer akademischen Umgebung erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfalt und Inklusion sind uns wichtig; Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten sind willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 43200 - 72000 € pro Jahr.
Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik sucht einen Leiter der Verwaltung für seinen Standort in Potsdam. Die Position ist unbefristet und befindet sich im Potsdam Science Park. Unsere Kernverwaltungsabteilungen umfassen Finanzen, Personalwesen, Einkauf und Facility Management. Wir legen Wert auf eine kollaborative, freundliche Arbeitskultur, die eine 'Can-Do'-Einstellung schätzt.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Leitung eines Teams von 32 Fachleuten zur Unterstützung der strategischen und operativen Bedürfnisse des Instituts.
- Unterstützung des Vorstands und des Geschäftsführers bei der Entscheidungsfindung und Umsetzung ihrer Vorgaben.
- Überwachung von Geschäftsprozessverbesserungen und Personalentwicklung zur Steigerung der administrativen Effizienz.
- Finanzielle Aufsicht für das Institut.
- Koordination der Kommunikation mit der zentralen Verwaltung der Max-Planck-Gesellschaft und Zusammenarbeit mit anderen Instituten und Partneruniversitäten.
- Projektmanagement, Optimierung interner Kommunikationswege und Beratung mit rechtlichen, steuerlichen und bautechnischen Spezialisten zur Gewährleistung von Compliance und kontinuierlicher Verbesserung.
Ihr Profil:
- Höherer Abschluss (Master) oder gleichwertig.
- Relevante Führungserfahrung in einem akademischen oder Forschungsumfeld.
- Umfassende Kenntnisse der Verwaltungs-, Beschäftigungs-, Beschaffungs- und Fördergesetze.
- Starke Führungs-, Management- und Coachingfähigkeiten.
- Nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement und Change Management.
- Ausgezeichnete Kommunikations-, Verhandlungs-, Analyse- und Problemlösungsfähigkeiten.
- Fließend in Deutsch und Englisch (C1-Niveau), sowohl mündlich als auch schriftlich.
- Versiert im Umgang mit Bürosoftware und ERP-Systemen.
Was wir bieten:
- Gehalt und Leistungen basierend auf den TVöD-Bund-Richtlinien (EG15).
- Ein unterstützendes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und Kinderbetreuung vor Ort.
- Die Möglichkeit, in einem internationalen, engagierten Team mit beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten zu arbeiten.
Zusätzliche Informationen:
Das Institut setzt sich für Vielfalt und Inklusion ein und ermutigt Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten, einschließlich Personen mit Behinderungen.
Bewerbungsprozess:
Bitte reichen Sie eine einzelne PDF-Bewerbung über unser Jobportal ein, einschließlich Ihres Lebenslaufs, Ihrer Bildungs- und Arbeitszeugnisse sowie eines Anschreibens, in dem Sie Ihre Motivation und relevanten Erfolge erläutern. Die Frist ist der 11. Mai 2025, aber Bewerbungen werden bis zur Besetzung der Stelle geprüft.
Head of Administration (f/m/d) Arbeitgeber: Internetchemie
Kontaktperson:
Internetchemie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Head of Administration (f/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits im Max-Planck-Institut oder in ähnlichen Institutionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen am Institut. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du dich mit den Zielen und Herausforderungen des Instituts auseinandergesetzt hast. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Teamführung und zum Change Management vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. Das wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da fließendes Deutsch und Englisch gefordert sind, könntest du in einem Gespräch oder einer informellen Begegnung gezielt darauf eingehen, wie du diese Sprachen in deinem beruflichen Alltag eingesetzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Head of Administration (f/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Qualifikationen, die das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik sucht. Notiere dir wichtige Punkte, die du in deiner Bewerbung ansprechen möchtest.
Erstelle ein überzeugendes Anschreiben: In deinem Anschreiben solltest du deine Motivation für die Position als Head of Administration klar darlegen. Betone deine relevanten Erfahrungen in der Führung und Verwaltung sowie deine Kenntnisse in den geforderten Bereichen wie Finanzmanagement und Projektmanagement.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die für die Position wichtig sind. Achte darauf, deine Führungskompetenzen und Erfolge in vorherigen Positionen deutlich zu machen.
Dokumente zusammenstellen: Bereite alle erforderlichen Dokumente vor, einschließlich deines Lebenslaufs, Bildungs- und Arbeitszeugnissen. Stelle sicher, dass alles in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst ist, wie in der Stellenanzeige gefordert.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Internetchemie vorbereitest
✨Verstehe die Institution
Informiere dich gründlich über das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik und seine Mission. Zeige im Interview, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und wie deine Erfahrungen dazu passen.
✨Führe Beispiele an
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Führungsqualitäten und dein Projektmanagement unter Beweis stellen. Dies wird dir helfen, deine Eignung für die Rolle des Administrationsleiters zu verdeutlichen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Position starke Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du im Interview darauf eingehen, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast. Bereite dich darauf vor, Beispiele für Verhandlungen oder Konfliktlösungen zu geben.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und der Institution und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Herausforderungen und Erwartungen in der Rolle zu erfahren.
