Sr Payroll Specialist (m/w/d)

Unternehmensbeschreibung: Es begann mit einer einfachen Idee: Was wäre, wenn Chirurgie weniger invasiv und die Genesung weniger schmerzhaft sein könnte? Fast 30 Jahre später treibt diese Frage alles, was wir bei Intuitive tun, an. Als globaler Marktführer in der robotergestützten Chirurgie und minimalinvasiven Versorgung haben unsere Technologien – wie das da Vinci-Chirurgiesystem und Ion – die Art und Weise, wie Pflege für Millionen von Patienten weltweit bereitgestellt wird, revolutioniert.

Wir sind ein Team von Ingenieuren, Klinikern und Innovatoren, vereint durch einen Zweck: die Chirurgie intelligenter, sicherer und menschlicher zu gestalten. Jeden Tag hilft unsere Arbeit den Pflegeteams, präziser zu arbeiten, und den Patienten, schneller zu genesen, was die Ergebnisse weltweit verbessert. Die Probleme, die wir lösen, erfordern Kreativität, Strenge und Zusammenarbeit. Die Arbeit ist herausfordernd, aber tiefgründig bedeutungsvoll – denn jede Verbesserung, die wir vornehmen, hat das Potenzial, ein Leben zu verändern.

Wenn Sie bereit sind, zu etwas Größerem als sich selbst beizutragen und die Zukunft des Gesundheitswesens zu transformieren, werden Sie hier Ihren Zweck finden.

Hauptfunktion der Position: Sicherstellung der rechtzeitigen, genauen und konformen Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern der Region durch effektive Partnerschaft mit HR, Finanzen, externen Gehaltsabrechnungsanbietern und anderen wichtigen Interessengruppen. Der Senior Payroll Analyst fungiert als Fachexperte und vertrauenswürdiger Partner, der operative Exzellenz über den gesamten Gehaltsabrechnungszyklus hinweg vorantreibt. Diese Rolle erfordert eine ganzheitliche Sicht auf die Gehaltsabrechnungsprozesse, starke analytische Fähigkeiten und eine kontinuierliche Verbesserungsmentalität, um Ursachen zu identifizieren, Effizienz zu steigern, Kontrollen zu stärken und das Gesamterlebnis der Mitarbeiter zu verbessern.

In einem schnelllebigen internationalen Umfeld mit strengen Gehaltsabrechnungsterminen muss der Senior Payroll Analyst Agilität, Anpassungsfähigkeit und einen kollaborativen Ansatz demonstrieren, während er mehrere Länder unterstützt und bei Bedarf Backup-Abdeckung im weiteren Gehaltsabrechnungsteam bietet.

Rollen und Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung des End-to-End-Gehaltsabrechnungsprozesses für mehrere Länder, um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung genau, konform und innerhalb strenger Fristen verarbeitet wird.
• Enger Austausch mit HR, Total Rewards, Benefits, Finanzen, Buchhaltung, Steuern, Mobilität und externen Gehaltsabrechnungsanbietern, um nahtlose Gehaltsabrechnungsoperationen und konsistenten Mitarbeitersupport sicherzustellen.
• Wichtige Schnittstelle zwischen internen Interessengruppen und ausgelagerten Gehaltsabrechnungsanbietern, um eine qualitativ hochwertige Servicebereitstellung, zeitnahe Problemlösung und Einhaltung der Servicelevelerwartungen sicherzustellen.
• Überprüfung und Validierung von Gehaltsabrechnungseingaben, -berechnungen und -ausgaben, um die Genauigkeit der Mitarbeitertransaktionen, einschließlich Neueinstellungen, Kündigungen, Vergütungsänderungen, Leistungen, Steuern und gesetzlicher Abzüge, sicherzustellen.
• Vorbereitung gehaltsbezogener Buchungseinträge, Rückstellungen, Abstimmungen und Unterstützung bei Prüfungsanforderungen.
• Sicherstellung, dass alle Gehaltsabrechnungsanmeldungen, gesetzliche Einreichungen, Jahresabschlüsse und Compliance-Verpflichtungen genau und pünktlich abgeschlossen werden.
• Vertrauenswürdiger Ansprechpartner für Mitarbeiter und Manager in Bezug auf gehaltsbezogene Angelegenheiten, der klaren, professionellen und kundenorientierten Support bietet.
• Durchführung gründlicher Ursachenanalysen von Gehaltsabrechnungsproblemen, Identifizierung zugrunde liegender Ursachen und Implementierung nachhaltiger Korrektur- und Präventivmaßnahmen.
• Proaktive Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Initiierung von Maßnahmen zur Vereinfachung, Standardisierung, Automatisierung und Stärkung der Gehaltsabrechnungsprozesse und -kontrollen.
• Entwicklung und Pflege umfassender Prozessdokumentationen, um Wissensaustausch und Geschäftskontinuität sicherzustellen.
• Bereitstellung von Unterstützung und Backup-Abdeckung für andere Länder und Mitglieder des Gehaltsabrechnungsteams, je nach geschäftlichen Anforderungen, und Demonstration von Flexibilität und Teamarbeit über die Funktion hinweg.
• Beitrag zur Förderung einer positiven, kollaborativen und lösungsorientierten Teamkultur, die auf Exzellenz ausgerichtet ist.
• Hauptansprechpartner für Fragen der Mitarbeiter zur Gehaltsabrechnung, einschließlich Sozialversicherung, Steuern und Firmenwagen; Teilnahme an Gehaltsabrechnungs-/Finanzprojekten auf Anfrage.

Qualifikationen:

• 5 Jahre Erfahrung in einer Gehaltsabrechnungsfunktion in einem multinationalen Arbeitsumfeld.
• Verständnis und Erfahrung in der Verwaltung komplexer Gehaltsabrechnungsprozesse in einem Mehrländerumfeld oder in einem Unternehmen, das Dienstleistungen für mehrere Kunden erbringt.
• Fortgeschrittene Kenntnisse der deutschen Gehaltsabrechnung.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit/Verwaltung von externen Partnern, z.B. Gehaltsabrechnungsanbietern, wäre von Vorteil.
• Zahlenorientiert, außergewöhnliche Detailgenauigkeit.
• Ein kollaborativer und partnerschaftsorientierter Denkansatz.
• Die Fähigkeit, ohne Autorität Einfluss zu nehmen und starke Beziehungen über Funktionen hinweg aufzubauen.
• Mut, bestehende Prozesse herauszufordern, während ein konstruktiver und respektvoller Ansatz beibehalten wird.
• Neugier und Kreativität, um bessere Arbeitsweisen zu identifizieren.
• Resilienz und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Engagement für kontinuierliche Verbesserung und operative Exzellenz.
• Professionalität, Diplomatie und die Fähigkeit, schwierige Botschaften klar, einfühlsam und bestimmt zu kommunizieren, wenn nötig.
• Fließend in Englisch und Deutsch, Französisch wäre ein Plus.
• Buchhaltungskenntnisse wären von Vorteil.

Zusätzliche Informationen: Wir schätzen jede Person in ihrer Individualität – unabhängig von Geschlecht, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, besonderen Bedürfnissen, Alter oder sexueller Identität. Diskriminierung hat bei uns keinen Platz.

Haftungsausschluss für US-Exportkontrollen: In Übereinstimmung mit den U.S. Export Administration Regulations (15 CFR §743.13(b)) können einige Positionen bei Intuitive Surgical US-Exportkontrollen für potenzielle Mitarbeitende unterliegen, die Staatsangehörige von Ländern sind, die derzeit einen Embargo- oder Sanktionsstatus haben.

Bestimmte Informationen, die Sie im Rahmen der Bewerbung angeben, werden verwendet, um festzustellen, ob Intuitive Surgical (i) in Ihrem Namen eine Exportlizenz von der US-Regierung einholen muss (das Lizenzierungsverfahren der Regierung kann bis zu sechs Monate dauern) oder (ii) einen Technology Control Plan (TCP) implementieren muss (verlängert den Einstellungsprozess in der Regel um 2 Wochen).

Für alle Positionen bei Intuitive, die Exportkontrollen unterliegen, steht ein endgültiges Angebot unter dem Vorbehalt, dass vor dem geplanten Eintrittsdatum eine genehmigte Exportlizenz und/oder ein vollständig ausgeführter Technology Control Plan (TCP) vorliegt. Das Eintrittsdatum kann dabei angepasst werden, sofern der Genehmigungsprozess den Einstellungsbedarf nicht unangemessen beeinträchtigt.

Diese Position kann abhängig von den betrieblichen Anforderungen und/oder der Erfahrung der ausgewählten Kandidatin bzw. des ausgewählten Kandidaten auf einer anderen Jobstufe als hier angegeben besetzt werden. Die Vergütung richtet sich nach der Jobstufe sowie der Qualifikationen der Kandidatin bzw. des Kandidaten, selbstverständlich unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben.