Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte digitale Infrastruktur und IT-Systeme für ein dynamisches M&A-Beratungsumfeld.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit einem starken Fokus auf digitale Transformation.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachsendes Team mit vielen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft und arbeite an spannenden Projekten mit modernster Technologie.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und IT-Support, sowie gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Der/Die Office Technology & Vertragsmanagement-Mitarbeiter/in verantwortet die digitale Infrastruktur, IT-Systeme, das Vertragsportfolio und die Lieferantenbeziehungen der deutschen Investec Advisory. Die Stelle verbindet klassische Bürokompetenz mit IT-Fachwissen und stellt sicher, dass digitale Arbeitsabläufe, Tools und Beschaffungsprozesse für ein professionelles M&A-Beratungsumfeld optimiert sind. Die Stelle arbeitet eng mit dem/der Office Operations Manager/in zusammen, um eine vollständige gegenseitige Vertretung sicherzustellen.
Aufgaben / Kompetenzen:
- Hardware-Verwaltung: Laptops, Drucker, Smartphones – Beschaffung, Inventar, Lebenszyklusmanagement (gemeinsam mit IT-Verantwortlichem)
- Softwarelizenzmanagement: Beschaffung, Vertragslaufzeiten, Kostenzuordnung
- First-Level-Support: eigenständige Behebung technischer Alltagsprobleme
- Koordination externer IT-Dienstleister und Support-Teams
- Schnittstelle zu Investec IT Bereichen (Nutzerkonten, Zugänge zu Investec Inhalten etc.)
- Microsoft 365 / Windows-Administration: Nutzerkonten, E-Mail-Adressen, Freigaben, Berechtigungen
- Datenschutz & IT-Sicherheit: DSGVO-konformer Umgang mit Daten, Zugriffskontrollen, Geräte-Policies
- Einrichtung von Arbeitsplätzen, Nutzerkonten, E-Mail-Adressen und Zugriffsrechten für neue Mitarbeitende
- Offboarding: Deaktivierung von Accounts, Rückgabe von Geräten, Datensicherung und -übergabe
Digitaler Arbeitsplatz & Prozessoptimierung:
- Implementierung und Pflege digitaler Office-Tools (Kollaborationsplattformen, etc.)
- Identifikation und Integration von KI-Lösungen in bestehende Arbeitsabläufe
- Optimierung digitaler Arbeitsabläufe gemeinsam mit den Deal-Teams
- Dokumentation von IT-Prozessen, Tool-Leitfäden und Einarbeitungsmaterialien
- Tracking und Reporting von IT-Kosten und Tool-Nutzung an das Management
Vertragsmanagement & Einkauf:
- Management des Einkaufs: Versicherungen, Mobilfunkverträge, Raumpflege, IT-Services, Datenbanken, etc.
- Regelmäßige Überprüfung und Optimierung bestehender Vertragsbeziehungen und Konditionen inklusive Ausschreibungen und Benchmarking bei wesentlichen Verträgen – Kosteneinsparungsvorschläge an Management
- Vertragsregister: Pflege einer zentralen Übersicht aller aktiven Verträge, Kündigungsfristen und Kosten
- Rechnungskontrolle in Abstimmung mit Finance & Buchhaltung
- Koordination mit Investec-Gruppeneinheiten zu geteilten Lieferantenverträgen und Einkaufsrichtlinien
Erforderliche Kenntnisse:
- Microsoft 365 / Windows: fortgeschrittene Kenntnisse – Admin-Funktionen, Nutzerverwaltung, Fehlerbehebung
- Cloud-Dienste und Kollaborationstools: SharePoint, Teams, OneDrive oder Äquivalente
- Online-Banking / Finance-Plattformen: Rechnungsfreigabe-Workflows (in Abstimmung mit Finance)
- Vertragsmanagement-Tool oder -Register (Excel-basiert oder dedizierte Plattform)
- Helpdesk- / Ticketsystem für IT-Support-Tracking (sofern vorhanden)
- KI-Tools: Kenntnisse aktueller KI-Produktivitätslösungen für Office-Workflows
- Fundierte Kenntnisse in Microsoft-Betriebssystemen und grundlegende Fehlerbehebung
- Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, Cloud-Diensten und Kollaborationstools
- Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement) mit ausgeprägten IT-Kenntnissen
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management mit IT-Bezug oder im IT-Support
- Grundkenntnisse Datenschutz (DSGVO): Pflichten eines Finanzdienstleistungsunternehmens
- Kenntnisse im Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie in Beschaffungsprozessen
- Einhaltung von Fristen, Vorlagen und Zielvorgaben — insbesondere Vertragslaufzeiten und IT-Wartungsfenster
- Strukturierte Arbeitsweise: klare Dokumentation und Pflege von Registern und Prozessen
- Zuverlässigkeit, Seriosität und Diskretion — im Umgang mit sensiblen Vertrags-, Finanz-, HR- und Zugangsdaten
- Ruhe und Effizienz unter Zeitdruck (z.B. akute IT-Störungen, fristgebundene Beschaffung)
- Proaktive Identifikation von Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungspotenzialen
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke: mündlich und schriftlich auf Deutsch und Englisch
- Verhandlungssicheres Englisch (Wort und Schrift) — erforderlich für Gruppenkoordination
- Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Belastbarkeit und Multitasking: Ruhe bei hohem Arbeitsaufkommen bewahren
- Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit: Eigenverantwortung für kritische Infrastruktur
- Analytische Neugierde: Ursachen erkennen, nicht nur Symptome beheben
- Verständnis der eigenen Rolle im Team und in der Investec-Gruppenstruktur
Gegenseitige Vertretung:
Diese Stelle übernimmt die Vertretung des/der Office Operations Manager/in bei Abwesenheit. Grundkenntnisse der Terminplanung, Reisebuchungsprozesse, HR-Dokumentvorlagen und Spesenweiterleitungswege werden erwartet. Eine gegenseitige Einarbeitung ist Teil des Onboardings.
Mitarbeiter Office Technology & Vertragsmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Investec Business Advisory
Investec Advisory bietet eine dynamische Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter im Bereich Office Technology & Vertragsmanagement nicht nur ihre technischen Fähigkeiten einbringen, sondern auch aktiv zur Optimierung digitaler Prozesse beitragen können. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung sowie einer offenen Unternehmenskultur, die Teamarbeit und Innovation fördert, ist Investec ein hervorragender Arbeitgeber für alle, die in einem professionellen M&A-Beratungsumfeld arbeiten möchten.
Kontaktdaten:
Investec Business Advisory Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter Office Technology & Vertragsmanagement (m/w/d) erhalten könnten
✨Netzwerken in der IT-Community
In der IT-Consulting-Welt sollten wir regelmäßig auf Veranstaltungen wie Tech-Meetups oder Konferenzen gehen. Hier können wir nicht nur unser Netzwerk erweitern, sondern auch direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und unser Interesse an einer Vollzeitstelle zeigen.
✨Online-Foren und Gruppen nutzen
Sich in Online-Foren und Communities wie Stack Overflow oder LinkedIn-Gruppen umzusehen, kann uns helfen, Insider-Tipps zu erhalten und Informationen über offene Stellen in der IT-Beratung zu sammeln. Vergiss nicht, aktiv zu werden und Fragen zu stellen oder dein Wissen zu teilen – das erhöht unsere Sichtbarkeit!
✨Direkt bei Investec Business Advisory bewerben
Viele Unternehmen, wie Investec Business Advisory, stemmen ihre Vollzeitstellen bevorzugt über ihre eigenen Karriere-Webseiten. Also, lass uns regelmäßig auf deren Seite vorbeischauen und uns direkt bewerben, statt nur die üblichen Jobportale zu nutzen.
✨Überzeugende Projekte zeigen
Wir sollten unser Portfolio oder relevante Projekte gut sichtbar machen, egal ob das auf Github, persönlich oder auf LinkedIn ist. Bei IT-Consulting-Stellen kommt es oft auf praktische Erfahrungen an, also lass uns zeigen, was wir können!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter Office Technology & Vertragsmanagement (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine technischen Skills!:In der IT-Beratung zählen deine technischen Kenntnisse und Fähigkeiten. Achte darauf, relevante Programmiersprachen, Tools und Systeme in deinem Lebenslauf aufzulisten. Zeig auch, wenn du Zertifikate hast, die deine Kompetenz unterstützen – das könnte dir einen echten Vorteil verschaffen!
Verstehe die Branche!:Unterstreiche in deinem Anschreiben, dass du ein gutes Verständnis für aktuelle Trends und Herausforderungen in der IT-Branche hast. Zeig, dass du nicht nur die technischen Aspekte beherrschst, sondern auch die Bedürfnisse der Kunden erkennen und lösen kannst!
Deine Projekte zählen!:Falls du bereits an IT-Projekten gearbeitet hast, verlinke diese oder beschreibe sie in deinem Lebenslauf. Praktische Erfahrungen – sei es in Form von Praktika oder privaten Projekten – sind besonders wertvoll in der IT-Beratung. Zeige uns, was du kannst!
Individuelle Bewerbung ist der Schlüssel!:Jede Bewerbung sollte individuell auf Investec Business Advisory und die ausgeschriebene Position Mitarbeiter Office Technology & Vertragsmanagement (m/w/d) zugeschnitten sein. Teile uns mit, warum gerade du eine gute Wahl für unser Team bist. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation, die über eine Standardbewerbung hinausgeht.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Investec Business Advisory vorbereitet
✨Technische Vorbereitung ist alles!
Da du dich auf eine Vollzeitstelle in der IT-Beratung bewirbst, solltest du dir wirklich einen Überblick über die wichtigsten Tools und Technologien verschaffen, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, die sich auf Software-Architektur oder Systemintegration beziehen könnten.
✨Praxisbeispiele parat haben
In der IT-Beratung ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu bringen. Überlege dir Projekte, bei denen du erfolgreich einen Kunden beraten hast oder Herausforderungen gelöst hast. Das zeigt, dass du nicht nur theoretisches Wissen hast, sondern auch in der Praxis erfolgreich sein kannst.
✨Soft Skills betonen
Ein großer Teil der IT-Beratung ist die Kommunikation mit Kunden und das Verständnis ihrer Bedürfnisse. Bereite dich darauf vor, über deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu sprechen, wie du mit herausfordernden Kunden umgehst oder wie du in Teams arbeitest. Das wird den Interviewern zeigen, dass du mehr als nur technisches Wissen mitbringst!
✨Fragen zum Unternehmen vorbereiten
Schau dir spezifisch die Projekte von Investec Business Advisory an und überlege dir, welche Fragen du dazu stellen möchtest. Zeig Interesse an den aktuellen Herausforderungen, vor denen das Unternehmen steht, und wie du dazu beitragen könntest. Das hebt dich von anderen Bewerbern ab und zeigt, dass du wirklich motiviert bist.
