Senior Programme Associate (FAP)

Unter der Gesamtleitung des Missionschefs und unter der direkten Aufsicht des Nationalen Programm- und Liaisonbeauftragten (Familienhilfeprogramm) unterstützt der Senior Programmassistent (FAP) die Optimierung der Visumantragsdienste für die deutschen Familienzusammenführungen, Umsiedlungen und Evakuierungsfälle.

Verantwortlichkeiten

• Unterstützung der täglichen Umsetzung und Überwachung der FAP Berlin Aktivitäten.
• Qualitätskontrollstelle für die FAP Berlin sein und die tägliche Qualitätskontrolle und Überwachung der FAP-Aktivitäten unterstützen.
• Entwicklung, Aktualisierung und Anwendung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) unterstützen, falls erforderlich.
• Überprüfen, dass Fragebögen und Härtefallakten vollständig, genau und den Anforderungen des Geldgebers entsprechen und sofortige Berichterstattung über Qualitätsprobleme.
• Kapazitätsaufbau der Programmassistenten durch Anleitung, Unterstützung am Arbeitsplatz und Schulungsaktivitäten; Förderung des Wissens und der Anwendung der SOPs; organisierte Speicherung und zeitgerechte Verbreitung von Updates, relevanten Dokumenten und SOPs aufrechterhalten und auftretende Probleme melden.
• Exzellenten Migrantendienst für Antragsteller und Vertreter bieten, in vollem Einklang mit den Servicestandards, einschließlich Bereitstellung von Informationen und Verfahrensleitlinien für Migranten und Vertreter innerhalb vereinbarter Fristen.
• Unterstützung bei der Berichtserstellung und Datenverwaltung des FAP-Programms durch Zusammenstellung statistischer und thematischer Eingaben, wann immer erforderlich, und sofortige Berichterstattung an das FAP-Management über auftretende Probleme oder Fragen sowie Vorschläge zur Verbesserung der Effizienz und Dienstleistung.
• Koordination der Outreach-Aktivitäten für Begünstigte in Ländern, in denen das Projekt nicht präsent ist, um Informationen über Verfahren zur Familienzusammenführung für Schutzinhaber und deren Familien bereitzustellen.
• Teilnahme an Veranstaltungen zur Familienzusammenführung in Deutschland, Unterstützung von Outreach-Initiativen und Beantwortung von Anfragen lokaler Interessengruppen.
• In Abstimmung mit dem Nationalen Programmkoordinator (FAP) zu schutzbezogenen Aktivitäten für gefährdete Begünstigte beitragen, wie unbegleitete und getrennte Kinder (UASC), ältere Menschen, Überlebende von geschlechtsspezifischer Gewalt (GBV), Personen mit Behinderungen, LGBTQI-Personen, z.B. durch Beitrag zu Schulungen, Entwurf von SOPs, Werkzeugen und Referenzmaterialien, Unterstützung der Anwendung von SOPs und Werkzeugen, Vorbereitung regelmäßiger Berichte über gefährdete Fälle, Kontaktaufnahme mit Kollegen zu relevanten Themen.
• Administrative Unterstützung für das Projekt leisten, Unterstützung bei Aktivitäten wie Beschaffung und Buchhaltung, einschließlich der Erstellung von Bestellanforderungen.
• Vertraulichkeit und Integrität aller FAP-bezogenen Angelegenheiten und aller Begünstigten gemäß Richtlinien und Anweisungen wahren und fördern.
• Aktive Schritte zur Bekämpfung von Betrug und Missbrauch unternehmen und die Integrität von Aufzeichnungen mit individuellen Daten überwachen.
• Alle anderen Aufgaben ausführen, die zugewiesen werden können.

Bildung

Abschluss eines Bachelorstudiums in Politikwissenschaft, Migrationsstudien, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich von einer akkreditierten akademischen Institution, mit mindestens vier Jahren relevanter Berufserfahrung. Abitur mit mindestens sechs Jahren relevanter Berufserfahrung.

Erfahrung

Praktische Erfahrung im Multitasking, Priorisieren und selbstständigen Arbeiten. Kenntnisse der deutschen Institutionen und der deutschen Migrationspolitik sind erforderlich. Nachgewiesene Erfahrung und Kenntnisse im Bereich Migration mit Schwerpunkt auf Familienzusammenführung sind von Vorteil. Frühere Berufserfahrung mit nationalen, regionalen oder internationalen öffentlichen Stellen wäre von Vorteil.

Fähigkeiten

Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, Excel und Outlook, sind erforderlich. Kenntnisse von Microsoft Dynamics CRM. Fähigkeit, effektiv und harmonisch in einem Team von Kollegen mit unterschiedlichen kulturellen und beruflichen Hintergründen zu arbeiten.

Sprache

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich (mündlich und schriftlich). Kenntnisse in Arabisch, Dari, Pashto, Tigrinya, Somali oder einer anderen offiziellen IOM-Sprache sind von Vorteil.