VN Mobility: Administrative Officer (P)

Die Internationale Organisation für Migration (IOM) wurde 1951 gegründet und ist eine verwandte Organisation der Vereinten Nationen sowie die führende UN-Agentur im Bereich Migration. IOM fördert humane und geordnete Migration zum Wohle aller, rettet Leben und schützt Menschen auf der Flucht, treibt Lösungen für Vertreibung voran und erleichtert Wege für reguläre Migration, während sie Regierungen und Migranten Dienstleistungen und Beratung bietet. IOM verpflichtet sich, ein respektvolles, integratives und unterstützendes Arbeitsumfeld zu fördern, in dem alle Mitarbeiter beruflich gedeihen und sich wertgeschätzt fühlen.

Diese Stellenausschreibung ist Teil von IOMs wettbewerblichem Mobilitätsverfahren, das nur für interne und interne gleichwertige Kandidaten offen ist.

Verantwortlichkeiten

• Umfassende administrative Unterstützung für den DDG-O bereitstellen, einschließlich der Verwaltung von Terminprioritäten, Koordination von Kalendern, Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings und Engagements sowie Sicherstellung einer zeitnahen administrativen Nachverfolgung.
• Koordination der Erstellung von Briefing-Paketen, Hintergrundnotizen und konsolidierten Eingaben für Meetings, Missionen, Veranstaltungen und hochrangige Engagements.
• Nachverfolgung, Überwachung und Analyse von Maßnahmen, die aus hochrangigen Meetings und internen Konsultationen resultieren.
• Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Berichterstattung über Initiativen und Prioritäten des Operations Pillar.
• Durchführung strukturierter Recherchen und Analysen zu Themen, die für das Operations Pillar relevant sind.
• Überprüfung, Konsolidierung und Qualitätssicherung eingehender und ausgehender Korrespondenz.
• Überwachung und Nachverfolgung administrativer Maßnahmen, die von relevanten Einheiten im Namen des DDG-O initiiert wurden.
• Koordination von Reisen, Terminplanung und logistischen Arrangements für den DDG-O.
• Beitrag zur Pflege und Verbesserung von Ablagesystemen und Wissensaustausch innerhalb des Büros des DDG-O.
• Überprüfung administrativer Verfahren und Arbeitsabläufe im Büro; Identifizierung von Möglichkeiten zur Vereinfachung oder Standardisierung.
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Planung von Dienstreisen.

Erforderliche Qualifikationen und Erfahrungen

• Master-Abschluss in Sozialwissenschaften, Politikwissenschaften, öffentlicher Verwaltung, Management, internationalen Beziehungen oder verwandten Bereichen mit zwei Jahren relevanter Berufserfahrung; oder Bachelor-Abschluss in oben genannten Bereichen mit vier Jahren relevanter Erfahrung.
• Relevante administrative oder Koordinationserfahrung, vorzugsweise innerhalb einer internationalen Organisation oder einer nichtstaatlichen oder staatlichen Institution.
• Erfahrung in der Bereitstellung administrativer, logistischer oder koordinierender Unterstützung für das obere Management.
• Beherrschung der Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Fähigkeiten

• Erfahrung in administrativen Bereichen wie Personalwesen, Finanzen oder Beschaffungsprozessen ist wünschenswert.
• Demonstrierte organisatorische und koordinierende Fähigkeiten.
• Diskretion und Fähigkeit, sensible Informationen professionell zu behandeln.
• Kundenorientiert, flexibel und bereit zu lernen und sich in einem schnelllebigen Umfeld anzupassen.

Sprachen

Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache sind von Vorteil.

Werte

• Inklusion und Respekt für Vielfalt.
• Integrität und Transparenz.
• Professionalität.
• Mut.
• Empathie.

Internationale Fachkräfte müssen mobil sein. IOM erhebt keine Gebühren im Rahmen des Rekrutierungsprozesses und akzeptiert nur vollständig ausgefüllte Bewerbungen, die über das IOM WAVE-System eingereicht werden.