Office Manager (m/w/d) - gerne auch Quereinsteiger

Office Manager (m/w/d) – gerne auch Quereinsteiger Du liebst es, Kunden glücklich zu machen – und suchst einen Job, bei dem du wirklich Teil des Ganzen bist? 40 Stunden pro Woche • unbefristet • Frühester Beginn ab sofort iphas – Qualität hat System. Erfolg hat Haltung. Seit über 45 Jahren steht die iphas Pharma-Verpackung GmbH für Qualität, Präzision und Verantwortung. Wir liefern Verpackungslösungen für die Pharma- und Kosmetikbranche – und das so zuverlässig, dass viele unserer Kunden seit Jahrzehnten bleiben. Doch bei uns geht’s nicht nur um Produkte. Wir sind ein Team aus Machern, das anpackt, mitdenkt und Dinge sauber auf die Straße bringt. Struktur, Klarheit und Verantwortung sind keine Buzzwords – sie sind unser Alltag. Wir arbeiten nach Kaizen & Kanban, verbessern uns ständig und feiern Ergebnisse, die wirklich zählen. Bei uns gibt’s keine endlosen Meetings, sondern kurze Wege, direkte Kommunikation und ehrliches Feedback. Wenn du Lust hast, in einem Unternehmen zu arbeiten, das Verlässlichkeit, Effizienz und Menschlichkeit verbindet, dann bist du bei iphas genau richtig. iphas – Verpackung. Qualität. Sicherheit. Und ein Team, das liefert. Dein zukünftiges Aufgabengebiet als Office Manager (m/w/d) – gerne auch Quereinsteiger • Du betreust unsere Kunden im Innendienst – telefonisch, per Mail und mit dem Blick fürs Detail. • Du erstellst Angebote, bearbeitest Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Retouren und Reklamationen. • Du sorgst für zufriedene Kunden und reibungslose Abläufe – von der ersten Anfrage bis zur Lieferung. • Du hältst unsere Kundendaten sauber und aktuell im ERP- und CRM-System. • Du übernimmst die Verantwortung für unsere öffentlichen Postfächer (z. B. info@, verkauf@, usw.) – prüfst eingehende Nachrichten, leitest sie strukturiert weiter oder bearbeitest sie selbstständig. • Du arbeitest eng mit Vertrieb, Einkauf, Lager, Logistik und Qualitätsmanagement zusammen – und unterstützt überall dort, wo gerade Unterstützung gebraucht wird. • Du übernimmst bei Bedarf Aufgaben in anderen Abteilungen und vertrittst Kollegen, wenn sie im Urlaub oder krank sind – zuverlässig und mit Überblick. • Du unterstützt bei der Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen, erklärst Abläufe, Tools und Systeme und sorgst dafür, dass sie schnell auf Flughöhe kommen. • Du bringst Ideen ein, wie wir Abläufe und Strukturen im Büroalltag weiter verbessern können – pragmatisch und lösungsorientiert und setzt sie gemeinsam mit dem Team um. 💬 Kurz gesagt: Du bist das organisatorische Rückgrat bei iphas – vielseitig, zuverlässig und mit dem Blick fürs Ganze. Dein Profil als Office Manager (m/w/d) – gerne auch Quereinsteiger • Du bist kommunikativ, organisiert und arbeitest gern mit Menschen. • Du denkst mit, handelst vorausschauend und übernimmst Verantwortung. • Du bleibst ruhig, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen. • Du arbeitest gerne im Team, bist hilfsbereit und hast Freude daran, überall anzupacken, wo du gebraucht wirst. • Du arbeitest lieber im Büro und im Team als allein im Homeoffice – denn Homeoffice gibt es bei uns nicht. Viele unserer Abläufe greifen direkt ineinander, und vor Ort läuft’s einfach besser: klar, strukturiert und effizient. • Eine kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil, aber kein Muss. Quereinsteiger willkommen! Wenn du motiviert bist und Lust hast, dich in unsere Abläufe einzuarbeiten, bringen wir dir alles bei, was du wissen musst. Das passt nicht zu 100%? Du bist dir nicht sicher, ob dein Profil perfekt passt – aber die Stelle spricht dich an? Bewirb dich trotzdem! Wenn du den Willen hast, Verantwortung zu übernehmen und mit Kunden zu arbeiten, bringen wir dir alles bei. Das ist uns sehr wichtig • Du übernimmst Verantwortung und suchst Lösungen, statt Ausreden. • Du willst Prozesse verstehen, verbessern und sauber dokumentieren. • Du arbeitest gewissenhaft, strukturiert und mit hohem Anspruch an Qualität. • Du bringst Energie, Genauigkeit und Leidenschaft mit – und willst jeden Tag ein Stück besser werden. • 👉 Wir suchen A-Mitarbeiter – keine Durchschnitts-Performer (Video: Was ist ein A-Mitarbeiter?) Das bieten wir dir • 💰 Unbefristete Festanstellung mit fairem, leistungsorientiertem Gehalt Du erhältst ein sicheres Einkommen – und hast gleichzeitig die Möglichkeit, durch Engagement und Ergebnisse überdurchschnittlich zu verdienen. • 🅿️ Kostenlose Parkplätze direkt am Standort Unser Firmensitz liegt im Industriegebiet Würselen – mit eigenem Parkplatz, kurzen Wegen und stressfreier Anfahrt. • 💻 Moderner Arbeitsplatz mit top Ausstattung Zwei Monitore, ein leistungsstarkes Notebook und alles, was du brauchst, um effizient und konzentriert zu arbeiten – auf aktuellem technischen Stand. • 👕 Angenehme Arbeitsumgebung mit lockerem Dresscode Bei uns zählt Leistung, nicht Krawatte. Zieh dich so an, dass du dich wohlfühlst – ob Jeans oder Hemd, Hauptsache gepflegt und authentisch. • 🧃 Familiäre Atmosphäre & wertschätzender Umgang Du arbeitest in einem Team, das zusammenhält, offen miteinander spricht und ehrlich Feedback gibt – freundlich, direkt und unkompliziert. • 🤝 Kurze Entscheidungswege & direkter Draht zur Geschäftsführung Als inhabergeführtes Unternehmen setzen wir auf Klarheit statt Bürokratie. Du bekommst schnelle Antworten und verbindliche Zusagen. So geht es weiter Bewirb dich einfach direkt online. Danach melden wir uns zeitnah bei dir, um dich besser kennenzulernen und ein Gefühl dafür zu bekommen, ob wir zueinander passen. Wenn alles stimmig ist, sprechen wir persönlich miteinander – und du bekommst die Möglichkeit, iphas und unser Team live zu erleben. Du möchtest wechseln? Das bleibt unter uns! Wenn du dich aktuell in einem ungekündigten Job befindest, kannst du dich auf absolute Vertraulichkeit verlassen. Gespräche führen wir gern auch nach Feierabend oder am Wochenende – ganz unkompliziert. Onboarding & Flughöhe Als neues Teammitglied willst du schnell durchstarten – und genau dabei unterstützen wir dich. In den ersten Wochen lernst du unsere Produkte, Tools und Abläufe kennen und bekommst alles an die Hand, was du für deinen Erfolg brauchst. Dein Team steht dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Schritt für Schritt gewinnst du Sicherheit, übernimmst Verantwortung – und hebst immer weiter ab. Klingt das gut? Dann bewirb Dich jetzt als Office Manager (m/w/d) – gerne auch Quereinsteiger in Würselen. Klicke direkt unten auf den Button. Wir freuen uns auf Dich!