Office Manager (m/w/d) | Teilzeit

Stellenbeschreibung

Du bist serviceorientiert, kommunikationsstark und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick? Du hast Freude daran, Büroabläufe zu koordinieren und Menschen weiterzuhelfen – ohne dich dabei aus dem Konzept bringen zu lassen? Du arbeitest gerne im Büro vor Ort? Dann passt du perfekt zu uns.

Wir suchen ab sofort, in Festanstellung (50 %) ODER als Werkstudierenden (20 Std./Woche) – befristet bis 30.04.2027 einen Office Manager für unseren Standort in Hamburg-Altona.

Deine Aufgaben

Telefonzentrale & Kommunikation

• Du bist die erste Anlaufstelle am Telefon, nimmst Anrufe professionell entgegen und leitest sie zuverlässig weiter
• Du beantwortest kleinere Anfragen selbstständig und zielgerichtet
• Bei komplexeren Anliegen leitest du diese strukturiert an die zuständigen Teams weiter
• Du kommunizierst klar, freundlich und bestimmend – auch in Situationen, in denen Nachdruck oder ein souveränes Auftreten gefragt sind

Reise- & Terminorganisation

• Du unterstützt bei der Organisation von Geschäftsreisen – inklusive Buchungen und der Beantragung von z.B. A1 Bescheinigungen für Auslandsreisen‑Bescheinigungen für Auslandsreisen.

Office‑ & Standortmanagement

• Du kümmerst dich um die tägliche Postbearbeitung (Ein- und Ausgang)
• Du organisierst und koordinierst externe Dienstleister, z. B. Handwerkertermine
• Du übernimmst anfallende Tätigkeiten vor Ort und sorgst dafür, dass der Standort reibungslos funktioniert
• Du verwaltest und bestellst Büromaterialien für unsere deutschen Standorte

Prozessdokumentation

• Du dokumentierst deine Abläufe strukturiert und hältst bestehende Prozesse aktuell, nachvollziehbar und effizient
• Du bringst dich aktiv ein, um Arbeitsweisen zu verbessern und Transparenz zu schaffen

Dein Profil

• Du hast erste Berufserfahrungen gesammelt im Office Management oder in einer vergleichbaren Tätigkeit nach deiner erfolgreich abgeschlossenen einschlägigen Ausbildung.
• Für die Werkstudierendenstelle: eingeschriebener Studierender (m/w/d), idealerweise im Bereich Wirtschaft oder ähnlich und du hast die Möglichkeit von Montag bis Freitag 4 Stunden zu arbeiten
• Sicheres Auftreten am Telefon und Freude am Umgang mit Menschen

Warum IPOINT für Dich die beste Wahl ist

Compliance & Nachhaltigkeit – wir leben beides
Wir arbeiten gemeinsam daran, Compliance und Sustainability weiterzudenken – mit Neugier, Lernbereitschaft und einer starken Teamkultur

Namenhafte Kunden vertrauen uns
Seit über 20 Jahren arbeiten wir erfolgreich mit großen internationalen Unternehmen zusammen

Arbeiten, wo es für dich am besten passt
Bei uns findest du Flexibilität beim Arbeitsort (Office oder remote) sowie bei der Arbeitszeit durch flexible Arbeitsmodelle.
Zusätzlich hast du die Option auf Workation – du kannst bis zu vier Wochen im europäischen Ausland arbeiten

Ein unterstützendes und inspirierendes Arbeitsumfeld
Dich erwartet eine teamorientierte Kultur, die dir die richtige Mischung aus Zusammenarbeit, Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum bietet

Wir schätzen dich
Du erhältst ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket mit betrieblicher Altersvorsorge sowie finanzieller Unterstützung für Gesundheitsleistungen nach deinem Bedarf

Weitere Vorteile
Natürlich gewähren wir 30 Tage Urlaub. Getränke und gesunde Snacks stehen im Office für dich bereit. Zudem bieten wir dir für deinen aktiven Alltag das JobRad-Leasing an

IPOINT

IPOINT entwickelt Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, umwelt- und gesetzeskonforme Produkte über den gesamten Produktlebenszyklus zu schaffen.
Unser internationales Team aus über 130 Kolleginnen und Kollegen wächst weiter. Wir suchen Menschen, die ihre Fähigkeiten einbringen, Verantwortung übernehmen und mit Begeisterung an Zukunftsthemen arbeiten möchten.

Über uns

We exist to put power in the hands of people who are dedicated to advancing a safer, more sustainable future.