Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Back-Office und leite ein motiviertes Dokumentenverarbeitungsteam.
- Unternehmen: Iron Mountain – ein führendes Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagement.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, 28 Tage Urlaub und attraktive Bonusmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte unseren Standort und führe ein Team zum Erfolg.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Erfahrung, Führungsstärke und technisches Know-how.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Iron Mountain sucht einen erfahrenen Administration & Document Services für unser Administration & Operations Team. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Koordination des administrativen Back-Office-Betriebs sowie die fachliche Leitung und Motivation des Dokumentenverarbeitungs‑Produktionsteams. Das Team agiert als zentrale Anlaufstelle am Standort, gewährleistet exzellenten Service für interne Kollegen, externe Besucher und unterstützt die betriebliche Effizienz.
Aufgaben:
- Tägliche administrative und Empfangsfunktionen für den Standort Berlin verwalten, einschließlich der Erstellung von Datenschutz- und Anwesenheitsformularen, der Ausgabe von Besucherausweisen, der Abwicklung der Telefonzentrale sowie der Koordination von Bewirtung und Gästebetreuung.
- Beschaffungs- und Bestandsmanagement koordinieren, was die Erstellung von Bestellungen (POs) für den Standort, die Verwaltung des Büromaterialbestands sowie die Abwicklung von Versandkosten (UPS) und Kundenabrechnungen umfasst.
- Die Standortleitung in zentralen operativen Bereichen unterstützen, wie die Assistenz bei Personalangelegenheiten für Zeitpersonal, die Führung des Berliner Terminkalenders und die Sicherstellung der Einhaltung von International Organization for Standardization (ISO), Audit- und Sicherheitsprotokollen.
Qualifikation:
- Abgeschlossenes Studium in einem relevanten Bereich oder eine gleichwertige berufliche Ausbildung mit umfassender, relevanter Berufserfahrung.
- Fundierte technische Kenntnisse im Umgang mit Scan-Equipment und -Software sowie ein starkes Verständnis für Optische Zeichenerkennung (OCR) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS/CMS).
- Nachgewiesene Führungsstärke bei der Leitung eines Teams sowie ausgeprägte analytische und problemlösende Fähigkeiten mit akribischer Liebe zum Detail.
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse auf mindestens C1-Niveau.
Benefits:
- Standort: Berlin (Backoffice-Funktion).
- Wettbewerbsfähige Vergütung und Zusatzleistungen, abgestimmt auf Ihre Erfahrung.
- 28 Tage bezahlte Freistellung/Urlaub zur Unterstützung der Work-Life-Balance.
- Attraktive Quartals-Bonus-Möglichkeiten basierend auf der Unternehmens- und Teamleistung.
- Ein sehr gutes Arbeitsklima sowie umfassende Gesundheits-, Wellness- und Altersvorsorgepläne.
- Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung.
Nutzen Sie Ihre Expertise, um unseren zentralen Standort zu prägen und unser Produktionsteam zum Erfolg zu führen. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil von Iron Mountain!
Admin Digital Scanning (m/w/d) Arbeitgeber: Iron Mountain
Iron Mountain ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Berlin ein inspirierendes Arbeitsumfeld bietet. Mit wettbewerbsfähigen Gehältern, 28 Tagen bezahltem Urlaub und attraktiven Bonusmöglichkeiten fördert das Unternehmen eine ausgewogene Work-Life-Balance und kontinuierliche Weiterbildung. Die offene und unterstützende Unternehmenskultur sowie die Möglichkeit, ein engagiertes Team zu leiten, machen Iron Mountain zu einem idealen Ort für Fachkräfte, die ihre Karriere vorantreiben möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Admin Digital Scanning (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze dein Netzwerk, um Kontakte zu knüpfen und Informationen über die Stelle zu sammeln. Frag ehemalige Kollegen oder Freunde, die in der Branche arbeiten, nach Tipps oder sogar nach einer Empfehlung.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Zeig, dass du die nötigen Fähigkeiten hast und wie du das Team unterstützen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Kleide dich angemessen für das Interview! Ein professionelles Auftreten kann einen großen Unterschied machen. Denk daran, dass der erste Eindruck zählt und du dich von deiner besten Seite zeigen solltest.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und gibt dir die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Admin Digital Scanning (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du dich bewirbst, zeig uns deine Persönlichkeit! Wir suchen nach authentischen Bewerbungen, die deine Erfahrungen und Fähigkeiten widerspiegeln. Lass uns wissen, was dich motiviert und warum du Teil unseres Teams werden möchtest.
Achte auf Details!:Wir lieben es, wenn alles ordentlich und klar ist. Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und alle geforderten Informationen enthält. Ein gut strukturiertes Anschreiben und ein übersichtlicher Lebenslauf machen einen guten Eindruck!
Pass deine Unterlagen an!:Jede Stelle ist anders, also passe deine Bewerbung an die spezifischen Anforderungen der Position an. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Aufgaben des Admin Digital Scanning passen, und zeige, wie du unser Team unterstützen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil von Iron Mountain zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Iron Mountain vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Admin Digital Scanning vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Technisches Know-how zeigen
Da technische Kenntnisse im Umgang mit Scan-Equipment und Dokumenten-Management-Systemen wichtig sind, solltest du dich auf Fragen zu diesen Themen vorbereiten. Zeige dein Wissen über OCR und DMS/CMS und sei bereit, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du diese Technologien erfolgreich eingesetzt hast.
✨Führungsqualitäten betonen
Da die Rolle auch Führungsverantwortung beinhaltet, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Teamleitung zu sprechen. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Motivation und Leitung eines Teams verdeutlichen, sowie deine analytischen und problemlösenden Fähigkeiten.
✨Sprich die Sprache des Unternehmens
Achte darauf, während des Interviews sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch sicher zu kommunizieren. Übe wichtige Fachbegriffe und Formulierungen, die in der Branche verwendet werden, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
