Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Projekte und sorge für einen reibungslosen Ablauf im DMS/Scanning Center.
- Arbeitgeber: Iron Mountain ist ein globaler Marktführer in der Speicherung und Informationsmanagement.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, nachhaltige Lösungen und ein unterstützendes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer wachsenden Gemeinschaft, die Innovation und soziale Verantwortung schätzt.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in administrativer Unterstützung und gute Kenntnisse in GSuite sind erforderlich.
- Andere Informationen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind notwendig für die Kommunikation.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei Iron Mountain wissen wir, dass gute Arbeit einen positiven Einfluss auf unsere Kunden, unsere Mitarbeiter und unseren Planeten hat. Deshalb brauchen wir kluge, engagierte Menschen, die sich uns anschließen. Egal, ob Sie Ihre Karriere starten oder eine Veränderung vornehmen möchten, sprechen Sie mit uns und sehen Sie, wie Sie die Kraft Ihrer Arbeit bei Iron Mountain steigern können. Wir bieten fachkundige, nachhaltige Lösungen im Bereich der Dokumenten- und Informationsverwaltung, digitale Transformationsdienste, Rechenzentren, Asset-Lifecycle-Management sowie Lagerung, Handhabung und Logistik von Kunstwerken.
Über die Rolle: Als Business Support Specialist in unserem DMS/Scanning Center werden Sie eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Durchführung von Projekten und dem reibungslosen Ablauf des täglichen Betriebs spielen. Sie fungieren als zentrale Kommunikationsstelle und bieten wesentliche administrative, organisatorische und datenspezifische Unterstützung für unsere internen Teams und externen Kunden. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Detailgenauigkeit, außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten und eine proaktive, verbesserungsorientierte Denkweise.
Verantwortlichkeiten:
- Projekt- & Prozessdokumentation: Vorbereitung und sorgfältige Pflege der Projektdokumentation, einschließlich detaillierter Projektpläne, betrieblicher Arbeitsabläufe, strenger Qualitätskontrollverfahren und präziser Datenspezifikationen.
- Besprechungs- & Kommunikationsmanagement: Planung und Koordination von Projektbesprechungen, Kundenbriefings und wichtigen technischen Diskussionen.
- Projektverfolgung & Ressourcenüberwachung: Sorgfältige Verfolgung von Projektzeitplänen, wichtigen Ergebnissen und Ressourcenallokation für unsere Scanning- und Dateneingabeteams.
- Wesentliche Stakeholder-Kontaktstelle: Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder bezüglich Projektupdates, datenspezifischen Anfragen und betrieblichen Angelegenheiten.
- Kontinuierliche Prozessverbesserung: Proaktive Beobachtung und Analyse der aktuellen Prozesse zur Identifizierung und Vorschlag von Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
- Administrative & Beschaffungsunterstützung: Bereitstellung wesentlicher administrativer Unterstützung, einschließlich der Verwaltung von Beschaffungsprozessen.
- Ad-hoc-Unterstützung & Projektbeitrag: Übernahme verschiedener Ad-hoc-Aufgaben und Beitrag zu Sonderprojekten zur Unterstützung der Geschäftsabläufe.
Qualifikationen:
- Nachgewiesene Erfahrung in einer Projektunterstützungs-, administrativen Unterstützungs- oder ähnlichen Rolle, idealerweise in einem Dokumentenmanagement- oder Datenverarbeitungsumfeld.
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement, gepaart mit einem starken Augenmerk auf Details.
- Kenntnisse in GSuite-Anwendungen (Google Docs, Sheets, Slides, Meet usw.) sind unerlässlich.
- Nachgewiesene Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team effektiv zu arbeiten.
- Eine stark proaktive und lösungsorientierte Herangehensweise an Herausforderungen und Aufgaben.
- Ausgezeichnete Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und mehrere Fristen effizient in einem schnelllebigen Umfeld zu verwalten.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (sowohl schriftlich als auch mündlich) sind erforderlich.
Business Support Arbeitgeber: Iron Mountain
Kontaktperson:
Iron Mountain HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Business Support
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Rolle als Business Support Specialist. Verstehe, welche Tools und Software verwendet werden, insbesondere GSuite-Anwendungen, und mache dich mit deren Funktionen vertraut.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Iron Mountain. Plattformen wie LinkedIn können dir helfen, wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu gewinnen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Prozessverbesserung vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du Effizienzsteigerungen oder Verbesserungen in der Kommunikation erreicht hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine proaktive Einstellung während des Vorstellungsgesprächs. Bereite Vorschläge vor, wie du zur Optimierung der Abläufe im DMS- und Scanning-Bereich beitragen könntest, um dein Engagement für kontinuierliche Verbesserung zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Business Support
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des Unternehmens passen.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben relevante Erfahrungen hervor, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement, in der Organisation und in der Kommunikation zeigen. Verwende konkrete Beispiele, um deine Erfolge zu untermauern.
Anpassung des Anschreibens: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die Unternehmenskultur und die Werte von Iron Mountain eingeht. Zeige, dass du die Mission des Unternehmens verstehst und bereit bist, zur Verbesserung der Prozesse beizutragen.
Prüfe auf Fehler: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Eine fehlerfreie Bewerbung zeigt Professionalität und Aufmerksamkeit für Details.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Iron Mountain vorbereitest
✨Bereite dich auf die Rolle vor
Informiere dich gründlich über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Business Support Specialists. Verstehe die Bedeutung von Projekt- und Prozessdokumentation sowie der Kommunikation zwischen internen und externen Stakeholdern.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine außergewöhnlichen organisatorischen und zeitmanagementbezogenen Fähigkeiten demonstrieren. Sei bereit, zu erklären, wie du mehrere Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld priorisieren kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle eine zentrale Kommunikationsschnittstelle erfordert, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten sowohl in Deutsch als auch in Englisch hervorheben. Bereite dich darauf vor, Beispiele für erfolgreiche Kommunikation in früheren Positionen zu geben.
✨Proaktive Problemlösungsansätze präsentieren
Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du proaktiv Lösungen für Herausforderungen gefunden hast. Dies zeigt, dass du einen lösungsorientierten Ansatz verfolgst und bereit bist, zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen.
