Reklamations- & Claim Management (m/w/d)

Du hast ein gutes Gespür für Risiken und eine starke Leidenschaft für Verhandlungen. Du übernimmst die Verantwortung für das Beschwerde- und Reklamationsmanagement, prüfst und bearbeitest Schadensfälle und arbeitest aktiv auf faire Lösungen hin – sei es mit Kunden, Lieferanten oder internen Stakeholdern. Wenn du Erfahrung im Vertragsrecht hast, gerne im Team arbeitest und in einem dynamischen Umfeld wie IronMaxx aufblühst, würden wir uns freuen, dich in unserem Team willkommen zu heißen!

Deine Aufgaben mit MAXXimalem Fokus:

• Claims Investigation & Defense
  • Erhalte, protokolliere und priorisiere eingehende Reklamationen von Einzelhandelsketten, E-Commerce-Partnern und Lebensmitteldiscountern.
  • Untersuche jede Reklamation von Anfang bis Ende: verfolge Lieferdokumente, vergleiche sie mit Rechnungen, überprüfe ERP-Daten, Lagerausgangsprotokolle und Frachtunterlagen.
  • Erstelle eine klare, evidenzbasierte Erzählung für jede Reklamation – entweder um sie anzufechten und abzulehnen oder um eine teilweise Haftung mit kontrollierter Exposition anzuerkennen.
  • Verfasse professionelle, sachliche Antwortschreiben an Kunden, die die Position von IronMaxx verteidigen, unter Angabe von Dokumentationen und vereinbarten Vertragsbedingungen.
  • Pflege ein strukturiertes Reklamationsregister mit Status, Beträgen, Fristen und erwarteten Ergebnissen.
• Cash Flow & Receivables Impact
  • Arbeite eng mit dem AR-Team zusammen, um Reklamationen zu identifizieren, die Rechnungszahlungen blockieren oder unbefugte Abzüge verursachen.
  • Priorisiere die Lösung von Reklamationen basierend auf finanzieller Exposition und Dringlichkeit – löse gebundene Mittel so effizient wie möglich.
  • Verfolge ausgestellte Gutschriften im Vergleich zu angefochtenen; stelle sicher, dass strittige Beträge nicht ohne ordnungsgemäße Eskalation und Genehmigung abgeschrieben werden.
  • Stelle regelmäßige Berichte über offene Reklamationen, Altersstruktur, erwartete Lösungen und Cash-Impact für den CFO bereit.
• Supplier Claims & Recovery
  • Wo die Ursache auf der Seite des Lieferanten oder des Vertragsherstellers identifiziert wird (z.B. falsche Kennzeichnung, kurz datierte Waren, Palettenzählfehler), initiiere und verwalte Rückforderungen.
  • Quantifiziere Schäden einschließlich direkter Kosten, entgangener Einnahmen und vertraglicher/ruinöser Auswirkungen.
  • Verhandle und dokumentiere Vergleiche mit Lieferanten.
• Cross-Functional Coordination
  • Tägliche Koordination mit: AR-Team, Vertrieb, Supply Chain & Einkauf, Lager, IT/ERP und dem CFO.
  • Agieren als zentraler interner Ansprechpartner für alle reklamationsbezogenen Anfragen innerhalb der Gruppe.
  • Unterstütze den Monatsabschluss mit genauen Rückstellungen und Rücklagen für Reklamationen.
• Process Improvement & Prevention
  • Identifiziere wiederkehrende Reklamationsmuster; melde systematische Probleme an die Lieferkette, das Lager oder den Einkauf zur Beseitigung.
  • Entwickle und pflege interne SOPs für die Bearbeitung von Reklamationen, Dokumentationsstandards und Eskalationswege.
  • Reduziere das Reklamationsvolumen im Laufe der Zeit, indem du die Ursachenüberprüfung im gesamten Unternehmen vorantreibst.

Dein Skillset - stark wie unser Protein:

• Must Have: 3–6+ Jahre Erfahrung im Reklamationsmanagement, AR, kommerziellen Operationen oder einem eng verwandten Bereich in FMCG, Lebensmittel, Einzelhandel oder Logistik.
• Nachweisliche Erfolge bei der Verteidigung oder Verhandlung kommerzieller Reklamationen mit großen Einzelhandels- oder Großhandelspartnern.
• Starkes Verständnis des gesamten Order-to-Cash-Zyklus: Bestellungen, Lieferdokumente, Rechnungen, Gutschriften, Überfälligkeiten.
• Fließendes Deutsch und Englisch – gesprochen und geschrieben – auf vollem professionellen Niveau.
• Strukturiertes, analytisches Denken mit der Fähigkeit, einen klaren, evidenzbasierten Fall zu erstellen und zu präsentieren.
• Hohe persönliche Standards, professionelle Präsentation und Ruhe unter Druck.

Nice to Have:

• Direkte Erfahrung mit Reklamationsprozessen bei großen Lebensmitteleinzelhandelsketten oder E-Commerce-Plattformen (Discounter, Drogerien, Online-Marktplätze).
• Hintergrund in der Lieferkette, Logistik oder Lagerbetrieben.
• Erfahrung in der Quantifizierung von reputativen oder entgangenen Einnahmeschäden in Lieferantenstreitigkeiten.
• Kenntnisse in SAP Business One.

Über uns:

Healthy Snacking, Supplements und Lifestyle – seit über 20 Jahren erfolgreich am Markt, mehr als 1.000 Produkte, Made in Germany, gründer- und inhabergeführt, aus Hürth bei Köln in die ganze Welt. Als eines der führenden Unternehmen in der Nahrungsergänzungsmittel-Branche bieten wir nicht nur innovative und ausgezeichnete Produkte, sondern auch eine dynamische und inspirierende Arbeitsumgebung mit vielfältigen Perspektiven. Werde auch DU Teil dieser Erfolgsgeschichte, denn „Das Ziel ist das Ziel“.

Das ist bei uns selbstverständlich:

• Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit
• Gleitzeit - falls es morgens früh mal länger dauert
• Firmenparkplätze mit Wallboxen für eine nachhaltige Zukunft
• Modernes Equipment für MAXXimale Performance
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung "on the job"
• Firmenevents - wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch!

Das gibt es bei uns noch on top:

• Urban Sports Club - für jeden was dabei
• Corporate Benefits - satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events
• Monatliches Team-Frühstück
• Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
• IronMaxx Welcome-Package für einen erfolgreichen Start
• IronMaxx Prämie für jedes erfolgreich empfohlene Teammitglied

Für uns gilt der personal fit! Solltest du also nicht zu 100% alle Anforderungen für diese Stelle mitbringen, bewirb dich trotzdem! Vielleicht bist du genau die Person, die wir in unserem #teamIronMaxx noch brauchen!