Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration Hamburg (m/w/d)

Über uns

Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.

Die Position

In dieser Rolle verbinden Sie klassische Office- und Organisationstätigkeiten mit einem klaren Schwerpunkt im Vertrags- und Verwaltungsmanagement. Sie sorgen dafür, dass Verträge, Fristen und relevante Informationen strukturiert aufbereitet, gepflegt und weiterentwickelt werden – zunehmend mit Unterstützung digitaler Tools und AI-Anwendungen. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und administrative Abläufe effizienter zu gestalten. Die Position passt gut zu Personen, die sorgfältig und strukturiert arbeiten, Interesse an Verträgen mitbringen und gleichzeitig Freude daran haben, operative Office-Themen aktiv zu übernehmen.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Verwaltung, Pflege und Ablage von Verträgen einschließlich Fristen, Laufzeiten, Kündigungen, Wiedervorlagen und relevanter Vertragsunterlagen
• Strukturierte Aufbereitung von Vertragsunterlagen, Vertragshistorien, Fristen, Risiken, offenen Punkten und Entscheidungsbedarfen für interne Abstimmungen
• Nutzung moderner digitaler Tools und AI-Anwendungen zur professionellen Vertragsbearbeitung, z. B. zur Vorstrukturierung von Vertragsinhalten, Zusammenfassung von Regelungen, Prüfung auf Vollständigkeit, Fristenanalyse oder Vorbereitung interner Bewertungsunterlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung rechtlicher oder formaler Einschätzungen durch strukturierte Dokumentation, Unterlagenzusammenstellung und Aufbereitung relevanter Sachverhalte
• Nachverfolgung von Vertragsprüfungen und Abstimmung mit internen Fachbereichen, Verwaltung und externen Ansprechpartnern
• Administrative Betreuung von rechtlich oder formal relevanten Vorgängen, z. B. durch Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Terminverfolgung und Statusdokumentation
• Unterstützung bei Inkasso-, Gewerbe-, Vollmachts-, Beschluss- und sonstigen formalen Verwaltungsthemen
• Pflege von Übersichten, Listen, Ablagen, Fristenkontrollen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung und Koordination allgemeiner Office- und Verwaltungsthemen
• Betreuung des allgemeinen Infopostfachs einschließlich Sichtung, Vorsortierung, Weiterleitung und Nachhalten offener Rückmeldungen
• Bearbeitung von Posteingang und Postausgang sowie Entgegennahme von Lieferungen
• Unterstützung bei Meeting-, Termin- und Reiseorganisation
• Empfang und Betreuung von Besucher:innen am Standort Hamburg
• Unterstützung bei Ordnungswidrigkeiten, Dokumentationen und administrativen Sonderthemen
• Mitwirkung an der Standardisierung, Digitalisierung und Verbesserung administrativer Abläufe

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Rechtsanwalts- oder Notarwesen, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Assistenz, Office Management, Verwaltung oder administrativer Rechtsbetreuung
• Gutes Verständnis für formale Abläufe, Dokumentation, Fristen, sorgfältige Ablage und rechtlich relevante Verwaltungsprozesse
• Interesse an Vertragsinhalten und der strukturierten Aufbereitung von rechtlichen oder formal relevanten Sachverhalten
• Offenheit für digitale Tools, AI-gestützte Arbeitsweisen und moderne Systeme zur Verbesserung von Vertrags- und Administrationsprozessen
• Strukturierte, zuverlässige und selbständige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Diskretion und Genauigkeit
• Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, auch allgemeine Office‑, Empfangs‑ und Organisationsthemen aktiv zu übernehmen
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten
• sichere Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit digitalen Ablage‑, Dokumentenmanagement‑ oder Vertragsmanagementsystemen ist von Vorteil
• Freude daran, Ordnung, Verlässlichkeit und Struktur in administrative Prozesse zu bringen

Wir bieten

• Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement, Administration und Office-Organisation
• Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
• Ein modernes Arbeitsumfeld, in dem digitale Tools und AI-Anwendungen zunehmend genutzt werden sollen, um Qualität, Transparenz und Effizienz zu erhöhen
• Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
• Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpartnern
• Die Möglichkeit, administrative Prozesse aktiv mitzugestalten, zu standardisieren und zu verbessern
• Ein Team, das Verlässlichkeit, Eigeninitiative und pragmatisches Arbeiten schätzt
• Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
• Company Bike

Kontakt

Interessiert? Sie möchten gern Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über den Bewerbungslink.

IRS Karosserie & Lack GmbH
Heidelstedter Platz 18
22523 Hamburg