Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Vertrags- und Verwaltungsprozesse für Transparenz und Effizienz.
- Unternehmen: Führende Gruppe in Smart Repair mit starkem Team in Hamburg.
- Vorteile: Faires Gehalt, 30 Tage Urlaub, Entwicklungsmöglichkeiten und Corporate Benefits.
- Weitere Informationen: Kurze Entscheidungswege und spannende Projekte warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv und arbeite in einem dynamischen Umfeld mit digitalen Tools.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Vertragsverwaltung oder ähnlicher Administration.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg. Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung als Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).
Deine Aufgaben
In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen. In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:
- Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
- Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
- Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
- Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
- Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
- Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
- Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
- Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
- Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
- Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support
Dein Profil ⭐
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufleute für Büromanagement (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen
- Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen
- Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
- Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise
Was wir bieten
- Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
- Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
- Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
- Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
- Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
- Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
- Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
- Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
- Company Bike
Interessiert? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Einfach über den Button "Online bewerben" oder in nur 2 Minuten per WhatsApp.
IRS Karosserie & Lack GmbH
Eidelstedter Platz 18
22523 Hamburg
Office & Contract Administration Specialist (m/w/d) Arbeitgeber: IRS Holding
Die IRS Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Hamburg ein dynamisches und fortschrittliches Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf digitale Lösungen und kontinuierliche Optimierung der Arbeitsabläufe, fördert das Unternehmen nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch eine transparente und effiziente Zusammenarbeit. Zudem profitieren die Mitarbeiter von attraktiven Corporate Benefits, einem fairen Gehalt und 30 Tagen Urlaub, was die Position als Office & Contract Administration Specialist besonders attraktiv macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office & Contract Administration Specialist (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office & Contract Administration Specialist interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei IRS Group arbeiten oder in der Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und eventuell sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die IRS Group, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Position. So kannst du gezielt zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich schnell und unkompliziert zu bewerben – in nur 2 Minuten per WhatsApp!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Contract Administration Specialist (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass deine Unterlagen von jemandem gegenlesen, bevor du sie abschickst!
Zeige deine Motivation!:Erkläre uns, warum du genau bei der IRS Group arbeiten möchtest. Was reizt dich an der Position als Office & Contract Administration Specialist? Deine Begeisterung wird uns überzeugen!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über den 'Online bewerben'-Button auf unserer Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IRS Holding vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Position als Office & Contract Administration Specialist vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Aufgaben passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Vertragsverwaltung und Organisation zeigen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen, um deine Eignung zu untermauern.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Technische Vorbereitung
Stelle sicher, dass du mit den digitalen Tools und MS Office-Anwendungen, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, vertraut bist. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
