Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Verträge und unterstütze bei administrativen Abläufen mit digitalen Tools.
- Unternehmen: Führendes Unternehmen in Smart Repair mit starkem Teamgeist.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Corporate Benefits und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen und viel Raum für Eigeninitiative.
- Warum dieser Job: Gestalte administrative Prozesse aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Interesse an Vertragsmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Über uns
Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.
Die Position
In dieser Rolle verbinden Sie klassische Office- und Organisationstätigkeiten mit einem klaren Schwerpunkt im Vertrags- und Verwaltungsmanagement. Sie sorgen dafür, dass Verträge, Fristen und relevante Informationen strukturiert aufbereitet, gepflegt und weiterentwickelt werden – zunehmend mit Unterstützung digitaler Tools und AI-Anwendungen. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und administrative Abläufe effizienter zu gestalten. Die Position passt gut zu Personen, die sorgfältig und strukturiert arbeiten, Interesse an Verträgen mitbringen und gleichzeitig Freude daran haben, operative Office-Themen aktiv zu übernehmen.
Ihre Aufgaben
- Zentrale Verwaltung, Pflege und Ablage von Verträgen einschließlich Fristen, Laufzeiten, Kündigungen, Wiedervorlagen und relevanter Vertragsunterlagen
- Strukturierte Aufbereitung von Vertragsunterlagen, Vertragshistorien, Fristen, Risiken, offenen Punkten und Entscheidungsbedarfen für interne Abstimmungen
- Nutzung moderner digitaler Tools und AI-Anwendungen zur professionellen Vertragsbearbeitung, z. B. zur Vorstrukturierung von Vertragsinhalten, Zusammenfassung von Regelungen, Prüfung auf Vollständigkeit, Fristenanalyse oder Vorbereitung interner Bewertungsunterlagen
- Unterstützung bei der Vorbereitung rechtlicher oder formaler Einschätzungen durch strukturierte Dokumentation, Unterlagenzusammenstellung und Aufbereitung relevanter Sachverhalte
- Nachverfolgung von Vertragsprüfungen und Abstimmung mit internen Fachbereichen, Verwaltung und externen Ansprechpartnern
- Administrative Betreuung von rechtlich oder formal relevanten Vorgängen, z. B. durch Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Terminverfolgung und Statusdokumentation
- Unterstützung bei Inkasso-, Gewerbe-, Vollmachts-, Beschluss- und sonstigen formalen Verwaltungsthemen
- Pflege von Übersichten, Listen, Ablagen, Fristenkontrollen und Wiedervorlagen
- Bearbeitung und Koordination allgemeiner Office- und Verwaltungsthemen
- Betreuung des allgemeinen Infopostfachs einschließlich Sichtung, Vorsortierung, Weiterleitung und Nachhalten offener Rückmeldungen
- Bearbeitung von Posteingang und Postausgang sowie Entgegennahme von Lieferungen
- Unterstützung bei Meeting-, Termin- und Reiseorganisation
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen am Standort Hamburg
- Unterstützung bei Ordnungswidrigkeiten, Dokumentationen und administrativen Sonderthemen
- Mitwirkung an der Standardisierung, Digitalisierung und Verbesserung administrativer Abläufe
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Rechtsanwalts- oder Notarwesen, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Assistenz, Office Management, Verwaltung oder administrativer Rechtsbetreuung
- Gutes Verständnis für formale Abläufe, Dokumentation, Fristen, sorgfältige Ablage und rechtlich relevante Verwaltungsprozesse
- Interesse an Vertragsinhalten und der strukturierten Aufbereitung von rechtlichen oder formal relevanten Sachverhalten
- Offenheit für digitale Tools, AI-gestützte Arbeitsweisen und moderne Systeme zur Verbesserung von Vertrags- und Administrationsprozessen
- Strukturierte, zuverlässige und selbständige Arbeitsweise
- Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Diskretion und Genauigkeit
- Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, auch allgemeine Office-, Empfangs- und Organisationsthemen aktiv zu übernehmen
- Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten
- sichere Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit digitalen Ablage-, Dokumentenmanagement- oder Vertragsmanagementsystemen ist von Vorteil
- Freude daran, Ordnung, Verlässlichkeit und Struktur in administrative Prozesse zu bringen
Wir bieten
- Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement, Administration und Office-Organisation
- Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
- Ein modernes Arbeitsumfeld, in dem digitale Tools und AI-Anwendungen zunehmend genutzt werden sollen, um Qualität, Transparenz und Effizienz zu erhöhen
- Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
- Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpartnern
- Die Möglichkeit, administrative Prozesse aktiv mitzugestalten, zu standardisieren und zu verbessern
- Ein Team, das Verlässlichkeit, Eigeninitiative und pragmatisches Arbeiten schätzt
- Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
- Company Bike
Kontakt
Interessiert? Sie möchten gern Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über den Bewerbungslink.
IRS Karosserie & Lack GmbH Eidelstedter Platz 1822523 Hamburg
Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration Hamburg (m/w/d) Arbeitgeber: IRS Karosserie & Lack GmbH
Die IRS Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Hamburg ein modernes Arbeitsumfeld bietet, in dem digitale Tools und AI-Anwendungen aktiv genutzt werden, um Effizienz und Transparenz zu steigern. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Eigeninitiative fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter und bietet attraktive Corporate Benefits wie Rabatte bei über 1.500 Marken sowie die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung und Verbesserung administrativer Prozesse mitzuwirken.
Kontaktdaten:
IRS Karosserie & Lack GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration Hamburg (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Anschreiben oder eine Nachricht kann dir helfen, im Gedächtnis zu bleiben.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei IRS arbeiten oder Kontakte haben. Empfehlungen können oft Türen öffnen, die sonst verschlossen bleiben.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die IRS Group und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur ausgeschriebenen Position passen. Zeige, dass du wirklich interessiert bist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration Hamburg (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben. Das macht dich authentisch und hebt dich von anderen Bewerbungen ab.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles passt!
Verbindung zur Stelle herstellen!:Erkläre, warum du genau für diese Position geeignet bist. Gehe auf die Anforderungen im Jobangebot ein und zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Das zeigt uns dein Interesse und Engagement!
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unseren Bewerbungslink auf der Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles richtig erhalten und du keine wichtigen Schritte verpasst!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IRS Karosserie & Lack GmbH vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position vertraut. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Vertragsverwaltung und im Office Management zeigen. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten strukturiert und überzeugend zu präsentieren.
✨Digitales Know-how betonen
Da die Position auch den Umgang mit digitalen Tools und AI-Anwendungen umfasst, sei bereit, über deine Erfahrungen mit solchen Technologien zu sprechen. Zeige, dass du offen für neue Arbeitsweisen bist und wie du diese in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen im Vertragsmanagement oder wie das Team die Digitalisierung vorantreibt.
