Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Vertrags- und Verwaltungsprozesse und sorge für Transparenz und Verlässlichkeit.
- Unternehmen: Führendes Unternehmen in Smart Repair mit starkem Team in Hamburg.
- Vorteile: Faires Gehalt, 30 Tage Urlaub, Entwicklungsmöglichkeiten und Corporate Benefits.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und modernen digitalen Tools.
- Warum dieser Job: Gestalte Vertragsmanagement aktiv mit und entwickle Prozesse weiter.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Vertragsverwaltung oder ähnlicher Administration.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.
Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung als Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).
Deine Rolle bei uns:
In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.
In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:
- Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
- Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
- Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
- Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
- Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
- Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
- Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
- Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
- Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
- Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support
Erforderliche Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufleute für Büromanagement (m/w/d) oder Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen
- Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen
- Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
- Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise
Wir bieten:
- Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
- Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
- Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
- Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
- Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
- Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
- Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
- Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
- Company Bike
Interessiert? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Einfach über den Button "Online bewerben" oder in nur 2 Minuten per WhatsApp.
IRS Karosserie & Lack GmbH
Heidelstedter Platz 18
22523 Hamburg
Office & Contract Administration Specialist (m/w/d) Arbeitgeber: IRS Karosserie & Lack
Die IRS Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Hamburg ein dynamisches und fortschrittliches Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf digitale Lösungen und kontinuierliche Optimierung der Arbeitsabläufe, profitieren die Mitarbeiter von Entwicklungsmöglichkeiten, einem fairen Gehalt sowie 30 Tagen Urlaub. Die offene und kollegiale Unternehmenskultur fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht es, Vertrags- und Verwaltungsthemen professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office & Contract Administration Specialist (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office & Contract Administration Specialist interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Hamburg Kontakt aufzunehmen. Ein kurzes, freundliches Anschreiben oder eine Nachricht kann den Unterschied machen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten oder bereits bei IRS Group sind. Oft gibt es Insider-Infos, die dir helfen können, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Trends im Vertragsmanagement und bringe eigene Ideen mit, wie du die Prozesse bei IRS Group verbessern könntest. Das zeigt dein Engagement und deine Initiative.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen zu zeigen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Contract Administration Specialist (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deine Unterlagen gut, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Wir schätzen Sorgfalt und Präzision, besonders in einer Rolle, die mit Verträgen und administrativen Prozessen zu tun hat.
Bewirb dich direkt über unsere Website!:Das ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt. Klicke einfach auf den Button 'Online bewerben' und leg los – wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IRS Karosserie & Lack vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Office & Contract Administration Specialist vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite konkrete Beispiele vor, die deine Eignung unterstreichen.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der IRS Group, indem du gezielte Fragen zur Unternehmenskultur, den administrativen Prozessen oder den Herausforderungen im Vertragsmanagement stellst. Das zeigt, dass du dich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hast und aktiv an der Position interessiert bist.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle eine strukturierte und präzise Arbeitsweise erfordert, sei bereit, Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu teilen. Erkläre, wie du Fristen kontrollierst und Dokumente verwaltest, um Transparenz und Effizienz sicherzustellen.
✨Sei du selbst
Authentizität ist wichtig! Sei ehrlich über deine Erfahrungen und zeige deine Begeisterung für die Position. Die Interviewer möchten sehen, dass du nicht nur die nötigen Fähigkeiten mitbringst, sondern auch gut ins Team passt.
