Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Verträge und unterstütze bei administrativen Aufgaben in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: Führendes Unternehmen im Bereich Smart Repair mit starkem Support aus Hamburg.
- Vorteile: Attraktive Corporate Benefits, bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken und Company Bike.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte administrative Prozesse aktiv mit und nutze moderne digitale Tools.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Interesse an Vertragsmanagement sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.
Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung als Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration (m/w/d). In dieser Rolle verbinden Sie klassische Office- und Organisationstätigkeiten mit einem klaren Schwerpunkt im Vertrags- und Verwaltungsmanagement. Sie sorgen dafür, dass Verträge, Fristen und relevante Informationen strukturiert aufbereitet, gepflegt und weiterentwickelt werden – zunehmend mit Unterstützung digitaler Tools und AI-Anwendungen. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und administrative Abläufe effizienter zu gestalten.
Die Position passt gut zu Personen, die sorgfältig und strukturiert arbeiten, Interesse an Verträgen mitbringen und gleichzeitig Freude daran haben, operative Office-Themen aktiv zu übernehmen.
- Zentrale Verwaltung, Pflege und Ablage von Verträgen einschließlich Fristen, Laufzeiten, Kündigungen, Wiedervorlagen und relevanter Vertragsunterlagen
- Strukturierte Aufbereitung von Vertragsunterlagen, Vertragshistorien, Fristen, Risiken, offenen Punkten und Entscheidungsbedarfen für interne Abstimmungen
- Nutzung moderner digitaler Tools und AI-Anwendungen zur professionellen Vertragsbearbeitung, z. B. zur Vorstrukturierung von Vertragsinhalten, Zusammenfassung von Regelungen, Prüfung auf Vollständigkeit, Fristenanalyse oder Vorbereitung interner Bewertungsunterlagen
- Unterstützung bei der Vorbereitung rechtlicher oder formaler Einschätzungen durch strukturierte Dokumentation, Unterlagenzusammenstellung und Aufbereitung relevanter Sachverhalte
- Nachverfolgung von Vertragsprüfungen und Abstimmung mit internen Fachbereichen, Verwaltung und externen Ansprechpartnern
- Administrative Betreuung von rechtlich oder formal relevanten Vorgängen, z. B. durch Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Terminverfolgung und Statusdokumentation
- Unterstützung bei Inkasso-, Gewerbe-, Vollmachts-, Beschluss- und sonstigen formalen Verwaltungsthemen
- Pflege von Übersichten, Listen, Ablagen, Fristenkontrollen und Wiedervorlagen
- Bearbeitung und Koordination allgemeiner Office- und Verwaltungsthemen
- Betreuung des allgemeinen Infopostfachs einschließlich Sichtung, Vorsortierung, Weiterleitung und Nachhalten offener Rückmeldungen
- Bearbeitung von Posteingang und Postausgang sowie Entgegennahme von Lieferungen
- Unterstützung bei Meeting-, Termin- und Reiseorganisation
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen am Standort Hamburg
- Unterstützung bei Ordnungswidrigkeiten, Dokumentationen und administrativen Sonderthemen
- Mitwirkung an der Standardisierung, Digitalisierung und Verbesserung administrativer Abläufe
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Rechtsanwalts- oder Notarwesen, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Assistenz, Office Management, Verwaltung oder administrativer Rechtsbetreuung. Gutes Verständnis für formale Abläufe, Dokumentation, Fristen, sorgfältige Ablage und rechtlich relevante Verwaltungsprozesse. Interesse an Vertragsinhalten und der strukturierten Aufbereitung von rechtlichen oder formal relevanten Sachverhalten. Offenheit für digitale Tools, AI-gestützte Arbeitsweisen und moderne Systeme zur Verbesserung von Vertrags- und Administrationsprozessen. Strukturierte, zuverlässige und selbständige Arbeitsweise. Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Diskretion und Genauigkeit. Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, auch allgemeine Office-, Empfangs- und Organisationsthemen aktiv zu übernehmen. Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten. Sichere Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit digitalen Ablage-, Dokumentenmanagement- oder Vertragsmanagementsystemen ist von Vorteil. Freude daran, Ordnung, Verlässlichkeit und Struktur in administrative Prozesse zu bringen.
Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement, Administration und Office-Organisation. Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln. Ein modernes Arbeitsumfeld, in dem digitale Tools und AI-Anwendungen zunehmend genutzt werden sollen, um Qualität, Transparenz und Effizienz zu erhöhen. Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung. Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpartnern. Die Möglichkeit, administrative Prozesse aktiv mitzugestalten, zu standardisieren und zu verbessern. Ein Team, das Verlässlichkeit, Eigeninitiative und pragmatisches Arbeiten schätzt. Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken. Company Bike.
Interessiert? Sie möchten gern Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über den Bewerbungslink.
IRS Karosserie & Lack GmbH, Heidelstedter Platz 18, 22523 Hamburg.
Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration Hamburg (m/w/d) Arbeitgeber: IRS Karosserie & Lack
Die IRS Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Hamburg ein modernes Arbeitsumfeld bietet, in dem digitale Tools und AI-Anwendungen aktiv genutzt werden, um Effizienz und Transparenz zu steigern. Unsere Unternehmenskultur fördert Eigeninitiative und Teamarbeit, während wir gleichzeitig vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Vertragsmanagement und Administration bieten. Mit attraktiven Corporate Benefits und einem dynamischen Umfeld sind wir bestrebt, unseren Mitarbeitern eine sinnvolle und erfüllende Karriere zu ermöglichen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration Hamburg (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office & Contract Management Specialist interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Hamburg Kontakt aufzunehmen. Ein persönlicher Austausch kann oft mehr bewirken als eine Bewerbung allein.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei IRS Group arbeiten oder in der Branche tätig sind. Empfehlungen können dir einen Fuß in die Tür verschaffen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten digitalen Tools und AI-Anwendungen, die im Vertragsmanagement verwendet werden. Zeige, dass du bereit bist, dich weiterzuentwickeln und neue Technologien zu nutzen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbungen abzuheben. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Contract Management Specialist / Teamassistenz Administration Hamburg (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen nach authentischen Persönlichkeiten, die sich mit unserem Team identifizieren können. Lass deine Leidenschaft für Vertragsmanagement und Organisation durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Verwende klare Überschriften und Absätze, um deine Erfahrungen und Qualifikationen übersichtlich darzustellen. Das zeigt uns, dass du auch in der Arbeit sorgfältig und organisiert bist.
Digital Skills betonen!:Da wir moderne digitale Tools und AI-Anwendungen nutzen, solltest du deine Erfahrungen mit solchen Technologien hervorheben. Zeig uns, wie du diese Tools in der Vergangenheit eingesetzt hast, um administrative Abläufe zu verbessern.
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unseren Bewerbungslink auf der Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir dich schnellstmöglich kontaktieren können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IRS Karosserie & Lack vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Office & Contract Management Specialist vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite konkrete Beispiele vor, die deine Eignung unterstreichen.
✨Digitales Know-how zeigen
Da die Nutzung digitaler Tools und AI-Anwendungen wichtig ist, solltest du dich im Vorfeld über gängige Softwarelösungen informieren. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du solche Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder wie du dir vorstellen kannst, sie in dieser neuen Rolle einzusetzen.
✨Strukturierte Antworten geben
Die Position erfordert eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise. Übe, deine Antworten klar und präzise zu formulieren. Verwende die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Erfahrungen anschaulich darzustellen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen im Vertragsmanagement oder wie das Team die Digitalisierung vorantreibt.
