Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine, Reisen und Events für die Geschäftsführung.
- Unternehmen: ISD FENIQS, ein innovatives IT-Beratungsunternehmen mit Fokus auf Cybersecurity und Cloud.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Mitarbeiterkapitalbeteiligung und moderne Arbeitsmittel.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team.
- Warum dieser Job: Werde das organisatorische Rückgrat und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
- Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
- Ort: Ludwigshafen am Rhein
- Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)
- Über uns & zur Position
ISD FENIQS ist ein inhabergeführtes IT-Beratungs- und Managed-Service-Unternehmen mit Schwerpunkten in Cybersecurity, Cloud & Infrastructure, Dev Ops & Software sowie Modern Workplace.
Als Teil der FENIQS Group verbinden wir technische Tiefe mit echtem Kundennutzen.
Mehr als 160 IT-Spezialisten arbeiten täglich an Projekten, die für unsere Kunden einen echten Unterschied machen.
In dieser Rolle übernimmst du das Rückgrat: Du unterstützt die Geschäftsführung direkt, hältst das Office im Tagesgeschäft am Laufen und sorgst dafür, dass der Fuhrpark bestens betreut ist.
Deine Mission
Du bist das organisatorische Rückgrat für die Geschäftsführung und das Office.
Du steuerst Termine, Reisen, Unterlagen und Events, empfängst Gäste, betreust den Fuhrpark und übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten sowie Ansprechpartner für die externe Sicherheitsfachkraft.
- Deine Verantwortlichkeiten & Aufgaben
- Termine, Prioritäten und Abstimmungen für die Geschäftsführung intern wie extern steuern
- Geschäftsreisen ganzheitlich organisieren: Buchungen, Reisepläne, Abrechnungen, ggf. Visa- und Hotelkoordination
- Recherchen, Reports, Decision Papers und Excel‑Auswertungen erstellen
- Interne und externe Veranstaltungen planen und organisieren (Team‑Events, Workshops, Management‑Meetings)
- Dokumenten‑ und Vertragsmanagement verantworten: Ablage, Versionierung, Freigabeprozesse und Vertraulichkeit
- Besuchs‑ und Empfangsmanagement betreuen: Terminabstimmung, Raumplanung, Catering, Zugänge
- Fuhrpark verantworten: Bestellung, Übergaben, Rückgaben, Schadensfälle, Rechnungsprüfung
- Sicherheitsbeauftragte Funktion ausüben und Ansprechpartner für externe Sicherheitsfachkraft sein
- Firmeneigene Mobiltelefone und IT‑nahe Arbeitsmittel verwalten
- An Terminen mit dem externen Datenschutzbeauftragten teilnehmen und bei Ad‑hoc‑ bzw. Sonderthemen unterstützen
- Erforderliche Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in der Assistenz
- Ausgeprägtes Organisationstalent: strukturiert, selbstständig und immer einen Schritt voraus
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Power Point
- Freude daran, Dinge zu koordinieren, zu optimieren und kreativ mitzudenken, besonders bei Events
- Souveränität und Überblick auch bei vielen parallel laufenden Themen
- Wünschenswerte Qualifikationen
- IT‑Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Tools und IT‑nahen Arbeitsmitteln
- Englischkenntnisse für internationale Dienstleister, Gäste und Unterlagen
- Vorerfahrung in der direkten Unterstützung von Geschäftsführung oder Management
- Erfahrung mit Reise‑ und Reisekostentools
- Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen, Off‑Sits oder Workshops
- Grundverständnis für DSGVO und Datenschutzprozesse
- Erste Berührungspunkte mit Fuhrparkmanagement oder Dienstleistersteuerung
- Unsere Benefits
- Mitarbeiterkapitalbeteiligung
- Flexible Arbeitszeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Firmenfahrrad
- Mitarbeiterdarlehen
- Moderne Arbeitsmittel
- Verpflegung & Essenszuschuss
- Weiterbildung
- Mitarbeiterrabatte
- Veranstaltungen & Firmenfeiern
Klingt das nach der richtigen Herausforderung für dich? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
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Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: ISD FENIQS GmbH
Unser Unternehmen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem Kreativität und Eigenverantwortung geschätzt werden. Mit einem freundlichen Team und einer offenen Unternehmenskultur fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung durch regelmäßige Schulungen und spannende Herausforderungen. Genießen Sie flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten in einem schnell wachsenden Unternehmen zu erweitern.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie ISD FENIQS GmbH, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei ISD FENIQS GmbH im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei ISD FENIQS GmbH echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von ISD FENIQS GmbH zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an ISD FENIQS GmbH reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ISD FENIQS GmbH vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der ISD FENIQS GmbH tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
