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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Renommierter gemeinnütziger Bauträger in Österreich mit Fokus auf innovative Wohnkonzepte.
- Mitarbeitervorteile: Homeoffice, flexible Gleitzeit, 27 Urlaubstage plus 2 zusätzliche Tage und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams in einem stabilen Unternehmen mit gutem Betriebsklima.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Assistenzbereich und gute Kommunikationsfähigkeiten erforderlich.
- Andere Informationen: Sichere dir einen Arbeitsplatz mit Entwicklungsmöglichkeiten in Wien.
Unser Kunde ist ein renommierter gemeinnütziger Bauträger in Österreich. Das Unternehmen blickt auf eine langjährige erfolgreiche Tätigkeit im gemeinnützigen Wohnungswesen zurück und steht für Kundenzufriedenheit, innovative Wohnkonzepte und hohe Qualität. Für den Standort in Wien, gute öffentliche Anbindung suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für die Position als Sekretär:in der Geschäftsführung (m/w/d).
Das erwartet Sie:
- Administrative und organisatorische Unterstützung für die Geschäftsführung
- Überwachung, Steuerung und Koordination von Mitarbeiterangelegenheiten, Feedbacks und internen Abläufen
- Vorbereitung der Einladungen und aller relevanten Sitzungsunterlagen sowie der fristgerechte Versand für Sitzungen (v.a. Aufsichtsrat, Generalversammlung, Vorstandssitzung, Prüfungsausschusssitzung)
- Administrative Koordination von Grundbuchs- und Firmenbuchangelegenheiten, Schnittstelle zu Rechtsanwälten und Notaren
- Unterstützende Koordination und Überwachung von verschiedensten Prozessen (z.B. Grundstücksan-/verkäufe)
- Administrative Verwaltung des IKS
- Betreuung der Homepage und des Intranets (Abwicklung von Einschaltungen, Inseraten, etc.)
- Unterstützung hinsichtlich der Kommunikation in Personalangelegenheiten
- Koordination von DSGVO Angelegenheiten
- Übernahme von Sonderaufgaben wie Recherchen, Auswertungen, Analysen
- Empfang und Bewirtung von Besuchern der Geschäftsführung
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau
- Einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich von Vorteil
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion, Loyalität, Termintreue
- Verständnis für organisatorische Zusammenhänge
- Gute Umgangsformen und diplomatisches Geschick
- Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Resilienz in herausfordernden Situationen
Ihre Benefits:
- Ausgezeichnetes Betriebsklima und kollegiale Atmosphäre
- Homeoffice-Möglichkeit
- Schulungen bzw. berufsbedingte Fortbildungsmöglichkeiten
- Flexible Gleitzeitoption und sicherer Arbeitsplatz in einem langjährig bestehenden soliden Unternehmen
- 27 Urlaubstage laut KV und 2 zusätzliche Urlaubstage (24.12. und 31.12.)
- Ein am Kollektivvertrag orientiertes Monatsgehalt ab EUR 3.108,10 brutto mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung
Wenn Sie an dieser vielseitigen Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung.
Sekretär:in Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: ISG Personalmanagement GmbH
Kontaktperson:
ISG Personalmanagement GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär:in Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über das Unternehmen und seine Werte. Da es sich um einen gemeinnützigen Bauträger handelt, ist es wichtig, dass du die Mission und die Projekte des Unternehmens verstehst. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation während des Vorstellungsgesprächs.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Diskretion unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Netzwerke mit Personen, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen, die deine Chancen erhöhen, bei uns eingestellt zu werden.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten im Gespräch. Da die Rolle viel Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, ist es wichtig, dass du klar und professionell kommunizieren kannst. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und präzise ausdrücken kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär:in Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über den gemeinnützigen Bauträger und seine Werte. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmensphilosophie, aktuelle Projekte und die Bedeutung der Position zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Sekretär:in der Geschäftsführung wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Assistenzbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Stärken ein, die zur Unterstützung der Geschäftsführung beitragen können, und zeige dein Interesse an der Arbeit im gemeinnützigen Wohnungswesen.
Bewerbung einreichen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig sind, bevor du deine Bewerbung über unsere Website einreichst. Überprüfe alles auf Richtigkeit und Vollständigkeit, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ISG Personalmanagement GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, klar und präzise zu sprechen und zeige, dass du diplomatisches Geschick besitzt.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten des Unternehmens vor. Dies zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir, herauszufinden, ob du gut ins Team passt.
✨Diskretion und Loyalität hervorheben
In dieser Rolle ist Diskretion von großer Bedeutung. Sei bereit, Beispiele zu nennen, in denen du vertrauliche Informationen behandelt hast und wie du Loyalität gegenüber deinem Arbeitgeber gezeigt hast.
