Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Personalabteilung bei administrativen Aufgaben und der Betreuung von Mitarbeitern.
- Unternehmen: International anerkanntes Forschungsinstitut im Dreiländereck Deutschland-Frankreich-Schweiz.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein umfangreiches Sportangebot.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Verlängerung oder Entfristung nach drei Jahren.
- Warum dieser Job: Direkte Mitwirkung an spannenden Entwicklungen in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Zweisprachigkeit Französisch-Deutsch und Organisationstalent sind ein Muss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Alle relevanten Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen, die ein erfolgreicher Bewerber benötigt, sind in der folgenden Beschreibung aufgeführt.
Das Deutsch-Französische Forschungsinstitut Saint-Louis (ISL), im Dreiländereck Deutschland - Frankreich - Schweiz, ist eine international anerkannte und in einem globalen wissenschaftlich-industriellen Netzwerk verankerte Forschungseinrichtung. Unsere Forschungsschwerpunkte liegen auf verschiedenen sicherheits- und verteidigungsrelevanten Gebieten. Wir arbeiten sowohl im Bereich der Grundlagenforschung als auch anwendungsorientiert. Dabei gewinnt die Nutzung unserer Forschungsergebnisse auch für zivile Anwendungen zunehmend an Bedeutung.
Zur Verstärkung der Personalabteilung sucht das ISL eine zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d).
Ihre Aufgaben
- Sie wirken an der administrativen Betreuung des Personals während seines gesamten beruflichen Werdegangs innerhalb des Instituts mit:
- Administrative Betreuung von Praktikanten/-innen und Auszubildenden:
- Erstellung der Personalakten,
- Ausarbeitung, Nachverfolgung und Kontrolle von Praktikumsvereinbarungen und zugehörigen Dokumenten,
- Bearbeitung der damit verbundenen Verwaltungsformalitäten
- Durchführung der Austrittsformalitäten (Bescheinigungen, Abschlussunterlagen usw.)
- Bearbeitung von administrativen Formalitäten bei den zuständigen Stellen
- Berechnung des Dienstalters sowie der damit verbundenen Ansprüche (Vergütung, Urlaub)
- Administrative Assistenz:
- Unterstützung des Leiters der Personalabteilung bei der Vorbereitung und der Organisation des jährlichen Beförderungsverfahrens
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Beurteilungs- und Beförderungsverfahren
- Vorbereitung, Betreuung und Erstellung von Unterlagen im Zusammenhang mit Arbeitsmedaillen sowie Ehrungen im Rahmen nationaler Orden
- Pflege der Datenbanken und HR-Übersichten
- Erstellung von Statistiken, Berichten und monatlichen Reportings
- Mitwirkung bei der Erstellung von Schreiben, Vermerken und Verwaltungsdokumenten
- Mitwirkung an der Verbesserung und Aktualisierung von HR-Verfahren
- Durchführung von Sekretariats- und Verwaltungsassistenzaufgaben für den Leiter der Personalabteilung sowie die Verantwortliche für die Personalverwaltung
Ihr Profil
- Ausbildung in den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Verwaltungsmanagement oder Personalwesen oder Bachelorabschluss im Bereich Personalwesen
- Zwingend erforderliche Zweisprachigkeit Französisch-Deutsch
- Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen, Genauigkeit und Diskretion
- Gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit Bürosoftware (Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie mit HR-Informationssystemen (SIRH)
Wir bieten Ihnen
- Direkte Mitwirkung an strukturellen und statutarischen Entwicklungen
- Internationales, wissenschaftliches und institutionelles Umfeld auf hohem Niveau
- Arbeiten an einer Top-Einrichtung im Herzen Europas
- Hohe Lebensqualität im Dreiländereck Deutschland-Frankreich-Schweiz mit Schwarzwald/Oberrhein, Vogesen und Schweizer Jura
- Eine attraktive Vergütung, großzügige Gleitzeitregelung, berufliche und persönliche Weiterbildung, Kantine, Parkplatz inkl. Ladestation, betriebsärztlicher Dienst, Elternzeit und Teilzeitmodelle und ein umfangreiches Sportangebot
- Die Besetzung der Stelle ist zunächst für drei Jahre vorgesehen, eine Verlängerung oder Entfristung ist möglich.
Wenn Sie sich von dieser Herausforderung angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, sonstige relevante Nachweise) unter Angabe des Kennwortes „SRH-G“. Sollten Sie innerhalb von sechs Wochen nach Einreichung Ihrer Bewerbung keine Nachricht vom ISL erhalten haben, ist davon auszugehen, dass Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigt werden konnte.
Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Jetzt bewerben: Um sich zu bewerben, schicken Sie Ihre Bewerbung bitte an unter Angabe der Referenz SRH-G.
Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d) Arbeitgeber: ISL Deutsch Französisches Forschungsinstitut
Das Deutsch-Französische Forschungsinstitut Saint-Louis (ISL) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein internationales und wissenschaftliches Umfeld bietet, in dem sie aktiv an bedeutenden Forschungsprojekten mitwirken können. Mit einer hohen Lebensqualität im Dreiländereck Deutschland-Frankreich-Schweiz, attraktiven Vergütungen, flexiblen Arbeitszeiten sowie umfangreichen Weiterbildungs- und Sportangeboten fördert das ISL die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter und schafft eine unterstützende und dynamische Arbeitskultur.
Kontaktdaten:
ISL Deutsch Französisches Forschungsinstitut Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über die Stelle. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Positionen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Institut und die spezifischen Anforderungen der Personalassistenz. Zeige, dass du die nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringst, um im internationalen Umfeld erfolgreich zu sein.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit dem Forschungsinstitut in Verbindung stehen. So kannst du direkt mit den Verantwortlichen ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Stelle. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bearbeitet wird.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben:Euer Motivationsschreiben sollte klar und prägnant sein. Erklärt, warum ihr genau bei uns arbeiten wollt und was euch an der Position reizt. Vergesst nicht, eure zweisprachigen Fähigkeiten hervorzuheben!
Lebenslauf:Stellt sicher, dass euer Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist. Listet relevante Erfahrungen und Qualifikationen auf, die zu der Stelle passen. Ein bisschen Kreativität schadet nie, aber bleibt professionell!
Dokumente zusammenstellen:Sammelt alle erforderlichen Unterlagen wie Arbeitszeugnisse und Nachweise. Achtet darauf, dass alles vollständig ist, bevor ihr eure Bewerbung abschickt. Wir lieben es, wenn alles ordentlich und gut organisiert ist!
Bewerbung über unsere Website:Denkt daran, eure Bewerbung über unsere Website einzureichen. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass ihr die richtige Aufmerksamkeit bekommt. Wir freuen uns auf eure Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ISL Deutsch Französisches Forschungsinstitut vorbereitet
✨Sprich die Sprache der Stelle
Da die Position eine zweisprachige Personalassistenz erfordert, solltest du sicherstellen, dass du sowohl auf Französisch als auch auf Deutsch kommunizieren kannst. Übe wichtige Fachbegriffe und Phrasen, die in der Personalverwaltung verwendet werden, um im Interview selbstbewusst aufzutreten.
✨Kenntnis über das Institut
Informiere dich gründlich über das Deutsch-Französische Forschungsinstitut Saint-Louis. Verstehe ihre Forschungsbereiche und wie deine Rolle zur Erreichung ihrer Ziele beiträgt. Zeige im Interview, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle kennst, sondern auch ein echtes Interesse an der Institution hast.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Genauigkeit unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zu Weiterbildungsmöglichkeiten oder Teamdynamik sind immer gut!
