IT Assist GmbH | Verwaltungsassistent (m/w/d)

Die IT Assist GmbH ist ein innovatives Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung maßgeschneiderter IT-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert hat. Unser Ziel ist es, durch fortschrittliche Technologie und kompetente Beratung die Effizienz und Sicherheit unserer Kunden zu erhöhen. Dabei setzen wir auf maßgeschneiderte IT-Services, die einfach zu bedienen und gleichzeitig leistungsstark sind.

Unsere Mission: Wir möchten Unternehmen durch zuverlässige IT-Dienstleistungen den Rücken freihalten, sodass sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Unsere Lösungen sind nicht nur technisch ausgereift, sondern auch benutzerfreundlich und individuell angepasst. Wir streben danach, stets einen Schritt voraus zu sein und mit den neuesten IT-Trends und Technologien zu arbeiten.

Was uns auszeichnet:

• Innovative IT-Lösungen: Wir bieten nicht nur Standardlösungen, sondern entwickeln individuelle IT-Konzepte, die perfekt auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Wir verstehen die Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, und passen unsere Services flexibel an. Wir sind ein agiles Unternehmen, das auf Veränderungen schnell reagiert.

• Kundenzufriedenheit: Die Zufriedenheit unserer Kunden steht an erster Stelle. Wir legen großen Wert auf langjährige Partnerschaften und bieten einen erstklassigen Kundenservice.

• Teamgeist: Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Gut. Wir fördern eine offene Unternehmenskultur, in der Teamarbeit, gegenseitige Unterstützung und kontinuierliche Weiterbildung großgeschrieben werden.

• Büroorganisation: Verwaltung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen.

• Dokumentenmanagement: Erstellen, Sortieren und Archivieren von Dokumenten und Akten.

• Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Telefonanrufen und Anfragen, sowohl intern als auch extern.

• Datenpflege: Aktualisierung und Verwaltung von Datenbanken und Kundendaten.

• Unterstützung des Teams: Assistenz bei administrativen Aufgaben und Projektmanagement.

• Vorbereitung von Präsentationen und Reports: Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.

• Rechnungsprüfung und -vorbereitung: Überwachung und Bearbeitung von Rechnungen und Ausgaben.

• Allgemeine Bürokoordination: Aufrechterhaltung eines reibungslosen Büroablaufs und Unterstützung der Abteilungen.

• Ausbildung: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Fachabitur).

• Erfahrung: Erste Erfahrungen im administrativen Bereich sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.

• Organisationstalent: Sie besitzen eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein.

• Kommunikationsstärke: Sie sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kommunikationskanälen und haben ein freundliches und professionelles Auftreten.

• Teamfähigkeit: Sie arbeiten gerne im Team und unterstützen Ihre Kollegen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

• Flexibilität: Sie können sich schnell auf neue Aufgaben und Herausforderungen einstellen und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.

• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Word, Excel, Outlook) und idealerweise Erfahrung in der Nutzung von gängigen Bürosoftwarelösungen.

• Zuverlässigkeit: Sie arbeiten sorgfältig und genau, achten auf Details und stellen sicher, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Weitere gewünschte Eigenschaften:

• Eigeninitiative: Sie erkennen Aufgaben eigenständig und übernehmen Verantwortung.

• Lernbereitschaft: Offenheit für neue Themen und Bereitschaft zur Weiterbildung.

• Diskretion: Sie gehen verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um.